Artykuł 4

1. Państwa członkowskie określają formę, treść i częstotliwość składania wniosków o pomoc zgodnie ze swoją strategią i zasadami określonymi w ust. 2–6.

1a. Wnioskodawcy składają wniosek o przyznanie pomocy, w tym w przypadku gdy wypłacono zaliczkę, w celu uzyskania zwrotu kosztów poniesionych w związku z realizacją działań w ramach programu dla szkół. Wniosek o przyznanie pomocy można złożyć dopiero po pełnej realizacji działań, których dotyczy wniosek.

2. Wnioski o pomoc dotyczące dostarczania i dystrybucji produktów zawierają co najmniej następujące informacje:

a) ilości dostarczanych produktów w podziale na grupy produktów, o których mowa w art. 23 ust. 3, 4, 5 i, w stosownych przypadkach, art. 7 rozporządzenia (UE) nr 1308/2013;

b) identyfikację wnioskodawcy oraz nazwę i adres lub niepowtarzalny numer identyfikacyjny placówki oświatowej lub organu odpowiedzialnego za edukację, którym ilości te zostały dostarczone;

c) liczbę dzieci w rejestrze szkolnym na początku roku szkolnego w placówce oświatowej/placówkach oświatowych, które mają otrzymywać produkty objęte programem dla szkół w okresie, którego dotyczy wniosek o pomoc.

2a. W przypadku gdy wypłacono zaliczkę, wniosek o przyznanie pomocy zawiera informację o jej wysokości.

3. Wnioski o pomoc dotyczące dostarczania i dystrybucji produktów oraz towarzyszących im działań edukacyjnych mogą obejmować okres od dwóch tygodni do całego roku szkolnego.

4. Wnioski o przyznanie pomocy składa się w terminie trzech miesięcy od zakończenia okresu, którego dotyczą, lub, w przypadku wniosków o przyznanie pomocy dotyczących monitorowania, oceny i promocji, od daty dostarczenia materiału lub usługi.

5. W przypadku przekroczenia terminu, o którym mowa w ust. 4, o mniej niż 60 dni kalendarzowych, pomoc zostaje wypłacona, ale w wysokości zmniejszonej w następujący sposób:

a) o 5 %, jeżeli termin został przekroczony o 1–30 dni kalendarzowych;

b) o 10 %, jeżeli termin został przekroczony o 31–60 dni kalendarzowych.

Jeżeli termin został przekroczony o ponad 60 dni kalendarzowych, pomoc zmniejsza się dalej o 1 % za każdy dodatkowy dzień, obliczany w stosunku do pozostałej ilości.

6. Państwa członkowskie określają dokumenty, które należy przedłożyć na poparcie wniosków o pomoc. Jako wymóg minimalny – kwoty, o które wystąpiono we wnioskach o pomoc, należy poprzeć dokumentami poświadczającymi:

a) dostarczenie lub dystrybucję odnośnych ilości lub dostarczenie materiałów lub wykonanie usług do celów programu dla szkół; oraz

b) w przypadku gdy państwo członkowskie stosuje system oparty na kosztach – cenę dostarczonych lub rozdystrybuowanych produktów lub materiałów lub wykonanych usług, wraz z pokwitowaniem lub dowodem zapłaty lub innym równoważnym dokumentem.

W przypadku wniosków o przyznanie pomocy dotyczących towarzyszących działań edukacyjnych, monitorowania, oceny i promocji, dokumenty poświadczające zawierają również podział środków finansowych na poszczególne działania oraz szczegółowe dane dotyczące związanych z nimi kosztów.