Artykuł 76

(art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE)

1. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują skuteczną politykę nagrywania rozmów telefonicznych i zapisywania korespondencji elektronicznej, sformułowaną na piśmie i odpowiednio dostosowaną do rozmiaru i struktury organizacyjnej firmy, a także do charakteru, skali i złożoności prowadzonej przez nią działalności. Polityka ta obejmuje następujące elementy:

a) identyfikacja rozmów telefonicznych i korespondencji elektronicznej, w tym odpowiednich wewnętrznych rozmów telefonicznych i wewnętrznej korespondencji elektronicznej, które podlegają wymogom w zakresie nagrywania i zapisywania zgodnie z art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE; oraz

b) określenie procedur, których należy przestrzegać, i środków, które należy przyjąć, w celu zapewnienia przez firmę zgodności z akapitem trzecim i ósmym art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE w przypadku zaistnienia wyjątkowych okoliczności i wystąpienia sytuacji, w której firma nie jest w stanie nagrywać lub zapisywać rozmów/korespondencji na urządzeniach wydanych, zaakceptowanych lub dozwolonych przez firmę. Należy przechowywać dowody potwierdzające zaistnienie takich okoliczności i umożliwić dostęp do nich właściwym organom.

2. Firmy inwestycyjne zapewniają, aby organ zarządzający sprawował skuteczny nadzór i skuteczną kontrolę nad strategiami i procedurami dotyczącymi nagrywania przez firmę rozmów telefonicznych i zapisywania przez nią korespondencji elektronicznej.

3. Firmy inwestycyjne zapewniają, aby rozwiązania pozwalające zachować zgodność z wymogami dotyczącymi rejestrowania były neutralne pod względem technologicznym. Firmy okresowo oceniają skuteczność strategii i procedur firmowych oraz przyjmują takie alternatywne lub dodatkowe środki i procedury, jakie są konieczne i odpowiednie. Jako minimum takie przyjęcie środków alternatywnych lub dodatkowych ma miejsce wówczas, gdy firma zatwierdza lub dopuszcza do używania nowy środek porozumiewania się.

4. Firmy inwestycyjne prowadzą i regularnie aktualizują rejestr tych osób, które dysponują urządzeniami firmowymi lub prywatnymi urządzeniami zatwierdzonymi do używania przez firmę.

5. Firmy inwestycyjne kształcą i szkolą pracowników w zakresie procedur regulujących wymagania określone w art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE.

6. W celu monitorowania zgodności z wymogami dotyczącymi nagrywania i prowadzenia rejestrów zgodnie z art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE firmy inwestycyjne okresowo monitorują rejestry transakcji i zleceń podlegające tym wymogom, w tym także odpowiednie rozmowy. Taki monitoring jest oparty na ryzyku i proporcjonalny.

7. Firmy inwestycyjne na żądanie wykazują odpowiednim właściwym organom strategie, procedury oraz sprawowanie przez organ zarządzający nadzoru nad zasadami dotyczącymi nagrywania.

8. Przed rozpoczęciem świadczenia przez firmy inwestycyjne usług inwestycyjnych i działalności inwestycyjnej związanych z przyjmowaniem, przekazywaniem i wykonywaniem zleceń na rzecz nowych i dotychczasowych klientów, firmy te informują klienta:

a) o nagrywaniu rozmów i zapisywaniu korespondencji; oraz

b) o tym, że kopia nagrania rozmów z klientem i korespondencji z klientem będzie udostępniana na żądanie przez okres pięciu lat, a w przypadku, gdy żąda tego właściwy organ, przez okres do siedmiu lat.

Informacje, o których mowa w akapicie pierwszym, są prezentowane w tym samym języku (w tych samych językach), który był wykorzystywany w związku ze świadczeniem na rzecz klientów usług inwestycyjnych.

9. Firmy inwestycyjne zapisują na trwałym nośniku wszystkie istotne informacje związane z odpowiednimi rozmowami w bezpośredniej obecności klienta. Zapisywane informacje obejmują co najmniej następujące elementy:

a) data i godzina spotkań;

b) miejsce spotkań;

c) tożsamość uczestników;

d) podmiot, z którego inicjatywy odbywa się spotkanie; oraz

e) istotne informacje na temat zlecenia klienta, w tym cenę, wolumen rodzaj zlecenia oraz czas jego przesłania lub wykonania.

10. Informacje są przechowywane na trwałym nośniku, który umożliwia ich odtworzenie lub skopiowanie, oraz muszą być przechowywane w formacie, który uniemożliwia zmianę lub usunięcie oryginalnej informacji.

Informacje są przechowywane na nośniku, który umożliwia uzyskanie do nich szybkiego dostępu na wniosek klienta.

Firmy zapewniają jakość, dokładność i kompletność rejestrów wszystkich nagrań telefonicznych i zapisów korespondencji elektronicznej.

11. Bieg okresu przechowywania informacji rozpoczyna się w dniu utworzenia informacji.