Artykuł 12

1. Państwa członkowskie zapewniają rejestrowanie w N.SIS każdego przypadku uzyskania dostępu do CS-SIS lub dokonania wymiany danych osobowych z CS-SIS w celu sprawdzenia, czy dane wyszukiwanie było zgodne z prawem, monitorowania przetwarzania danych, aby stwierdzić, czy jest ono zgodne z prawem, autokontroli, zapewnienia prawidłowego działania N.SIS, a także integralności i bezpieczeństwa danych. Wymóg ten nie dotyczy procesów automatycznych, o których mowa w art. 4 ust. 6 lit. a), b) i c).

Państwa członkowskie zapewniają rejestrowanie każdego przypadku uzyskania dostępu do danych osobowych za pośrednictwem europejskiego portalu wyszukiwania w celu sprawdzenia, czy dane wyszukiwanie było zgodne z prawem, monitorowania przetwarzania danych, aby stwierdzić, czy jest ono zgodne z prawem, autokontroli oraz zapewnienia integralności i bezpieczeństwa danych.

2. Zapisy w rejestrze wskazują w szczególności historię wpisu, datę i godzinę przetwarzania danych, dane wykorzystane do wyszukiwania, odniesienie do przetwarzanych danych oraz indywidualne i niepowtarzalne identyfikatory użytkownika dotyczące właściwego organu i osoby przetwarzającej dane.

3. Na zasadzie odstępstwa od ust. 2 niniejszego artykułu, jeżeli wyszukiwanie przeprowadza się z wykorzystaniem danych daktyloskopijnych lub wizerunku twarzy zgodnie z art. 33, zapisy w rejestrze zamiast danych rzeczywistych wskazują rodzaj danych wykorzystanych do wyszukiwania.

4. Zapisy w rejestrze są wykorzystywane wyłącznie do celu, o którym mowa w ust. 1, i są usuwane po upływie trzech lat od ich utworzenia. Zapisy w rejestrze obejmujące historię wpisów są usuwane po upływie trzech lat od usunięcia wpisów.

5. Zapisy w rejestrze mogą być przechowywane dłużej niż przez okresy, o których mowa w ust. 4, jeśli są niezbędne do dalszego prowadzenia procedur monitorowania, które już się rozpoczęły.

6. Właściwe organy krajowe odpowiedzialne za sprawdzanie, czy dane wyszukiwanie jest zgodne z prawem, za monitorowanie zgodności przetwarzania danych z prawem i monitorowanie własnej działalności oraz za zapewnianie należytego działania N.SIS oraz integralności i bezpieczeństwa danych muszą mieć, w granicach swoich uprawnień i na swój wniosek, dostęp do rejestrów do celów wykonywania swoich obowiązków.