Załącznik

„ZAŁĄCZNIK

PRZEPISY DOTYCZĄCE POWIERZANIA EUROPEJSKIEMU INSTYTUTOWI UNIWERSYTECKIEMU WE FLORENCJI HISTORYCZNYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH NALEŻĄCYCH DO INSTYTUCJI

1. W przypadku materiałów archiwalnych niemających formy cyfrowej oryginały dokumentów, wraz z ich mikroformą lub kopią cyfrową, powierzane są EIU w celu ich stałego przechowywania.

W przypadku materiałów archiwalnych mających formę cyfrową EIU uzyskuje stały dostęp do dokumentów w taki sposób, by móc dopełnić obowiązku polegającego na zapewnieniu publicznego dostępu do historycznych materiałów archiwalnych w jednym miejscu oraz na ułatwianiu korzystania z tych materiałów. Za stałe przechowywanie swoich materiałów archiwalnych mających formę cyfrową odpowiedzialne pozostają instytucje, które sporządziły dokumenty.

2. Powierzanie odbywa się w okresach rocznych i – w zakresie, w jakim to możliwe – w ramach zwyczajowych procedur instytucji w dziedzinie przetwarzania materiałów archiwalnych.

3. EIU nie modyfikuje klasyfikacji materiałów archiwalnych ustanowionej przez instytucje powierzające, nie usuwa żadnych dokumentów ani akt ani nie wprowadza w nich zmian.

4. EIU na wniosek instytucji powierzających zwraca im oryginały wszelkich powierzonych mu dokumentów i akt. Instytucje powierzające zwracają oryginały EIU, w momencie gdy te nie są im już potrzebne.

5. EIU w trybie natychmiastowym informuje instytucje powierzające o wszelkich okolicznościach zagrażających nietykalności powierzonych przez nie materiałów archiwalnych.”

.