Załącznik II

Metoda

1. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego formalizuje, dokumentuje i podaje do publicznej wiadomości każdą metodę stosowaną przez niego do obliczania wskaźnika referencyjnego. Taka metoda obejmuje i opisuje przynajmniej:

a) wszystkie kryteria i procedury wykorzystywane do opracowania wskaźnika referencyjnego, w tym sposób, w jaki administrator wykorzystuje dane wejściowe, w tym konkretną wielkość, zawarte i zgłoszone transakcje, oferty kupna i sprzedaży oraz wszelkie inne informacje o rynku, w swojej ocenie lub w okresach lub ramach czasowych przeprowadzania oceny; powód, dla którego stosuje się konkretną jednostkę odniesienia; sposób, w jaki administrator gromadzi takie dane wejściowe; wytyczne służące do kontroli oceny dokonywanej przez ekspertów oceniających oraz wszelkie inne informacje, takie jak założenia, modele lub ekstrapolacja ze zgromadzonych danych, które bierze się pod uwagę, dokonując oceny;

b) procedury i praktyki zaprojektowane tak, aby zapewnić spójność między jego ekspertami oceniającymi podczas dokonywania oceny;

c) względne znaczenie, jakie przypisuje się każdemu kryterium stosowanemu do obliczania wskaźnika referencyjnego, w szczególności rodzaj wykorzystywanych danych wejściowych, oraz rodzaj kryterium stosowanego do kierowania dokonywaniem oceny tak, aby zapewnić jakość i rzetelność obliczania wskaźnika referencyjnego;

d) kryteria pozwalające określić minimalną ilość danych dotyczących transakcji wymaganą do obliczenia konkretnego wskaźnika referencyjnego; jeżeli nie przewidziano takiego progu, wyjaśnia się powody, dla których nie ustanowiono minimalnego progu, w tym określa się procedury, które mają być stosowane w przypadku, gdy nie istnieją żadne dane dotyczące transakcji;

e) kryteria dotyczące okresów przeprowadzania oceny, w których dostarczone dane znajdują się poniżej progu danych dotyczących transakcji zalecanego w metodzie lub norm jakości wymaganych od administratora, w tym wszelkich alternatywnych metod oceny obejmujących modele teoretycznego oszacowania. Te kryteria muszą określać procedury, które mają być stosowane w przypadku, gdy nie istnieją żadne dane dotyczące transakcji;

f) kryteria dotyczące terminowości przekazywania danych wejściowych oraz sposobów ich przekazywania, niezależnie od tego, czy odbywa się to drogą elektroniczną, telefoniczną lub inną;

g) kryteria i procedury odnoszące się do okresów przeprowadzania oceny, w których co najmniej jeden podmiot przekazujący dane przekazuje dane wejściowe stanowiące znaczną część całości danych wejściowych dotyczących danego wskaźnika referencyjnego; administrator definiuje również w tych kryteriach i procedurach, co w przypadku każdego obliczenia wskaźnika referencyjnego uważa się za znaczną część;

h) kryteria, zgodnie z którymi dane dotyczące transakcji można wyłączyć z obliczenia wskaźnika referencyjnego.

2. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego publikuje lub udostępnia kluczowe elementy metody, którą stosuje w odniesieniu do każdego z opracowanych i opublikowanych towarowych wskaźników referencyjnych lub, w stosownych przypadkach, do każdej rodziny opracowanych i opublikowanych wskaźników referencyjnych.

3. Wraz z metodą, o której mowa w ust. 2, administrator towarowego wskaźnika referencyjnego opisuje także i publikuje wszystkie poniższe informacje:

a) powody przyjęcia konkretnej metody, w tym wszelkie techniki dokonywania korekty cen i uzasadnienie, dlaczego okres lub ramy czasowe, w których przyjmuje się dane wejściowe, stanowi wiarygodny wskaźnik wartości rynku fizycznego;

b) procedurę wewnętrznego przeglądu i zatwierdzania danej metody, a także częstotliwość takiego przeglądu;

c) procedurę zewnętrznego przeglądu danej metody, w tym procedury uzyskiwania uznania na rynku dla danej metody poprzez konsultacje z użytkownikami dotyczące ważnych zmian w procesach obliczania wskaźników referencyjnych.

Zmiany metody

4. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego przyjmuje i podaje do wiadomości użytkownikom precyzyjne procedury i powody wszelkich proponowanych istotnych zmian swojej metody. Procedury te są spójne z nadrzędnym celem, zgodnie z którym administrator musi zapewniać stałą rzetelność swoich obliczeń wskaźnika referencyjnego oraz wdrażać zmiany, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie rynku, do którego odnoszą się dane zmiany. W takich procedurach przewiduje się:

a) zawiadomienie z wyprzedzeniem w wyraźnych ramach czasowych, dające użytkownikom wystarczającą możliwość dokonania analizy i zgłoszenia uwag dotyczących wpływu takich proponowanych zmian, biorąc pod uwagę obliczenia administratora w zakresie ogólnych okoliczności;

b) udostępnienie uwag użytkowników i odpowiedzi administratora na przedmiotowe uwagi wszystkim użytkownikom rynku po każdym okresie konsultacji, oprócz przypadków, w których osoba przedstawiająca uwagi zwróciła się z prośbą o traktowanie ich w sposób poufny.

5. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego regularnie analizuje stosowane przez siebie metody w celu zapewnienia, aby odzwierciedlały one w sposób wiarygodny oceniany rynek fizyczny, oraz przewiduje możliwość uwzględniania opinii zainteresowanych użytkowników.

Jakość i rzetelność obliczeń wskaźnika referencyjnego

6. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego:

a) określa kryteria definiujące fizyczny towar podlegający konkretnej metodzie;

b) przyznaje pierwszeństwo danym wejściowym w następującej kolejności, o ile są one zgodne z metodami administratora:

(i) zawarte i zgłoszone transakcje;

(ii) oferty kupna i sprzedaży;

(iii) inne informacje.

Jeżeli zawartym i zgłoszonym transakcjom nie przyznano pierwszeństwa, należy przedstawić wyjaśnienie zgodnie z wymogiem w pkt 7 lit. b);

c) stosuje wystarczające środki zaprojektowane do wykorzystywania danych wejściowych dostarczonych i uwzględnionych w ramach obliczania wskaźnika referencyjnego, które dostarczono w dobrej wierze, co oznacza, że strony, które dostarczyły dane wejściowe, przeprowadziły lub są gotowe przeprowadzić transakcje generujące takie dane wejściowe, a zawarte transakcje przeprowadzono niezależnie od siebie, oraz że szczególną uwagę należy zwrócić na transakcje między podmiotami zależnymi;

d) ustanawia i stosuje procedury identyfikacji danych dotyczących transakcji, które odbiegają od normy lub są podejrzane oraz prowadzi rejestr decyzji o wykluczeniu danych dotyczących transakcji z procesu obliczania wskaźnika referencyjnego przez administratora;

e) zachęca podmioty przekazujące dane do dostarczania wszystkich ich danych wejściowych, które spełniają kryteria administratora w odniesieniu do przedmiotowego obliczenia; w miarę możliwości i w rozsądnym zakresie administratorzy dążą do zapewnienia, aby dostarczone dane wejściowe były reprezentatywne dla transakcji rzeczywiście zawartych przez podmioty przekazujące dane; oraz

f) stosuje system odpowiednich środków, aby zapewnić spełnianie przez podmioty przekazujące dane stosownych norm administratora w zakresie jakości i rzetelności danych wejściowych.

7. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego opisuje i publikuje w odniesieniu do każdego obliczenia, w rozsądnym zakresie bez uszczerbku dla należytej publikacji wskaźnika referencyjnego:

a) zwięzłe wyjaśnienie wystarczające, aby ułatwić subskrybentowi wskaźnika referencyjnego lub właściwemu organowi zrozumienie sposobu, w jaki przeprowadzono obliczenie, obejmujące co najmniej rozmiar i płynność ocenianego rynku fizycznego (na podstawie takich danych jak liczba i wolumen przekazanych transakcji), zakres i średnią wielkość oraz zakres i średnią cen, a także orientacyjny odsetek każdego rodzaju danych wejściowych, jakie uwzględniono w obliczeniu; stosuje się określenia dotyczące metody wyceny takie jak „oparte na transakcjach”, „oparte na spreadach” lub „interpolowane lub ekstrapolowane”; oraz

b) zwięzłe wyjaśnienie, w jakim zakresie i na jakiej podstawie w obliczeniu wykorzystano wszelkie dokonane oceny, w tym oceny dotyczące wyłączenia danych, które pod innymi względami spełniają wymagania stosownej metody w odniesieniu do przedmiotowego obliczenia, wyceny na podstawie spreadów lub interpolacji, ekstrapolacji lub przyznania ofertom kupna i sprzedaży większej wagi niż zawartym transakcjom, jeżeli takie istnieją.

Rzetelność procesu zgłaszania

8. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego:

a) określa kryteria definiujące, kto może dostarczać dane wejściowe administratorowi;

b) posiada procedury kontroli jakości pozwalające ocenić tożsamość podmiotu przekazującego dane i każdego dostawcy danych, który zgłasza dane wejściowe, oraz upoważnienie takiego dostawcy danych do zgłaszania danych wejściowych w imieniu podmiotu przekazującego dane;

c) określa kryteria stosowane względem pracowników podmiotu przekazującego dane, którzy są upoważnieni do dostarczania administratorowi danych wejściowych w imieniu podmiotu przekazującego dane; zachęca podmioty przekazujące dane do dostarczenia danych dotyczących transakcji z jednostek operacyjnych i dąży do potwierdzenia danych z innych źródeł w przypadkach, w których dane dotyczące transakcji otrzymuje się bezpośrednio od podmiotu dokonującego transakcji; oraz

d) wdraża kontrole wewnętrzne i procedury pisemne w celu identyfikacji komunikowania się pomiędzy podmiotami przekazującymi dane a ekspertami oceniającymi, dotyczące próby wywarcia wpływu na obliczenie na korzyść pozycji handlowej (niezależnie od tego, czy jest to pozycja handlowa podmiotu przekazującego dane, jego pracowników lub osoby trzeciej), próby nakłonienia eksperta oceniającego do naruszenia zasad lub wytycznych administratora lub identyfikacji podmiotów przekazujących w sposób powtarzający się dane, które odbiegają od normy lub są podejrzane; przedmiotowe procedury obejmują, w możliwym zakresie, możliwość zintensyfikowania przez administratora zbadania danej sprawy w przedsiębiorstwie podmiotu przekazującego dane; kontrole obejmują kontrole krzyżowe rynkowych wskaźników w celu walidacji dostarczonych informacji.

Eksperci oceniający

9. W odniesieniu do roli eksperta oceniającego administrator towarowego wskaźnika referencyjnego:

a) przyjmuje i posiada precyzyjne wewnętrzne zasady i wytyczne dotyczące wyboru ekspertów oceniających, obejmujące minimalny poziom ich wykształcenia, doświadczania i umiejętności oraz proces okresowego przeglądu ich kompetencji;

b) posiada mechanizmy służące zapewnieniu, by obliczenia mogły być wykonane w sposób spójny i systematyczny;

c) utrzymuje ciągłość i planowanie sukcesji w odniesieniu do swoich ekspertów oceniających w celu zapewnienia wykonywania obliczeń w sposób spójny i przez pracowników posiadających odpowiedni poziom wiedzy fachowej; oraz

d) ustanawia procedury kontroli wewnętrznej, aby zapewnić rzetelność i wiarygodność obliczeń; takie kontrole wewnętrzne i procedury wymagają co najmniej sprawowania ciągłego nadzoru nad ekspertami oceniającymi w celu zapewnienia właściwego stosowania metody oraz procedur w zakresie wewnętrznego zatwierdzania przez przełożonego przed udostępnieniem cen do rozpowszechniania na rynku.

Ścieżki audytu

10. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego posiada zasady i procedury pozwalające na jednoczesne dokumentowanie stosownych informacji, obejmujących:

a) wszystkie dane wejściowe;

b) oceny dokonywane przez ekspertów oceniających w trakcie każdego obliczania wskaźnika referencyjnego;

c) kwestię, czy z obliczenia wyłączono konkretną transakcję, która pod innymi względami spełniała wymagania stosownej metody obliczenia, oraz powody tego wyłączenia;

d) tożsamość każdego eksperta oceniającego oraz każdej innej osoby, która dostarczyła lub w jakikolwiek inny sposób wygenerowała informacje określone w lit. a), b) lub c).

11. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego posiada zasady i procedury, aby zapewnić przechowywanie ścieżek audytu dotyczących istotnych informacji przez co najmniej pięć lat w celu udokumentowania dokonywania jego obliczeń.

Konflikty interesów

12. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego ustanawia odpowiednie zasady i procedury dotyczące wykrywania i ujawniania konfliktów interesów, zarządzania nimi lub ich łagodzenia oraz ich unikania, a także ochrony integralności i niezależności obliczeń. Te zasady i procedury podlegają regularnym przeglądom i aktualizacjom oraz:

a) zapewniają, aby istniejące lub potencjalne handlowe lub osobiste relacje biznesowe lub interesy między administratorem lub jego podmiotami zależnymi, jego personelem, klientami, uczestnikami rynku lub powiązanymi z nimi osobami nie miały wpływu na obliczanie wskaźnika referencyjnego;

b) zapewniają, aby interesy osobiste i powiązania handlowe personelu administratora nie narażały na szwank funkcji administratora, w tym poprzez dodatkowe zatrudnienie, podróże oraz przyjmowanie form rozrywki, podarunków czy gościnności oferowanych przez klientów administratora lub innych uczestników rynku towarowego;

c) zapewniają, w odniesieniu do zidentyfikowanych konfliktów, odpowiednie rozdzielenie funkcji w ramach administratora za pomocą nadzoru, wynagrodzenia, dostępu do systemów i przepływów informacji;

d) chronią poufność informacji dostarczonych administratorowi lub opracowanych przez niego, z zastrzeżeniem zobowiązań administratora dotyczących ujawniania informacji;

e) zakazują kierownikom, ekspertom oceniającym i innym pracownikom administratora przekazywania danych na potrzeby obliczenia wskaźnika referencyjnego poprzez udział w przetargach, ofertach i transakcjach w imieniu własnym lub uczestników rynku; oraz

f) skutecznie rozwiązują zidentyfikowane konflikty interesów, które mogą występować między działalnością administratora polegającą na opracowywaniu wskaźnika referencyjnego (w tym wszystkimi pracownikami, którzy dokonują obliczeń wskaźnika referencyjnego lub w inny sposób uczestniczą w tych obliczeniach) oraz wszelkimi innymi rodzajami działalności prowadzonej przez administratora.

13. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego zapewnia, aby w ramach innych rodzajów swojej działalności istniały odpowiednie procedury i mechanizmy zaprojektowane w celu zmniejszania prawdopodobieństwa, że konflikt interesów wpłynie na rzetelność obliczeń wskaźnika referencyjnego.

14. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego zapewnia istnienie odpowiednio rozdzielonej podległości służbowej wśród swoich kierowników, ekspertów oceniających i innych pracowników oraz od odpowiednich kierowników do kadry kierowniczej najwyższego szczebla i jego zarządu w celu zapewnienia:

a) zadowalającej realizacji przez administratora wymagań określonych w niniejszym rozporządzeniu; oraz

b) jasnego określenia obowiązków oraz, aby nie powodowały one konfliktu lub nie powodowały postrzegania konfliktu.

15. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego informuje swoich użytkowników natychmiast, gdy dowie się o konflikcie interesów wynikającym ze struktury własnościowej administratora.

Skargi

16. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego posiada i publikuje procedurę skargową określającą procedury przyjmowania, rozpatrywania i prowadzenia rejestrów dotyczących złożonych skarg w odniesieniu do procesu obliczania przeprowadzanego przez administratora. W ramach takiej procedury skargowej zapewnia się:

a) możliwość składania przez subskrybentów wskaźnika referencyjnego skarg dotyczących reprezentatywności danego obliczenia wskaźnika referencyjnego dla wartości rynkowej, proponowanych zmian w obliczaniu wskaźnika referencyjnego, stosowania metody w odniesieniu do danego obliczenia wskaźnika referencyjnego oraz innych decyzji edytorskich w odniesieniu do procesów obliczania wskaźnika referencyjnego;

b) istnienie docelowego harmonogramu dotyczącego postępowania ze skargami;

c) rozpatrywanie przez administratora oficjalnych skarg na administratora i jego personel w sposób terminowy i rzetelny;

d) zbadanie sprawy przez personel niezależny od personelu, który może być przedmiotem skargi;

e) dążenie przez administratora do szybkiego zakończenia wyjaśnienia sprawy;

f) powiadamianie skarżącego i wszelkich innych zainteresowanych stron przez administratora o sposobie rozstrzygnięcia sprawy na piśmie i w rozsądnym terminie;

g) istnienie odwołania do niezależnej osoby trzeciej wyznaczonej przez administratora, jeżeli skarżący jest niezadowolony ze sposobu, w jaki dany administrator rozpatrzył skargę, lub z decyzji administratora, jeżeli nie minęło jeszcze sześć miesięcy od momentu złożenia pierwotnej skargi; oraz

h) przechowywanie przez okres minimum pięciu lat wszystkich dokumentów dotyczących skargi, w tym dokumentów przedłożonych przez skarżącego, a także własnej dokumentacji administratora.

17. Spory dotyczące codziennego określania ceny, które nie są oficjalnymi skargami, są rozwiązywane przez administratora towarowego wskaźnika referencyjnego zgodnie ze stosowną standardową procedurą. Jeżeli skarga skutkuje zmianą ceny, bezzwłocznie informuje się rynek o takiej zmianie.

Audyt zewnętrzny

18. Administrator towarowego wskaźnika referencyjnego wyznacza niezależnego audytora zewnętrznego dysponującego odpowiednim doświadczeniem i kompetencjami do dokonywania przeglądów i przedstawiania sprawozdań dotyczących spełniania przez administratora ustalonych kryteriów odnoszących się do metody oraz wymogów niniejszego rozporządzenia. Audyty odbywają się raz do roku i są publikowane w ciągu trzech miesięcy po zakończeniu każdego z nich, a w razie potrzeby są uzupełniane dodatkowymi audytami śródokresowymi.