Załącznik

„ZAŁĄCZNIK

Kluczowe wymogi dotyczące systemów zarządzania i kontroli oraz klasyfikacja tych wymogów pod względem ich skutecznego funkcjonowania

(o których mowa w art. 3a rozporządzenia wykonawczego (UE) 2015/378)

Tabela 1

Kluczowe wymogi

Kluczowe wymogi dotyczące systemów zarządzania i kontroli

Podmioty/instytucje, których to dotyczy

Zakres

1

Odpowiedni opis i rozdzielność funkcji oraz należyte systemy zgłaszania i monitorowania, w przypadkach gdy właściwa instytucja powierza wykonywanie zadań innemu podmiotowi

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Środowisko wewnętrzne

2

Odpowiedni wybór projektów

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Działania kontrolne

3

Odpowiednie informowanie beneficjentów, potencjalnych beneficjentów i opinii publicznej

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Wewnętrzne informowanie i komunikacja

4

Odpowiednie kontrole

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Działania kontrolne

5

Skuteczne systemy i procedury gwarantujące przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i kontroli w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Działania kontrolne

6

Wiarygodne systemy komputerowe służące prowadzeniu księgowości, przechowywaniu i przekazywaniu danych finansowych i danych na temat wskaźników, do celów monitorowania i sprawozdawczości;

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Działania kontrolne/wewnętrzne informowanie i komunikacja

7

Skuteczne wdrożenie procedur zapobiegania nieprawidłowościom oraz ich wykrywania i korygowania, w tym proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Działania kontrolne

8

Odpowiednie procedury sporządzania rachunków rocznych, deklaracji zarządczej oraz rocznego podsumowania ostatecznych sprawozdań z audytu i kontroli

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Działania kontrolne

9

Odpowiednia i kompletna ewidencja kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot anulowanych

Właściwa instytucja/instytucja delegowana

Działania kontrolne

10

Odpowiedni opis i rozdzielność funkcji, niezależność funkcjonalna od właściwej instytucji oraz odpowiednie systemy zapewniające, aby wszelkie inne podmioty, które przeprowadzają audyty, dysponowały konieczną niezależnością funkcjonalną oraz uwzględniały uznane w skali międzynarodowej standardy audytu

Instytucja audytowa

Środowisko wewnętrzne

11

Odpowiednie audyty systemu

Instytucja audytowa

Działania kontrolne

12

Odpowiednie audyty wydatków

Instytucja audytowa

Działania kontrolne

13

Odpowiednie audyty rachunków

Instytucja audytowa

Działania kontrolne

14

Odpowiednie procedury przedstawiania wiarygodnej opinii audytowej oraz sprawozdań z audytu

Instytucja audytowa

Działania kontrolne

Tabela 2

Klasyfikacja kluczowych wymogów dotyczących systemów zarządzania i kontroli pod względem ich funkcjonowania

Kategoria 1

Funkcjonuje prawidłowo. Nie są potrzebne żadne lub potrzebne są tylko niewielkie usprawnienia.

Kategoria 2

System funkcjonuje. Potrzebne są pewne usprawnienia.

Kategoria 3

System funkcjonuje częściowo. Potrzebne są znaczne usprawnienia.

Kategoria 4

Zasadniczo nie funkcjonuje.

”