Artykuł 3

1. Jednostka nadzorcza posiada procedury obejmujące co najmniej następujące kwestie:

a) jej zakres uprawnień, częstotliwość jej regularnych posiedzeń, protokołowanie posiedzeń i decyzji oraz okresową wymianę informacji z organem zarządzającym administratora;

b) kryteria wyboru członków, w tym kryteria oceny wiedzy fachowej i umiejętności potencjalnych członków oraz tego, czy są oni w stanie poświęcić wystarczająco dużo czasu na pełnienie funkcji. Kryteria te uwzględniają w szczególności ewentualne zaangażowanie potencjalnych członków w innych jednostkach nadzorczych;

c) kryteria wyboru obserwatorów, którzy mogą być dopuszczeni do udziału w posiedzeniach jednostki nadzorczej;

d) wybór, mianowanie lub odwołanie oraz zastąpienie członków;

e) w stosownych przypadkach kryteria wyboru osoby lub komitetu odpowiedzialnego za ogólne kierownictwo i koordynację oraz za pełnienie roli punktu kontaktowego dla organu zarządzającego administratora i dla właściwego organu, zgodnie z określonymi w załączniku odpowiednimi rozwiązaniami w zakresie zarządzania dla jednostek nadzorczych złożonych z wielu komitetów;

f) publiczne ujawnianie zbiorczych informacji na temat jej członków, wraz z ewentualnymi deklaracjami dotyczącymi konfliktów interesów i wszelkich środków zastosowanych w celu ich uniknięcia;

g) zawieszenie praw głosu członków zewnętrznych w przypadku decyzji, które miałyby bezpośredni wpływ na działalność organizacji, które członkowie ci reprezentują;

h) zobowiązanie członków do ujawniania wszelkich konfliktów interesów przed dyskusją na temat danego punktu porządku obrad w trakcie posiedzeń jednostki nadzorczej oraz ich odnotowywanie w protokole posiedzenia;

i) wykluczenie członków z określonych dyskusji, w przypadku których mają oni konflikt interesów, oraz odnotowywanie tego wykluczenia w protokole posiedzenia;

j) jej dostęp do wszelkiej dokumentacji niezbędnej do wykonywania jej obowiązków;

k) rozwiązywanie sporów w obrębie jednostki nadzorczej;

l) środki, które mają być stosowane w przypadku naruszeń kodeksu postępowania;

m) powiadamianie właściwego organu o wszelkich podejrzeniach niewłaściwego postępowania podmiotów przekazujących dane lub administratora oraz o wszelkich nietypowych lub podejrzanych danych wejściowych;

n) zapobieganie nienależytemu ujawnianiu informacji poufnych lub szczególnie chronionych, otrzymanych, opracowanych lub omawianych przez jednostkę nadzorczą.

2. W przypadku gdy zadania jednostki nadzorczej wykonuje osoba fizyczna:

a) nie mają zastosowania przepisy ust. 1 lit. e), g), i) oraz k);

b) administrator wyznacza jako zastępcę odpowiedni organ lub osobę fizyczną, tak aby zapewnić, by obowiązki jednostki nadzorczej mogły być konsekwentnie wykonywane w przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej za wykonywanie zadań jednostki nadzorczej.