Artykuł 12

1. Organizacja inicjująca uaktualnia informacje i informuje zainteresowane państwo członkowskie o wydarzeniach i okolicznościach, które mogą istotnie wpłynąć na wdrażanie programu lub na interesy finansowe Unii.

2. Organizacje inicjujące lub organy wdrażające prowadzą rejestry i inną dokumentację potwierdzającą, które wykazują prawidłowe wdrażanie programu oraz koszty zadeklarowane jako kwalifikowalne, w szczególności:

a) w odniesieniu do kosztów rzeczywistych: odpowiednie rejestry i inną dokumentację potwierdzającą na potrzeby udowodnienia kosztów zadeklarowanych, takie jak: umowy, umowy podwykonawstwa, faktury i dokumentacja księgowa. Praktyki księgowe i procedury kontroli wewnętrznej umożliwiają bezpośrednie uzgodnienie kwot zadeklarowanych, kwot odnotowanych w księgach rachunkowych oraz kwot wykazanych w dokumentacji potwierdzającej.

W odniesieniu do kosztów personelu organizacja inicjująca i organy wdrażające prowadzą rozliczenie czasu pracy dotyczące zadeklarowanej liczby godzin. W przypadku braku wiarygodnego rozliczenia czasu pracy dotyczących godzin przepracowanych w ramach działania państwo członkowskie może przyjąć inny dowód potwierdzający zadeklarowaną liczbę godzin, jeżeli uzna, że zapewnia on wystarczający poziom pewności.

W przypadku osób pracujących wyłącznie przy programie nie jest wymagane rozliczenie czasu pracy, a podpisane oświadczenie potwierdzające, że dane osoby pracowały wyłącznie przy działaniu;

b) w odniesieniu do kosztów ryczałtowych: odpowiednie rejestry i inną dokumentację potwierdzającą na potrzeby udowodnienia kwalifikowalności kosztów, na podstawie których obliczono stawkę zryczałtowaną.