Artykuł 28

1. Organizacja wysyłająca posiada organizacyjną politykę bezpieczeństwa i procedury oceny ryzyka, które są odpowiednie i mają zastosowanie w odniesieniu do wszystkich wolontariuszy pomocy UE oraz są odpowiednio dostosowywane w stosownych przypadkach.

2. Na podstawie organizacyjnej polityki bezpieczeństwa organizacji wysyłającej organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie opracowują plan zarządzania bezpieczeństwem i ewakuacji w odniesieniu do działań w ramach inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”. Plany takie spełniają co najmniej wymogi określone w załączniku I pkt 5.

3. Organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie opracowują pisemną ocenę czynników ryzyka związanych z bezpieczeństwem, podróżą i zdrowiem w odniesieniu do państwa oddelegowania. Oceny takie spełniają co najmniej wymogi określone w załączniku I pkt 6.

4. Ocena ryzyka, o której mowa w ust. 3, podlega przeglądom i aktualizacji z regularnością, jakiej wymagają okoliczności, a co najmniej ma to miejsce przed oddelegowaniem wolontariusza pomocy UE. W przypadku gdy ocena ryzyka prowadzi do wniosku, że oddelegowanie miałoby miejsce na scenie międzynarodowego lub wewnętrznego konfliktu zbrojnego lub w sytuacji zagrożenia takim konfliktem, oddelegowanie nie zostaje zaplanowane lub zostaje anulowane, jeżeli doszło już do selekcji wolontariusza pomocy UE.

5. Wymogi związane ze świadomością w kwestiach bezpieczeństwa oraz z właściwym zachowaniem w stosunku do ryzyka i zarządzania bezpieczeństwem określa się w opisie przydzielonych zadań i procesu rekrutacji.

6. Organizacja wysyłająca informuje właściwe organy krajowe w państwach członkowskich i innych państwach uczestniczących, zgodnie z art. 23 rozporządzenia (UE) nr 375/2014, przed oddelegowaniem ich obywatela jako wolontariusza pomocy UE. Przed oddelegowaniem organizacja wysyłająca, która deleguje wolontariuszy pomocy UE niebędących obywatelami Unii, ustala zasady ochrony konsularnej zapewnianej przez państwo, którego wolontariusz jest obywatelem, lub inne państwo.

7. Organizacje wysyłające i przyjmujące zapewniają, aby wszystkie informacje dotyczące procedur bezpieczeństwa i ochrony były przekazywane wolontariuszowi pomocy UE i przez niego zrozumiane. Podczas wprowadzania w obowiązki udziela się właściwej w danym kontekście instrukcji dotyczącej bezpieczeństwa, przy czym odbywa się to przed wyjazdem i w ciągu 24 godzin od przybycia do państwa oddelegowania. Instrukcja taka musi zawierać wyniki oceny ryzyka, plan ewakuacji i zarządzania bezpieczeństwem, w tym zgłaszanie incydentów związanych z bezpieczeństwem, procedury ewakuacji i repatriacji, schemat komunikacyjny, dane wyznaczonych do kontaktów urzędników ds. zarządzania kryzysowego oraz szczegółowe informacje o ambasadach, jednostkach policji i straży pożarnej oraz szpitalach.

8. Organizacje wysyłające zapewniają objęcie wszystkich wolontariuszy pomocy UE co najmniej ochroną ubezpieczeniową zapewnioną zgodnie z art. 24.

9. Poza obowiązkowym szkoleniem w zakresie bezpieczeństwa w kontekście programu szkoleń organizacja wysyłająca zapewnia wolontariuszom pomocy UE wszelkie inne właściwe szkolenia w zakresie bezpieczeństwa, jakie zapewnia swojemu własnemu personelowi międzynarodowemu.

10. Podpisując umowę, o której mowa w art. 16 ust. 2, wolontariusze pomocy UE potwierdzają znajomość i przestrzeganie procedur zarządzania bezpieczeństwem, w tym obowiązku uzyskiwania aktualnych informacji na temat bieżącej sytuacji w zakresie bezpieczeństwa, osobistej odpowiedzialności za zarządzanie swoim bezpieczeństwem oraz bezpieczeństwem innych osób i organizacji, a także obowiązku powstrzymywania się od zachowań ryzykownych. Organizacje wysyłające i przyjmujące informują wolontariusza pomocy UE o konsekwencjach wszelkich naruszeń procedur bezpieczeństwa, w szczególności tych, które skutkują przedwczesnym i przymusowym zakończeniem oddelegowania.

11. Organizacja wysyłająca zaleca wolontariuszom pomocy UE zarejestrowanie się w ambasadzie lub konsulacie państwa, którego są obywatelami, po przybyciu do państwa oddelegowania oraz informuje ich o możliwości zwrócenia się o pomoc konsularną do tej ambasady lub tego konsulatu. Jeżeli państwo, którego wolontariusz pomocy UE jest obywatelem, nie ma przedstawicielstwa konsularnego w państwie oddelegowania, organizacja wysyłająca zaleca wolontariuszom pomocy UE będącym obywatelami Unii zarejestrowanie się w konsulacie innego państwa członkowskiego oraz informuje ich o możliwości zwrócenia się o pomoc konsularną do tych konsulatów.

12. Na podstawie aktualizacji dokonywanych przez organizację przyjmującą organizacje wysyłające i przyjmujące regularnie aktualizują plan ewakuacji w celu zapewnienia, aby przez cały czas pozostawał on odpowiedni w odniesieniu do danego otoczenia operacyjnego. Wynik oceny ryzyka służy do określenia częstotliwości przeglądów planu, a organizacja przyjmująca wykorzystuje dane dotyczące przeszłości i obecne aktualizacje w celu dostosowania go w razie potrzeby. Plan ewakuacji przechowuje się w miejscu łatwo dostępnym dla wolontariusza pomocy UE.

13. Organizacja przyjmująca zapewnia, aby wolontariusz pomocy UE otrzymywał aktualne informacje na temat wszelkich zmian w otoczeniu operacyjnym i wynikających z nich zmian w procedurach i protokołach bezpieczeństwa.

14. Organizacja przyjmująca posiada wiedzę o miejscu oddelegowania wolontariusza pomocy UE i zna numer kontaktowy, który pozwala skontaktować się z nim w każdej chwili, również w czasie urlopu.