Artykuł 12

1. Agencja ustanawia system informacyjno-komunikacyjny i zarządza nim; ma on co najmniej następujące funkcje punktu kompleksowej obsługi:

a) pojedynczy punkt kontaktowy, poprzez który wnioskodawca przekazuje swoją dokumentację wniosku dotyczącą zezwolenia dla typu, zezwoleń na wprowadzenie pojazdów do obrotu i jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa. W przypadku gdy obszar użytkowania lub działalności jest ograniczony do sieci wyłącznie w jednym państwie członkowskim, tworzony jest pojedynczy punkt kontaktowy w celu zapewnienia, aby wnioskodawca wybrał organ, który zgodnie z wolą wnioskodawcy ma rozpatrywać wniosek o wydanie zezwoleń oraz jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa w ramach całej procedury;

b) wspólna platforma wymiany informacji, przekazująca Agencji i krajowym organom ds. bezpieczeństwa informacje na temat wszystkich wniosków o zezwolenie i jednolite certyfikaty bezpieczeństwa, na temat etapów tych procedur i ich wyniku oraz, w stosownych przypadkach, wniosków i decyzji Rady Odwoławczej;

c) wspólna platforma wymiany informacji, przekazująca Agencji i krajowym organom ds. bezpieczeństwa informacje na temat wniosków o zatwierdzenie przez Agencję zgodnie z art. 19 dyrektywy (UE) 2016/797 i wniosków o zezwolenia dla podsystemów „sterowanie – urządzenia torowe” obejmujących urządzenia europejskiego systemu sterowania pociągiem (ETCS) lub globalnego kolejowego systemu łączności ruchomej (GSM-R), na temat etapów tych procedur i ich wyniku oraz, w stosownych przypadkach, wniosków i decyzji Rady Odwoławczej;

d) system wczesnego ostrzegania zdolny do określenia na wczesnym etapie potrzeb w zakresie koordynacji decyzji, które mają zostać podjęte przez krajowe organy ds. bezpieczeństwa i Agencję, w przypadku różnych wniosków dotyczących podobnych zezwoleń lub jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa.

2. Techniczne i funkcjonalne specyfikacje punktu kompleksowej obsługi, o którym mowa w ust. 1, są opracowywane we współpracy z siecią krajowych organów ds. bezpieczeństwa, o której mowa w art. 38, na podstawie projektu przygotowanego przez Agencję z uwzględnieniem wyników analizy kosztów i korzyści. Na tej podstawie Zarząd przyjmuje techniczne i funkcjonalne specyfikacje oraz plan mający na celu ustanowienie punktu kompleksowej obsługi. Punkt kompleksowej obsługi jest tworzony bez uszczerbku dla praw własności intelektualnej i wymaganego poziomu poufności oraz z uwzględnieniem, w stosownych przypadkach, aplikacji informatycznych i rejestrów już utworzonych przez Agencję, takich jak rejestry, o których mowa w art. 37.

3. Punkt kompleksowej obsługi ma zacząć funkcjonować nie później niż dnia 16 czerwca 2019 r.

4. Agencja monitoruje wnioski przekazywane za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi, w szczególności stosując system wczesnego ostrzegania, o którym mowa w ust. 1 lit. d). Jeżeli wykryte zostaną różne wnioski dotyczące podobnych zezwoleń lub jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa, Agencja zapewnia odpowiednie działania następcze, takie jak:

a) poinformowanie wnioskodawcy(-ów) o innym lub podobnym wniosku o zezwolenie lub certyfikat;

b) koordynowanie z odpowiednim krajowym organem ds. bezpieczeństwa lub odpowiednimi krajowymi organami ds. bezpieczeństwa, aby zapewnić spójność decyzji, które mają zostać podjęte przez krajowy organ ds. bezpieczeństwa lub krajowe organy ds. bezpieczeństwa i Agencję. Jeżeli w ciągu jednego miesiąca od rozpoczęcia procesu koordynacyjnego nie można znaleźć wzajemnie akceptowalnego rozwiązania, kwestia zostaje przekazana do arbitrażu Radzie Odwoławczej, o której mowa w art. 55, 61 i 62.