Artykuł 13

1. Właściwe organy sporządzają pisemną dokumentację każdej przeprowadzonej przez nie kontroli urzędowej. Dokumentacja ta może być sporządzona w formie papierowej lub elektronicznej.

Dokumentacja ta obejmuje:

a) opis celu kontroli urzędowych;

b) zastosowane metody kontroli;

c) wyniki kontroli urzędowych; oraz

d) w stosownych przypadkach – określone przez właściwe organy działania, jakie ma podjąć zainteresowany podmiot w wyniku kontroli urzędowych.

2. O ile cele dochodzenia sądowego lub ochrona postępowania sądowego nie wymagają inaczej, na wniosek podmiotów podlegających kontroli urzędowej przekazuje się im kopię dokumentacji określonej w ust. 1, z wyjątkiem sytuacji, w których wydano świadectwo urzędowe lub poświadczenie urzędowe. Właściwe organy niezwłocznie powiadamiają podmiot na piśmie o wszelkich przypadkach niezgodności stwierdzonych w wyniku kontroli urzędowych.

3. Jeżeli kontrole urzędowe wymagają stałej lub regularnej obecności pracowników lub przedstawicieli właściwych organów w obiektach podmiotu, pisemną dokumentację określoną w ust. 1 przygotowuje się z częstotliwością umożliwiającą właściwym organom i podmiotowi:

a) regularne informowanie o poziomie zgodności; oraz

b) niezwłoczne otrzymywanie informacji o wszelkich przypadkach niezgodności stwierdzonych w ramach kontroli urzędowych.

4. Ust. 1, 2 i 3 mają również zastosowanie do jednostek upoważnionych, organów kontrolnych produkcji ekologicznej oraz do osób fizycznych, którym przekazano określone zadania związane z kontrolami urzędowymi.