Artykuł 57

1. CDPW prowadzi odpowiednią i uporządkowaną dokumentację działań dotyczących prowadzonej przez siebie działalności oraz wewnętrznej struktury organizacyjnej.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, obejmuje wszelkie istotne zmiany dokumentów w posiadaniu CDPW i zawiera następujące elementy:

a) schematy organizacyjne organu zarządzającego, kadry kierowniczej wyższego szczebla, odpowiednich komisji, jednostek operacyjnych i wszystkich innych jednostek lub działów CDPW;

b) tożsamość akcjonariuszy niezależnie od tego, czy są to osoby fizyczne czy prawne, sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad zarządzaniem CDPW lub posiadających udziały w kapitale CDPW, oraz wysokość tych udziałów;

c) udziały CDPW w kapitale innych podmiotów prawnych;

d) dokumenty potwierdzające polityki, procedury i procesy wymagane na podstawie wymogów organizacyjnych CDPW oraz w związku z usługami świadczonymi przez CDPW;

e) protokoły posiedzeń organu zarządzającego oraz posiedzeń komisji kadry kierowniczej wyższego szczebla i innych komisji;

f) protokoły posiedzeń komitetu(-ów) użytkowników;

g) protokoły posiedzeń grup konsultacyjnych z udziałem członków i klientów, jeżeli takowe istnieją;

h) sprawozdania z audytu wewnętrznego i zewnętrznego, sprawozdania dotyczące zarządzania ryzykiem, sprawozdania dotyczące zgodności z przepisami i kontroli wewnętrznej, w tym odpowiedzi kadry kierowniczej wyższego szczebla na te sprawozdania;

i) wszystkie umowy na outsourcing;

j) strategię ciągłości działania oraz plan przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej;

k) dokumentację odzwierciedlającą wszystkie aktywa, zobowiązania i rachunki kapitałowe CDPW;

l) dokumentację odzwierciedlającą wszystkie koszty i przychody, w tym koszty i przychody, które wykazuje się osobno zgodnie z art. 34 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 909/2014;

m) otrzymane formalne skargi, w tym informacje na temat imienia i nazwiska oraz adresu skarżącego; datę otrzymania skargi; imiona i nazwiska wszystkich osób wskazanych w skardze; opis charakteru i treść skargi; oraz datę rozpatrzenia skargi;

n) dokumentację dotyczącą wszelkich przerw lub zakłóceń w świadczeniu usług, w tym szczegółowe sprawozdanie na temat czasu wystąpienia takiej przerwy lub takiego zakłócenia, ich skutków oraz podjętych działań naprawczych;

o) dokumentację dotyczącą wyników weryfikacji historycznej i testu warunków skrajnych przeprowadzonych przez CDPW świadczące bankowe usługi pomocnicze;

p) pisemną komunikację z właściwym organem, ESMA i odpowiednimi organami;

q) opinie prawne otrzymane zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi wymogów organizacyjnych zgodnie z rozdziałem VII niniejszego rozporządzenia;

r) dokumentację dotyczącą ustaleń w zakresie połączeń operacyjnych zgodnie z rozdziałem XII niniejszego rozporządzenia;

s) taryfy i opłaty stosowane w odniesieniu do poszczególnych usług, w tym wszelkie zniżki lub rabaty.