Załącznik

1. Otoczenie wewnętrzne

A.

Struktura organizacyjna

1. Struktura organizacyjna umożliwiająca organowi odpowiedzialnemu wykonywanie zadań określonych w art. 4.

2. Struktura organizacyjna określona na schemacie organizacyjnym pokazującym jasny podział ról i obowiązków.

B.

Normy w zakresie zasobów ludzkich

1. Zasoby ludzkie odpowiednie do wykonywania zadań opisanych w art. 4.

2. Podział obowiązków w taki sposób, aby żaden z członków personelu nie odpowiadał za więcej niż jeden z następujących obszarów: zatwierdzanie, wypłata lub księgowanie kwot obciążających program krajowy, a ponadto aby żaden z członków personelu nie wykonywał jednego z tych zadań bez nadzoru ze strony drugiego członka personelu.

3. Pisemna definicja obowiązków każdego członka personelu, w tym zakresu jego/jej uprawnień finansowych.

4. Odpowiednie szkolenie personelu.

5. Procedury unikania konfliktu interesów, w tym w przypadkach gdy członek personelu zajmujący stanowisko odpowiedzialne lub stanowisko wrażliwe w odniesieniu do weryfikacji, zatwierdzania, płatności i księgowania wniosków sprawuje także inne funkcje poza organem odpowiedzialnym.

2. Działania kontrolne

A.

Wybór projektów

1. Procedury w zakresie wyboru projektów i przyznawania dotacji zgodne z art. 9.

2. Procedury w zakresie treści i podpisywania umów o udzielenie dotacji oraz decyzji administracyjnych zgodne z art. 10 i 11.

B.

Procedury w zakresie kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu

1. Procedury informowania kierownictwa organu odpowiedzialnego na odpowiednim poziomie, regularnie i terminowo o wynikach przeprowadzonych kontroli, w celu umożliwienia przeglądu strategii kontroli i procedur kontroli wewnętrznej w przypadku wykrycia niedociągnięć systemowych lub stosownie do potrzeb.

2. Opis metody doboru próby stosowanej, gdy kontrole administracyjne lub kontrole na miejscu nie mają charakteru kompleksowego, lecz są prowadzone w drodze badania próby, oraz procedura zgłaszania rozbieżności i nieprawidłowości.

3. W przypadku gdy dokumenty (w postaci papierowej lub elektronicznej) odnoszące się do kontroli dotyczących wniosków o płatność przechowywane są przez inne podmioty, procedury ustanowione przez takie podmioty i organ odpowiedzialny w celu zapewnienia organowi odpowiedzialnemu dostępu do takich dokumentów.

C.

Procedury w zakresie zatwierdzania płatności z tytułu wniosków o płatność złożonych przez beneficjenta

1. Procedury zapewniające monitorowanie realizacji umów o udzielenie dotacji, decyzji administracyjnych i zamówień zgodnie z warunkami umownymi.

2. Procedury odbioru, rejestracji i przetwarzania wniosków o płatność składanych przez beneficjenta, zawierające zwłaszcza opis dokumentów, które mają być stosowane, i procedura przeglądu prowadzonych prac.

3. Lista kontrolna działań weryfikacyjnych wymaganych w przypadku każdego członka personelu odpowiedzialnego za zatwierdzanie, w tym przegląd prowadzonych prac.

4. Procedura zatwierdzania płatności, w tym weryfikacji zgodności z zasadami unijnymi i krajowymi oraz kontroli wymaganych na podstawie art. 5 ust. 2 i art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, mających na celu zapobieganie nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywanie, ze szczególnym uwzględnieniem występujących zagrożeń.

D.

Procedury w zakresie płatności

1. Procedury zapewniające dokonywanie płatności tylko na rachunki bankowe należące do beneficjenta i gwarantujące, że nie są dokonywane płatności gotówkowe.

2. Procedury gwarantujące, aby wszystkie niewykonane płatności trafiały ponownie do budżetu programu krajowego.

E.

Procedury w zakresie księgowania

Procedury rachunkowe gwarantujące, aby roczne sprawozdanie finansowe było kompletne, zgodne ze stanem faktycznym i złożone terminowo, a także aby wszelkie błędy i pominięcia były wykrywane i korygowane, w szczególności poprzez okresowe kontrole i uzgodnienia.

F.

Procedury w zakresie wypłaty zaliczek

1. Procedury zapewniające wypłatę zaliczek na rzecz beneficjentów są osobno oznaczane w dokumentacji księgowej.

2. Procedury gwarantujące rozliczenie zaliczek w wymaganych terminach oraz identyfikację zaliczek, których nie rozliczono w terminie.

G.

Procedury w zakresie długów

1. Procedury gwarantujące, aby kryteria określone w pkt A–D były stosowane odpowiednio do kwot, które organ odpowiedzialny ma odzyskać zgodnie z art. 21 lit. h) rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

2. Procedury gwarantujące należyte monitorowanie realizacji nakazów odzyskania środków oraz, w stosownych przypadkach, egzekucji odsetek od zadłużenia przeterminowanego.

3. Procedury zapewniające, aby w razie niemożności odzyskania środków określona została przyczyna w celu umożliwienia oceny, czy państwo członkowskie powinno dokonać zwrotu do budżetu Unii.

4. System uznawania wszystkich kwot należnych i rejestracji wszystkich takich długów przed ich ujęciem w księdze dłużników.

5. Procedury gwarantujące, aby taka księga dłużników była weryfikowana w regularnych odstępach czasu w celu zapewnienia jej wiarygodności i kompletności.

H.

Procedury w zakresie wykrywania nieprawidłowości i zwalczania nadużyć finansowych

1. Definicje nieprawidłowości zgodne z wymogami Unii.

2. Mechanizmy zapewniające możliwość wykrycia nieprawidłowości w odpowiednim czasie oraz natychmiastowego podjęcia środków naprawczych.

3. Procedury wprowadzania w życie proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych.

4. Procedury gwarantujące, aby Komisja była na bieżąco informowana o wykrywanych nieprawidłowościach oraz, w stosownych przypadkach, o ewentualnych podjętych środkach naprawczych w rocznym sprawozdaniu finansowym.

I.

Ścieżka audytu

Procedury gwarantujące odpowiednią ścieżkę audytu zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym przyjętym na podstawie art. 27 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, poprzez zapewnienie dowodów w formie dokumentów przechowywanych w lokalu organu odpowiedzialnego, odnoszących się do wyboru projektów, do zatwierdzania, księgowania i płatności z tytułu wniosków o finansowanie składanych przez beneficjenta, a także do zaliczek i długów.

3. Wewnętrzne informowanie i komunikacja

A.

Komunikacja

1. Procedury gwarantujące:

a) rejestrację wszystkich zmian w przepisach Unii;

b) aktualizację instrukcji, baz danych i list kontrolnych w celu terminowego odzwierciedlenia wspomnianych zmian; oraz

c) informowanie w odpowiednim czasie wszystkich zainteresowanych stron, takich jak organ delegowany, o wspomnianych zmianach.

2. Procedury zapewniające wszystkim beneficjentom otrzymanie informacji niezbędnych do wykonania ich zadań i prowadzenia działalności.

3. Procedury zapewniające przekazanie wnioskodawcom odpowiednich informacji ex post o wynikach procesu wyboru.

B.

Bezpieczeństwo systemów informacyjnych

1. Bezpieczeństwo stosowanych systemów informacyjnych odpowiada najnowszym uznanym standardom międzynarodowym.

2. Procedury zapewniające proporcjonalność środków finansowych i technicznych do zagrożeń.

4. Wewnętrzne monitorowanie i sprawozdawczość

A.

Wewnętrzne dokumenty i sprawozdania

1. Udokumentowane procedury i listy kontrolne do wypełnienia w celu:

a) wsparcia prac komitetu monitorującego, o którym mowa w art. 12 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, i zapewnienia mu informacji potrzebnych do wykonywania postawionych przed nim zadań, w szczególności danych dotyczących postępów programu krajowego w realizacji celów, danych finansowych oraz danych dotyczących wskaźników i etapów pośrednich;

b) sporządzenia rocznych i końcowego sprawozdań z realizacji i przedłożenia ich Komisji;

c) sporządzenia dokumentów stanowiących wniosek o płatność salda rocznego, o którym mowa w art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

d) zapewnienia, aby kadra kierownicza wyższego szczebla otrzymała wszystkie niezbędne sprawozdania i informacje do celów skutecznego monitorowania realizacji programów, za które odpowiada; oraz

e) zapewnienia, aby kadra kierownicza wyższego szczebla otrzymała sprawozdania z niezależnych ocen lub audytów dotyczących funkcjonowania systemów.

2. Udokumentowane procedury sprawozdawczości i monitorowania, jeśli organ odpowiedzialny powierzył wykonanie zadań innemu podmiotowi.

B.

Monitorowanie innych zadań niewykonywanych przez same organy

1. W przypadku gdy organowi odpowiedzialnemu podlegają inne podmioty, z wyłączeniem organów delegowanych, procedury gwarantujące zastosowanie mechanizmów nadzoru zapewniających należyte zarządzanie finansami.

2. W przypadku zlecenia działań kontrolnych podmiotowi zewnętrznemu procedury gwarantujące zastosowanie mechanizmów nadzoru zapewniających wspólną metodę kontroli i spójność prac.

3. W przypadku delegowania czynności przez organ odpowiedzialny procedury zapewniające zgodność z art. 5 ust. 4 niniejszego rozporządzenia.