Artykuł 3

1. Wniosek o włączenie kolekcji lub jej części do rejestru, o którym mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 511/2014, zawiera informacje określone w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.

Po włączeniu kolekcji lub jej części do rejestru posiadacz kolekcji powiadamia właściwy organ o wszelkich znaczących zmianach, które wpływają na możliwości spełnienia przez kolekcję kryteriów określonych w art. 5 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 511/2014, oraz o wszelkich zmianach informacji uprzednio przedłożonych na podstawie części A załącznika I do niniejszego rozporządzenia.

2. W przypadku gdy wnioskodawca jest członkiem sieci kolekcji, występując z wnioskiem o włączenie kolekcji lub jej części do rejestru, może on poinformować właściwe organy o wszelkich innych kolekcjach lub ich częściach należących do tej samej sieci, które były lub są przedmiotem wniosku o włączenie do rejestru złożonego w innym państwie członkowskim.

Przy sprawdzaniu kolekcji lub ich części właściwe organy państw członkowskich, które zostały poinformowane o takich wnioskach, rozważają dokonanie wymiany informacji z właściwymi organami tych państw członkowskich, w których złożono inne wnioski w ramach danej sieci.

3. Weryfikacja, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 511/2014, może obejmować:

a) kontrole na miejscu;

b) analizę wybranej dokumentacji i zapisów kolekcji lub jej części, które są istotne dla wykazania zgodności z art. 5 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 511/2014;

c) sprawdzenie, czy w przypadku danej kolekcji wybrane próbki zasobów genetycznych i informacje na ich temat zostały udokumentowane zgodnie z art. 5 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 511/2014;

d) sprawdzenie, czy posiadacz kolekcji wykazuje zdolność do systematycznego dostarczania zasobów genetycznych osobom trzecim do wykorzystania przez nie zgodnie z art. 5 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 511/2014;

e) wywiady z odpowiednimi osobami, takimi jak posiadacz kolekcji, członkowie personelu, weryfikatorzy zewnętrzni oraz użytkownicy otrzymujący próbki z tej kolekcji.

4. Do celów powiadomienia, o którym mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 511/2014, właściwy organ przekazuje Komisji informacje dostarczone przez posiadacza kolekcji na podstawie części A załącznika I do niniejszego rozporządzenia. Właściwy organ powiadamia Komisję o wszelkich późniejszych zmianach tych informacji.