Artykuł 6

1. Kodeks postępowania zawiera postanowienia zobowiązujące podmioty przekazujące dane do ustanowienia zasad dotyczących prowadzenia rejestrów, które zapewniają rejestrowanie przez podmiot przekazujący dane wszystkich istotnych informacji niezbędnych do sprawdzenia, czy podmiot przekazujący dane stosuje się do kodeksu postępowania, w tym rejestrowanie co najmniej następujących informacji:

a) zasad i procedur podmiotu przekazującego dane regulujących przekazywanie danych wejściowych oraz wszelkich istotnych zmian w tych zasadach i procedurach;

b) konfliktów interesów odnotowywanych w rejestrze, o którym mowa w art. 8 ust. 1 lit. b) niniejszego rozporządzenia;

c) wszelkich środków dyscyplinarnych zastosowanych wobec wszelkich członków personelu podmiotu przekazującego dane w związku z działalnością związaną ze wskaźnikami referencyjnymi;

d) wykazu dostawców danych oraz osób przeprowadzających kontrole w odniesieniu do przekazywania danych, w tym ich imiona i nazwiska oraz funkcje w organizacji podmiotu przekazującego dane, jak również daty uzyskania i, w stosownych przypadkach, utraty przez nie upoważnienia do wykonywania swoich funkcji związanych z przekazywaniem danych;

e) w odniesieniu do każdego przekazania danych wejściowych:

(i) przekazanych danych wejściowych;

(ii) danych uwzględnianych przy określaniu danych wejściowych, które mają być przekazane, oraz wszelkich danych, które nie zostały uwzględnione;

(iii) wszelkich przypadków korzystania ze swobody uznania;

(iv) wszelkich przeprowadzonych kontroli danych wejściowych;

(v) wszelkiego komunikowania się – w odniesieniu do przekazywania danych wejściowych – między dostawcą danych i jakąkolwiek osobą w organizacji podmiotu przekazującego dane, która przeprowadza kontrole w odniesieniu do przekazywania danych.

2. Kodeks postępowania nakłada wymóg, by zasady dotyczące prowadzenia rejestrów przewidywały, że informacje muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat, lub trzy lata w przypadku nagrań rozmów telefonicznych lub komunikacji elektronicznej, i muszą być przechowywane na nośniku, który pozwala na dostęp i wgląd do informacji w przyszłości.

3. Administrator może zrezygnować ze stosowania wymogu, o którym mowa w ust. 1 lit. e) ppkt (iv), w przypadku podmiotu przekazującego dane, który przekazuje dane wejściowe na potrzeby istotnego wskaźnika referencyjnego.

4. Administrator może zrezygnować ze stosowania jednego z wymogów, o których mowa w ust. 1 lit. e) ppkt (iv) i (v), lub obu tych wymogów w przypadku podmiotu przekazującego dane, który przekazuje dane wejściowe na potrzeby pozaistotnego wskaźnika referencyjnego.