Artykuł 18

1. Państwa członkowskie zapewniają, aby podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy prowadziły rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń, zgodnie z wymogami w zakresie poufności przewidzianymi w art. 16. Zgłoszenia przechowuje się nie dłużej, niż jest to konieczne i proporcjonalne, aby zapewnić zgodność z wymogami ustanowionymi w niniejszej dyrektywie lub innymi wymogami ustanowionymi w prawie unijnym lub krajowym.

2. Jeżeli zgłoszenie dokonywane jest za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy mają prawo, za zgodą osoby dokonującej zgłoszenia, udokumentować zgłoszenie ustne w jeden z następujących sposobów:

a) dokonując nagrania rozmowy w formie trwałej i możliwej do wyszukania; lub

b) za pomocą kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez członków personelu odpowiedzialnych za rozpatrzenie zgłoszenia.

Podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy zapewniają osobie dokonującej zgłoszenia możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy telefonicznej poprzez jej podpisanie.

3. Jeżeli zgłoszenie dokonywane jest za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy mają prawo udokumentować zgłoszenie ustne w formie dokładnego protokołu rozmowy sporządzonego przez członka personelu odpowiedzialnego za rozpatrzenie zgłoszenia. Podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy zapewniają osobie dokonującej zgłoszenia możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie.

4. Jeżeli dana osoba zwróci się o spotkanie z członkami personelu podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwych organów w celu dokonania zgłoszenia zgodnie z art. 9 ust. 2 i art. 12 ust. 2, podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy zapewniają, za zgodą osoby zgłaszającej, przechowywanie kompletnych i dokładnych zapisów ze spotkania w formie trwałej i możliwej do wyszukania.

Podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy mają prawo udokumentować spotkanie w jeden z następujących sposobów:

a) dokonując nagrania rozmowy w formie trwałej i możliwej do wyszukania; lub

b) za pomocą dokładnego protokołu spotkania przygotowanego przez członków personelu właściwego organu odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń.

Podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy zapewniają osobie dokonującej zgłoszenia możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.