Artykuł 16

1. W każdym państwie członkowskim w rejestrze centralnym, rejestrze handlowym lub rejestrze spółek (zwanym dalej „rejestrem”) prowadzona jest dokumentacja dla każdej ze spółek, które są w nim zarejestrowane.

Państwa członkowskie zapewniają, aby spółki miały niepowtarzalny identyfikator europejski (EUID), o którym mowa w pkt 8 załącznika do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2015/884 (

5

), umożliwiający ich jednoznaczną identyfikację w komunikacji między rejestrami za pośrednictwem systemu integracji rejestrów ustanowionego zgodnie z art. 22 (zwanego dalej „systemem integracji rejestrów”). Ten niepowtarzalny identyfikator obejmuje co najmniej elementy umożliwiające identyfikację państwa członkowskiego rejestru, krajowego rejestru pochodzenia i numeru wpisu spółki do tego rejestru oraz, w stosownych przypadkach, pewnych cech służących unikaniu błędów w identyfikacji.

2. Wszelkie dokumenty i informacje, które mają zostać ujawnione na podstawie art. 14, znajdują się w dokumentacji, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, lub są bezpośrednio wpisywane do rejestru, przy czym w każdym przypadku przedmiot wpisu do rejestru zostaje odnotowany w dokumentacji.

Wszystkie dokumenty i informacje, o których mowa w art. 14, niezależnie od formy, w jakiej są składane, przechowuje się w dokumentacji w rejestrze lub wpisuje bezpośrednio do rejestru w formie elektronicznej. Państwa członkowskie zapewniają możliwie jak najszybsze przetwarzanie w rejestrze wszystkich dokumentów i informacji składanych w formie papierowej na formę elektroniczną.

Państwa członkowskie zapewniają, aby dokumenty i informacje, o których mowa w art. 14, złożone w formie papierowej przed dniem 31 grudnia 2006 r., zostały przetworzone przez rejestr na formę elektroniczną z chwilą otrzymania wniosku o ujawnienie w formie elektronicznej.

3. Państwa członkowskie zapewniają, aby ujawnienie dokumentów i informacji, o których mowa w art. 14, następowało poprzez ich udostępnienie publiczne w rejestrze. Ponadto państwa członkowskie mogą również wymagać publikacji niektórych lub wszystkich dokumentów oraz informacji w biuletynie krajowym wskazanym do tego celu lub równoważnymi środkami. Środki te obejmują przynajmniej wykorzystanie systemu, dzięki któremu można uzyskać dostęp do opublikowanych dokumentów lub informacji w porządku chronologicznym za pośrednictwem centralnej platformy elektronicznej. W takich przypadkach rejestr zapewnia przesłanie tych dokumentów i informacji drogą elektroniczną przez rejestr do biuletynu krajowego lub do centralnej platformy elektronicznej.

4. Państwa członkowskie przyjmują niezbędne środki w celu uniknięcia niezgodności między danymi zawartymi w rejestrze a danymi zawartymi w przedłożonej dokumentacji.

Państwa członkowskie, które wymagają publikacji dokumentów i informacji w biuletynie krajowym lub na centralnej platformie elektronicznej, przyjmują niezbędne środki w celu uniknięcia niezgodności między danymi ujawnionymi zgodnie z ust. 3 a danymi opublikowanymi w biuletynie krajowym lub na platformie.

W przypadku niezgodności, o których mowa w niniejszym artykule, wiążące są dokumenty i informacje udostępnione w rejestrze.

5. Spółka może powoływać się wobec osób trzecich na dokumenty i informacje, o których mowa w art. 14, dopiero po ich ujawnieniu zgodnie z ust. 3 niniejszego artykułu, chyba że udowodni, że osoby trzecie o nich wiedziały.

Jednakże w odniesieniu do transakcji mających miejsce przed szesnastym dniem następującym po dniu ujawnienia nie można powoływać się na te dokumenty i informacje wobec osób trzecich, które udowodnią, że nie mogły o nich wiedzieć.

Osoby trzecie mogą zawsze powoływać się na dokumenty i informacje, w przypadku których formalności związane z ujawnieniem nie zostały jeszcze dopełnione, chyba że brak ujawnienia pozbawia takie dokumenty lub informacje skuteczności.

6. Państwa członkowskie zapewniają, aby wszystkie dokumenty i informacje składane w ramach tworzenia spółki, rejestracji oddziału lub ich składania przez spółkę lub oddział były przechowywane w rejestrach w formacie nadającym się do odczytu maszynowego i umożliwiającym wyszukiwanie lub jako dane ustrukturyzowane.