Artykuł 45

1. Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym również poprzez zapewnienie sprawozdawczości dotyczącej wykonania, oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów zgodności z prawem i prawidłowości oraz równego traktowania odbiorców środków finansowych UE.

2. Urzędnik zatwierdzający wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków, zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – radę wykonawczą na podstawie ram kontroli wewnętrznej ustanowionych przez Komisję dla jej służb oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania – w tym, w razie potrzeby, ryzyka związanego z podmiotami zdecentralizowanymi – i charakteru finansowanych działań.

Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność oraz aspekty dotyczące wykonania.

Urzędnik zatwierdzający ustanawia w ramach swoich służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, wspomagającą go w zakresie kontroli ryzyka związanego z jego działalnością.

3. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności i podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.

4. W celu wykonania dochodów urzędnik zatwierdzający sporządza szacunki kwot należnych, ustala należności do odzyskania oraz wystawia nakazy odzyskania środków. W stosownych przypadkach urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania ustalonych należności.

5. Aby zapobiec błędom i nieprawidłowościom przed zatwierdzeniem operacji oraz aby ograniczyć ryzyko nieosiągnięcia celów, każda operacja podlega co najmniej kontroli ex ante w zakresie operacyjnych i finansowych aspektów operacji, przeprowadzanej na podstawie strategii kontroli, w której uwzględniono ryzyko i efektywność kosztową.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę wyniki wcześniejszych kontroli, a także względy związane z ryzykiem i efektywnością kosztową, w oparciu o przeprowadzoną przez siebie analizę ryzyka. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności odnośnych operacji zwraca się – w ramach kontroli ex ante – z wnioskiem o przedstawienie dodatkowych informacji lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności.

6. Na potrzeby kontroli urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

7. Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy którzy dokonują sprawdzenia, nie mogą podlegać pracownikom, którzy zainicjowali operację.

8. Urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu wykrywania i korygowania błędów i nieprawidłowości w operacjach już po ich zatwierdzeniu. Kontrole takie mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka i uwzględniają wyniki wcześniejszych kontroli, jak również ich efektywność kosztową oraz aspekty dotyczące wykonania.

9. Kontrole ex post przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex ante. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie mogą podlegać pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.

Kontrole ex post mogą przyjmować formę kontroli (finansowych) w siedzibie beneficjenta.

Przepisy i zasady, w tym również ramy czasowe, dotyczące prowadzenia audytów wobec beneficjentów są jasne, spójne i przejrzyste oraz udostępniane w chwili podpisywania umowy o udzielenie dotacji.

10. Urzędnicy zatwierdzający oraz pracownicy odpowiedzialni za wykonanie budżetu posiadają niezbędne umiejętności zawodowe. Pracownicy ci postępują zgodnie ze specjalnym kodeksem standardów zawodowych przyjętym przez organ Unii i opartym na normach ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb.

11. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym dyrektora, który – o ile informacja sporządzona została na piśmie – udziela pisemnej odpowiedzi. Jeżeli dyrektor nie podejmie żadnych działań w odpowiednim czasie w świetle okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w ciągu miesiąca, lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia na piśmie odpowiedni zespół, o którym mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, oraz zarząd.

12. W przypadku nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, członek personelu lub inny pracownik, w tym eksperci narodowi oddelegowani do organu Unii, informuje o tym bezpośredniego przełożonego, dyrektora lub zarząd organu Unii lub bezpośrednio Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych bądź Prokuraturę Europejską. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego organu Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania dyrektora, lub – jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że dyrektor może być objęty stosownym dochodzeniem – zarządu o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii.