Artykuł 12

1. Organizacje wysyłające zapewniają, aby wszyscy kandydaci na wolontariuszy otrzymali gruntowne i właściwe bezpośrednie wprowadzenie w obowiązki przed ich oddelegowaniem. Obejmuje ono przynajmniej następujące kwestie:

a) strukturę i procesy związane z organizacją i zarządzaniem, informacje dotyczące zespołów zaangażowanych w projekt (w tym kierownika projektu, urzędnika ds. zarządzania kryzysowego, zespołu ds. kadrowych), misję organizacyjną i cele związane z inicjatywą „Wolontariusze pomocy UE”;

b) wyczerpujące informacje na temat kontekstu projektu, w ramach którego kandydat na wolontariusza będzie działał, przydzielonych zadań i oceny potrzeb uzasadniającej przydział zadań oraz przewidywane warunki pracy i życia zgodnie z art. 22 i art. 24–27;

c) właściwe ramy prawne mające zastosowanie do wolontariusza zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014;

d) normy i procedury właściwe w odniesieniu do wolontariusza, w tym dotyczące kwestii dyscyplinarnych i składania skarg, zwalczania nadużyć finansowych i korupcji, ochrony dzieci i osób dorosłych szczególnej troski oraz kodeksu postępowania zgodnie z przepisami rozporządzenia delegowanego Komisji przyjmowanego na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014;

e) obowiązkową właściwą dla danego kontekstu instrukcję dotyczącą ochrony oraz zdrowia i bezpieczeństwa (w tym orzeczenia lekarskiego przed wyjazdem) zgodnie z art. 28 i 30;

f) system i procedurę nadzoru i zarządzania wynikami oraz wprowadzone mechanizmy wspierające, w tym kwestie związane z opieką pedagogiczną i inne formy wsparcia, zgodnie z art. 19, 20 i 21;

g) plan uczenia się i rozwoju;

h) informacje na temat sieci na potrzeby inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE” i sposobów wspierania przez nią wolontariuszy przed oddelegowaniem, w jego trakcie i po jego zakończeniu;

i) informacje na temat działań związanych z komunikacją i eksponowaniem znaczenia inicjatywy przewidzianych w projekcie w oparciu o plan komunikacji, o którym mowa w art. 17 rozporządzenia (UE) nr 375/2014, w tym dane kontaktowe regionalnego urzędnika Komisji ds. informacji.

j) proces podsumowania zgodnie z art. 23.

2. W kontekście wprowadzania w obowiązki organizacja wysyłająca dostarcza również informacji na temat biura terenowego Komisji ds. pomocy humanitarnej odpowiedzialnego za państwo oddelegowania oraz informuje to biuro o nadchodzącym oddelegowaniu wolontariuszy pomocy UE.

3. Organizacja wysyłająca zapewnia, aby wszystkie informacje dostarczone podczas procesu wprowadzania w obowiązki zostały przeczytane i zrozumiane przez kandydatów na wolontariuszy i pozostawały łatwo dostępne podczas ich udziału w inicjatywie „Wolontariusze pomocy UE”.