Załącznik IX

1. WPROWADZENIE

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

1.1

Wskazanie instytucji audytowej i innych jednostek, które uczestniczyły w przygotowaniu sprawozdania.

1.2

Okres odniesienia (tj. rok obrachunkowy (

79

)).

1.3

Okres audytu (w trakcie którego przeprowadzano audyt).

1.4

Wskazanie programu lub programów operacyjnych objętych sprawozdaniem wraz z ich instytucjami zarządzającymi i certyfikującymi. [Jeżeli roczne sprawozdanie z kontroli dotyczy więcej niż jednego programu lub funduszu, informacje te powinny być podawane z podziałem na poszczególne programy i fundusze, przy czym w każdej sekcji należy podać informacje szczególne dla danego programu lub funduszu, z wyjątkiem sekcji 10.2, w której informacje takie podaje się w sekcji 5.].

1.5

Opis kroków podjętych w celu przygotowania sprawozdania i sporządzenia opinii audytowej.

2. ISTOTNE ZMIANY W SYSTEMIE LUB SYSTEMACH ZARZĄDZANIA I KONTROLI

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

2.1

Szczegółowe informacje na temat wszelkich istotnych zmian w systemach zarządzania i kontroli związane z obowiązkami instytucji zarządzających i certyfikujących, w szczególności w odniesieniu do przekazywania funkcji nowym instytucjom pośredniczącym oraz potwierdzenie ich zgodności z art. 72 i 73 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 na podstawie audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową na mocy art. 127 tego rozporządzenia.

2.2

Informacje na temat monitorowania desygnowanych instytucji zgodnie z art. 124 ust. 5 i 6 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

2.3

Należy wskazać daty, od których zmiany mają zastosowanie, daty zgłaszania zmian instytucji audytowej, jak również wpływ tych zmian na prace audytowe.

3. ZMIANY STRATEGII AUDYTU

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

3.1

Szczegółowe informacje na temat wszelkich zmian, które wprowadzono do strategii audytu, oraz ich uzasadnienie. W szczególności należy wskazać wszelkie zmiany w metodzie doboru próby stosowanej w audycie operacji (zob. sekcja 5 poniżej).

3.2

Rozróżnienie pomiędzy zmianami wprowadzanymi lub proponowanymi na późnym etapie, które nie mają wpływu na czynności przeprowadzone podczas okresu referencyjnego a zmianami przeprowadzonymi w trakcie okresu referencyjnego, które mają wpływ na audyt i jego wyniki. Należy tu uwzględnić tylko zmiany wprowadzone w odniesieniu do poprzedniej wersji strategii audytu.

4. AUDYTY SYSTEMU

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

4.1

Szczegółowe informacje na temat podmiotów (w tym instytucji audytowej), które przeprowadziły audyty prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu (jak przewidziano to w art. 127 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013) — zwane dalej „audytami systemu”.

4.2

Opis podstawy przeprowadzonych audytów, w tym odniesienie do stosowanej strategii audytu, ze szczególnym uwzględnieniem metody oceny ryzyka oraz wyników, które doprowadziły do stworzenia planu dla audytu systemów. W przypadku aktualizacji oceny ryzyka należy opisać ją w sekcji 3 powyżej, dotyczącej zmian w strategii audytu.

4.3

W odniesieniu do tabeli w sekcji 10.1 poniżej opis głównych ustaleń i wniosków z przeprowadzonych audytów systemu, w tym audytów ukierunkowanych na określone obszary tematyczne, określone w sekcji 3.2 załącznika VII do tego rozporządzenia.

4.4

Wskazanie, czy stwierdzone problemy zostały uznane za mające charakter systemowy, oraz wskazanie, jakie środki zostały podjęte, uwzględniając oszacowanie wysokości nieprawidłowych wydatków i odnoszących się do nich korekt finansowych zgodnie z art. 27 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 480/2014.

4.5

Informacje dotyczące działań następczych w związku z zaleceniami audytu wynikającymi z audytów systemu przeprowadzonych w poprzednich latach obrachunkowych.

4.6

Opis (w stosownych przypadkach) konkretnych niedociągnięć związanych z zarządzaniem instrumentami finansowymi lub innym rodzajem wydatków objętych zasadami szczególnymi (np. pomoc państwa, projekty generujące przychody, uproszczone opcje kosztów), wykrytych podczas audytów systemu oraz opis działań następczych prowadzonych przez instytucję zarządzającą w celu uzupełnienia tych braków.

4.7

Poziom pewności uzyskany w wyniku audytów systemu (niski/średni/wysoki) i uzasadnienie.

5. AUDYTY OPERACJI

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

5.1

Wskazanie podmiotów (w tym instytucji audytowej), które przeprowadziły audyty operacji (jak przewidziano to w art. 127 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 27 rozporządzenia (UE) nr 480/2014)…

5.2

Opis stosowanej metody doboru próby oraz informacje, czy dana metoda jest zgodna ze strategią audytu.

5.3

Wskazanie parametrów stosowanych w statystycznym doborze próby i wyjaśnienie zastosowanych podstawowych obliczeń i profesjonalnej oceny. Parametry doboru próby obejmują próg istotności, poziom ufności, jednostkę próby, błąd oczekiwany, interwał próbkowania, wartość populacji, liczebność populacji, liczebność próby, informacje na temat stratyfikacji (w stosownych przypadkach). Podstawowe obliczenia dotyczące doboru próby oraz łącznego poziomu błędu (jak określono to w art. 28 ust. 14 rozporządzenia (UE) nr 480/2014) ujawnia się w sekcji 10.3 poniżej, w formacie umożliwiającym zrozumienie podjętych działań podstawowych, zgodnie z zastosowaną określoną metodą doboru próby.

5.4

Stwierdzenie zgodności między łącznymi wydatkami w EUR zadeklarowanymi Komisji w odniesieniu do roku obrachunkowego oraz populacją, z której pobrano próbę losową (kolumna „A” tabeli w sekcji 10.2 poniżej). Stwierdzenie zgodności pozycji obejmuje ujemne jednostki próby, w przypadku gdy korekty wprowadzono w odniesieniu do danego roku obrachunkowego.

5.5

Gdy istnieją ujemne jednostki próby, należy przedstawić potwierdzenie, że zostały one potraktowane jako odrębna populacja zgodnie z art. 28 ust. 7 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014. Analiza najważniejszych wyników audytów tych jednostek, mianowicie skupiająca się na sprawdzeniu, czy decyzje o zastosowaniu korekt finansowych (podjęte przez państwo członkowskie lub Komisję) zostały ujęte w zestawieniach wydatków jako kwoty wycofane lub odzyskane

5.6

W przypadku stosowania niestatystycznej metody doboru próby należy wskazać przyczyny stosowania tej metody zgodnie z art. 127 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, odsetek operacji/wydatków objętych audytami, działania podjęte w celu zapewnienia losowości próby (i tym samym jej reprezentatywności) oraz w celu zapewnienia wystarczającego rozmiaru próby umożliwiającej jednostce audytowej sporządzenie ważnej opinii audytowej. Prognozowany poziom błędu oblicza się także w przypadku niestatystycznej metody doboru próby.

5.7

Analiza najważniejszych wyników audytów operacji, opisująca liczbę pozycji próby objętych audytem, odpowiednią kwotę i rodzaje (

80

) błędów według danej operacji, charakter (

81

) znalezionych błędów, poziom błędu warstwy i odpowiednie główne braki i nieprawidłowości (

82

), górną granicę poziomu błędu (w stosownych przypadkach), przyczynę źródłową, zaproponowane środki naprawcze (w tym środki mające na celu uniknięcie tych błędów w kolejnych wnioskach o płatność) oraz wpływ na opinię audytową. Tam, gdzie to konieczne, należy przedłożyć dalsze wyjaśnienia na temat danych przedstawionych w sekcjach 10.2 i 10.3 poniżej, w szczególności w odniesieniu do łącznego poziomu błędu.

5.8

Wyjaśnienia dotyczące korekt finansowych związanych z rokiem obrachunkowym i wprowadzonych przez instytucję certyfikującą/instytucję zarządzającą przed przedstawieniem Komisji zestawień wydatków oraz będących wynikiem audytów operacji, w tym korekty stawki zryczałtowanej lub ekstrapolowanej, jak przedstawiono szczegółowo w sekcji 10.2 poniżej.

5.9

Porównanie łącznego poziomu błędu i łącznego błędu rezydualnego (

83

) (jak przedstawiono w sekcji 10.2 poniżej) z progiem istotności w celu upewnienia się, czy populacja nie jest przedstawiona błędnie, oraz wpływ na opinię audytową.

5.10

Informacje na temat wyników audytu próby uzupełniającej (jak określono to w art. 28 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 480/2014), o ile taka istnieje.

5.11

Szczegółowe informacje na temat tego, czy stwierdzone problemy mają charakter systemowy, oraz na temat podjętych środków, w tym oszacowanie wysokości nieprawidłowych wydatków i związanych z nimi korekt finansowych.

5.12

Informacje dotyczące działań następczych w związku z audytami operacji przeprowadzonymi w poprzednich latach, w szczególności w związku z defektami o charakterze systemowym.

5.13

Wnioski wyciągnięte z ogólnych wyników audytów operacji w odniesieniu do skuteczności systemów zarządzania i kontroli.

6. AUDYTY ZESTAWIEŃ WYDATKÓW

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

6.1

Wskazanie instytucji/podmiotów, które przeprowadziły audyty zestawień wydatków.

6.2

Opis podejścia kontrolnego stosowanego w celu zweryfikowania elementów zestawień wydatków określonych w art. 137 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Obejmuje to odniesienia do czynności audytowych przeprowadzonych w kontekście audytów systemu (wyszczególnionych w sekcji 4) i audytów operacji (wyszczególnionych w sekcji 5), w odniesieniu do gwarancji wymaganej od zestawień wydatków.

6.3

Wskazanie wniosków wyciągniętych z audytu w odniesieniu do kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawień wydatków, w tym wskazanie korekt finansowych, które wprowadzono i ujęto w zestawieniach wydatków w następstwie wyników audytów systemu lub audytów operacji.

6.4

Wskazanie, czy stwierdzone problemy mają charakter systemowy oraz wskazanie, jakie środki zostały podjęte.

7. KOORDYNACJA MIĘDZY INSTYTUCJAMI AUDYTOWYMI I DZIAŁANIA NADZORCZE INSTYTUCJI AUDYTOWEJ (w stosownych przypadkach)

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

7.1

Opis procedury koordynacji między instytucją audytową i innymi podmiotami audytowymi, które przeprowadzają audyty, jak przewidziano w art. 127 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, w stosownych przypadkach).

7.2

Opis procedury sprawowania nadzoru i oceny jakości stosowanych przez instytucję audytową wobec takich podmiotów audytowych.

8. INNE INFORMACJE

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

8.1

W stosownych przypadkach informacje na temat zgłoszonych nadużyć finansowych i podejrzeń nadużyć finansowych w kontekście audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową (w tym przypadków wskazanych przez inne krajowe lub unijne organy i związanych z operacjami, w odniesieniu do których instytucja audytowa przeprowadziła audyt), wraz z podjętymi środkami.

8.2

W stosownych przypadkach późniejsze wydarzenia, które miały miejsce po złożeniu zestawień wydatków do instytucji audytowej i przed przekazaniem Komisji rocznego sprawozdania z kontroli na mocy art. 127 ust. 5 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i zostały uwzględnione podczas ustanawiania poziomu pewności i sporządzania opinii przez instytucję audytową.

9. OGÓLNY POZIOM PEWNOŚCI

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

9.1

Wskazanie ogólnego poziomu pewności w odniesieniu do właściwego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli (

84

) i wyjaśnienie, w jaki sposób uzyskano taki poziom z połączenia wyników audytów systemu (podanych w sekcji 10.2 poniżej) i audytów operacji (podanych w sekcji 10.3 poniżej). W stosownym przypadku instytucja audytowa powinna także uwzględnić wyniki innych krajowych lub unijnych audytów przeprowadzonych w odniesieniu do danego roku obrachunkowego.

9.2

Ocena wszelkich wprowadzonych działań naprawczych i zapobiegawczych, takich jak korekty finansowe i ocena potrzeby zastosowania wszelkich niezbędnych dodatkowych środków naprawczych, zarówno z perspektywy systemowej, jak i finansowej.

10. ZAŁĄCZNIKI DO ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ Z KONTROLI

10.1

Wyniki audytów systemu (wzór określony poniżej)

10.2

Wyniki audytów operacji

10.3

Obliczenia leżące u podstaw wyboru próby losowej i łącznego poziomu błędu

10.1. Wyniki audytów systemów

Podmiot poddany audytowi

Fundusz (fundusze mieszane PO)

Tytuł audytu

Data końcowego sprawozdania z audytu

Program operacyjny: [CCI i nazwa PO]

Ocena ogólna (kategoria 1, 2, 3, 4)

[jak określono w tabeli 2 — załącznik IV do rozporządzenia (UE) nr 480/2014]

Uwagi

Kluczowe wymogi (w stosownych przypadkach)

[jak określono w tabeli 1 — załącznik IV do rozporządzenia (UE) nr 480/2014]

Kluczowy wymóg 1

Kluczowy wymóg 2

Kluczowy wymóg 3

Kluczowy wymóg 4

Kluczowy wymóg 5

Kluczowy wymóg 6

Kluczowy wymóg 7

Kluczowy wymóg 8

Kluczowy wymóg 9

Kluczowy wymóg 10

Kluczowy wymóg 11

Kluczowy wymóg 12

Kluczowy wymóg 13

IZ

IP

IC

Uwaga: fragmenty zaznaczone na szaro w powyższej tabeli odnoszą się do kluczowych wymogów, które nie dotyczą podmiotu objętego audytem.

10.2. Wyniki audytów operacji

Fundusz

Numer programu CCI

Tytuł programu

A

B

C

D

E

F

G

H

I

Kwota w EUR odpowiadająca populacji, z której pobrano próbę losową (1)

Wydatki w odniesieniu do roku obrachunkowego objęte audytem w ramach próby losowej

Zakres niestatystycznej próby losowej (2)

Kwota nieprawidłowych wydatków w próbie losowej

Łączny poziom błędu (3)

Korekty wprowadzane w wyniku łącznego poziomu błędu

Łączny błąd rezydualny

Inne wydatki objęte audytem (4)

Kwota nieprawidłowych wydatków w ramach pozostałych wydatków objętych audytem

Kwota (5)

% (6)

% operacji objętych audytem

% wydatków objętych audytem

(1) Kolumna „A” odnosi się do populacji, z której pobrano próbę losową (zob. art. 127 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), tj. całkowitej kwoty zadeklarowanych wydatków (o której mowa w art. 137 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz odpowiadającej kwotom w kolumnie (A) w dodatku 1 do zestawienia wydatków), pomniejszonych o ujemne jednostki próby, jeżeli takie istnieją. W stosownych przypadkach należy przedstawić wyjaśnienia w sekcji 5.4 powyżej.

(2) Odnosi się to do minimalnych wystarczających zakresów próby określonych w art. 127 ust. 1 akapit ostatni rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, jeżeli stosowana jest metoda niestatystycznego doboru próby. Wymóg dotyczący 10 % zadeklarowanych wydatków odnosi się do wydatków w próbie, niezależnie od zastosowania doboru podpróby. Oznacza to, że próba odpowiada co najmniej 10 % zadeklarowanych wydatków, jednak w przypadku zastosowania doboru podpróby zakres wydatków faktycznie poddanych audytowi może być w rzeczywistości mniejszy.

(3) Łączny poziom błędu jest obliczany przed zastosowaniem jakichkolwiek korekt finansowych w odniesieniu do próby poddanej audytowi lub populacji, z której próba losowa została pobrana. Jeżeli próba losowa obejmuje co najmniej dwa fundusze lub programy, łączny (obliczony) poziom błędu przedstawiony w kolumnie „E” dotyczy całej populacji. W przypadku zastosowania stratyfikacji należy podać dalsze informacje w podziale na warstwy w sekcji 5.7 powyżej

(4) W stosownych przypadkach kolumna „H” odnosi się do wydatków poddanych audytowi w kontekście próby uzupełniającej.

(5) Kolumna ta odnosi się do kwoty wydatków poddanych audytowi i musi zostać uzupełniona bez względu na to, czy stosowane są statystyczne czy niestatystyczne metody doboru próby. W przypadku zastosowania podpróby, o której mowa w art. 28 ust. 9 rozporządzenia (UE) nr 480/2014, w kolumnie tej ujmuje się tylko kwotę pozycji wydatków poddanych faktycznemu audytowi zgodnie z art. 27 tego rozporządzenia.

(6) Kolumna ta odnosi się do odsetka wydatków poddanych audytowi w stosunku do populacji i musi zostać uzupełniona bez względu na to, czy stosowane są statystyczne czy niestatystyczne metody doboru próby.

10.3 Obliczenia leżące u podstaw wyboru próby losowej i łącznego poziomu błędu