Załącznik I

1. ORGANIZACJA

Organ certyfikujący musi udokumentować swoją strukturę organizacyjną, z wykazaniem zakresu obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień swojej kadry kierowniczej i pozostałego personelu certyfikującego oraz wszelkiego rodzaju komitetów. W przypadku gdy organ certyfikujący stanowi określoną część podmiotu prawnego, struktura musi obejmować hierarchię służbową oraz relacje z innym częściami w obrębie tego samego podmiotu prawnego.

2. NIEZALEŻNOŚĆ

Organ certyfikujący przy podejmowaniu swoich decyzji musi być organizacyjnie i funkcjonalnie niezależny od przedsiębiorstw kolejowych, zarządców infrastruktury, dysponentów, producentów oraz podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie i nie może świadczyć podobnych usług.

Należy zagwarantować niezależność personelu odpowiedzialnego za kontrole w ramach certyfikacji. Żaden urzędnik nie może otrzymywać wynagrodzenia na podstawie liczby przeprowadzonych kontroli lub ich wyników.

3. KOMPETENCJE

Organ certyfikujący oraz zaangażowany personel muszą posiadać wymagane kompetencje zawodowe, w szczególności w zakresie organizacji utrzymania pojazdów oraz odpowiedniego systemu utrzymania. Szczegółowe wymogi dotyczące personelu zaangażowanego w zarządzanie i przeprowadzanie oceny oraz w certyfikację muszą być opisane w systemie akredytacji.

4. BEZSTRONNOŚĆ

Decyzje organu certyfikującego muszą być oparte na uzyskanych przez organ certyfikujący obiektywnych dowodach potwierdzających zgodność lub jej brak i nie mogą być podejmowane pod wpływem innych interesów ani innych stron.

5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Organ certyfikujący nie ponosi odpowiedzialności za zapewnienie bieżącej zgodności z wymogami związanymi z certyfikacją.

Organ certyfikujący jest odpowiedzialny za dokonanie oceny wystarczających obiektywnych dowodów, w oparciu o które podejmowane są decyzje w sprawie certyfikacji.

6. OTWARTOŚĆ

Organ certyfikujący musi publicznie udostępnić lub opublikować w stosownym czasie odpowiednie informacje dotyczące swojego procesu audytu i procesu certyfikacji. Musi on również dostarczać informacje na temat statusu certyfikacji (w tym przyznawania, rozszerzania, utrzymywania, przedłużania, zawieszania, ograniczania zakresu lub wycofywania certyfikacji) każdej organizacji, co ma na celu wypracowanie zaufania do integralności i wiarygodności certyfikacji. Otwartość to zasada określająca dostęp do odpowiednich informacji lub ich publikowanie.

7. POUFNOŚĆ

Aby móc uzyskać uprzywilejowany dostęp do informacji niezbędnych do dokonania właściwej oceny zgodności z wymogami związanymi z certyfikacją, organ certyfikujący musi zachować poufny charakter wszelkich informacji handlowych dotyczących klienta.

8. REAGOWANIE NA SKARGI

Organ certyfikujący musi ustanowić procedurę rozpatrywania skarg w sprawie decyzji oraz innych działań związanych z certyfikacją.

9. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I FINANSOWANIE

Organ certyfikujący musi być w stanie wykazać, że dokonał oceny ryzyka związanego z jego działalnością certyfikacyjną oraz że posiada stosowne uzgodnienia (w tym ubezpieczenie lub rezerwy) umożliwiające pokrycie zobowiązań wynikających z jego działań w każdej dziedzinie jego działalności oraz na obszarach geograficznych, na których prowadzi działalność.