Artykuł 31

1. Każdy administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, za które odpowiada. W rejestrze tym zamieszcza się wszystkie następujące informacje:

a) imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe administratora, inspektora ochrony danych, a także w stosownych przypadkach – podmiotu przetwarzającego i współadministratora;

b) cele przetwarzania;

c) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych;

d) kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach członkowskich, w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych;

e) w stosownych przypadkach – przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;

f) jeżeli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych;

g) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 33.

2. Każdy podmiot przetwarzający prowadzi rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora zawierający następujące informacje:

a) imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego lub podmiotów przetwarzających oraz każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający, a także inspektora ochrony danych;

b) kategorie czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu każdego z administratorów;

c) w stosownych przypadkach – przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;

d) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 33.

3. Rejestry, o których mowa w ust. 1 i 2, mają formę pisemną, w tym formę elektroniczną.

4. Instytucje i organy Unii udostępniają rejestr na żądanie Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

5. Instytucja i organ Unii przechowuje swój rejestr czynności przetwarzania w rejestrze centralnym, chyba że nie jest to właściwe z uwagi na rozmiar instytucji lub organu Unii. Udostępniają one rejestr publicznie.