Artykuł 111

1. Agencja we współpracy z urzędnikiem ds. praw podstawowych podejmuje niezbędne środki, aby ustanowić i dalej rozwijać zgodnie z niniejszym artykułem niezależny i skuteczny mechanizm skargowy w celu monitorowania i zapewnienia przestrzegania praw podstawowych we wszystkich działaniach Agencji.

2. Każda osoba, którą bezpośrednio dotknęły działania lub zaniechania personelu uczestniczącego we wspólnej operacji, w projekcie pilotażowym, szybkiej interwencji na granicy, rozmieszczeniu zespołu wspierającego zarządzanie migracjami, operacji powrotowej, interwencji powrotowej lub działaniu operacyjnym Agencji w państwie trzecim, i która uważa, że jej prawa podstawowe zostały naruszone w wyniku tych działań lub zaniechań, lub wszelkie strony występujące w imieniu takiej osoby mogą wnieść pisemną skargę do Agencji.

3. Dopuszczalne są jedynie skargi uzasadnione i dotyczące konkretnego naruszenia praw podstawowych.

4. Urzędnik ds. praw podstawowych jest odpowiedzialny za rozpatrywanie skarg otrzymanych przez Agencję zgodnie z prawem do dobrej administracji. W tym celu urzędnik ds. praw podstawowych bada dopuszczalność skargi, rejestruje dopuszczalne skargi oraz przekazuje wszystkie zarejestrowane skargi do dyrektora wykonawczego, a skargi dotyczące członków zespołów – do rodzimego państwa członkowskiego, w tym do odpowiedniego organu ds. praw podstawowych w państwie członkowskim, w celu podjęcia dalszego działania zgodnie z ich mandatem. Urzędnik ds. praw podstawowych również rejestruje i zapewnia działania następcze Agencji lub tego państwa członkowskiego.

5. Zgodnie z prawem do dobrej administracji, jeżeli skarga jest dopuszczalna, skarżący są informowani o zarejestrowaniu skargi, o przystąpieniu do jej rozpoznania i o planowanym udzieleniu odpowiedzi niezwłocznie po jej sporządzeniu. Jeżeli skarga jest przekazywana władzom lub organom krajowym, skarżącemu przekazywane są ich dane kontaktowe. Jeżeli skarga zostanie uznana za niedopuszczalną, skarżących informuje się o przyczynach i – o ile to możliwe – przedstawia się im dalsze możliwości zgłoszenia zastrzeżeń.

Agencja ustala odpowiednią procedurę w przypadku uznania skargi za niedopuszczalną lub niezasadną.

Wszystkie decyzje muszą być sporządzone na piśmie i zawierać uzasadnienie. Urzędnik ds. praw podstawowych bada ponownie skargę, jeżeli skarżący przedłoży nowe dowody w przypadku, gdy skarga została uznana za niedopuszczalną lub niezasadną.

6. W przypadku zarejestrowanej skargi dotyczącej członka personelu Agencji, urzędnik ds. praw podstawowych zaleca dyrektorowi wykonawczemu odpowiednie działania następcze, w tym środki dyscyplinarne, a w stosownych przypadkach przekazanie skargi w celu wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i prawem krajowym. Dyrektor wykonawczy zapewnia odpowiednie działania następcze i informuje urzędnika ds. praw podstawowych w ustalonym terminie, a następnie, w razie potrzeby, w regularnych odstępach czasu, o ustaleniach, wdrożeniu środków dyscyplinarnych i działaniach następczych podjętych przez Agencję w reakcji na skargę.

Jeżeli skarga dotyczy kwestii ochrony danych, dyrektor wykonawczy przed podjęciem decyzji w sprawie skargi zasięga opinii inspektora ochrony danych Agencji. Urzędnik ds. praw podstawowych i inspektor ochrony danych sporządzają na piśmie protokół ustaleń, określając podział zadań oraz zakres współpracy w odniesieniu do otrzymanych skarg.

7. W przypadku zarejestrowanej skargi dotyczącej członka zespołów z przyjmującego państwa członkowskiego lub z innego uczestniczącego państwa członkowskiego, w tym oddelegowanego członka zespołów lub oddelegowanego eksperta krajowego, rodzime państwo członkowskie zapewnia odpowiednie działania następcze, w tym środki dyscyplinarne, przekazanie skargi w celu wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego, o ile to konieczne, i inne środki zgodnie z prawem krajowym. Dane państwo członkowskie informuje urzędnika ds. praw podstawowych w ustalonym terminie, a następnie, w razie potrzeby, w regularnych odstępach czasu, o ustaleniach i działań następczych dotyczących skargi. Agencja podejmuje działania następcze w tej sprawie, jeżeli dane państwo członkowskie nie przedłoży sprawozdania.

Jeżeli dane państwo członkowskie nie przedstawi informacji w ustalonym terminie lub przedstawi nieprzekonującą odpowiedź, urzędnik ds. praw podstawowych informuje o tym dyrektora wykonawczego i zarząd.

8. W przypadku stwierdzenia naruszenia praw podstawowych lub zobowiązania w zakresie ochrony międzynarodowej przez członka zespołów Agencja zwraca się do państwa członkowskiego o natychmiastowe odsunięcie tego członka od działalności Agencji lub usunięcie go ze stałej służby.

9. Urzędnik ds. praw podstawowych uwzględnia informacje o mechanizmie skargowym w swoim sprawozdaniu rocznym, o którym mowa w art. 109 ust. 4, w tym konkretne odniesienia do ustaleń dokonanych przez Agencję i państwa członkowskie oraz podjętych przez nie działań następczych dotyczących skarg.

10. Urzędnik ds. praw podstawowych, zgodnie z ust. 1–9 i po zasięgnięciu opinii forum konsultacyjnego, sporządza standardowy formularz skargi, w którym wymaga się podania szczegółowych i konkretnych informacji o zarzucanym naruszeniu praw podstawowych. Urzędnik ds. praw podstawowych sporządza również, o ile to konieczne, dalsze zasady szczegółowe. Urzędnik ds. praw podstawowych przedkłada ten formularz oraz dalsze zasady szczegółowe dyrektorowi wykonawczemu i zarządowi.

Agencja zapewnia łatwy dostęp do informacji na temat możliwości i procedury składania skarg, w tym także osobom wymagającym szczególnego traktowania. Standardowy formularz skargi musi być dostępny na stronie internetowej Agencji i w formie papierowej w czasie wszystkich działań Agencji, w językach, które obywatele państw trzecich rozumieją lub co do których można zasadnie przyjąć, że je rozumieją. Standardowy formularz skargi musi być łatwo dostępny, w tym na urządzeniach mobilnych. Agencja zapewnia, aby skarżący otrzymywali dalsze wskazówki i pomoc w kwestii procedury skargowej. Skargi są rozpatrywane przez urzędnika ds. praw podstawowych również w przypadku przedłożenia ich w innej formie niż standardowy formularz skargi.

11. Ze wszelkimi danymi osobowymi zawartymi w skardze Agencja, w tym urzędnik ds. praw podstawowych, postępuje oraz przetwarza je zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725, a państwa członkowskie – zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 i dyrektywą (UE) 2016/680.

Przedłożenie skargi przez skarżącego uważa się za wyrażenie przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Agencję i urzędnika ds. praw podstawowych w rozumieniu art. 5 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Aby zabezpieczyć interesy skarżących, skargi rozpatrywane są w sposób poufny przez urzędnika ds. praw podstawowych, zgodnie z prawem krajowym i prawem Unii, chyba że skarżący wyraźnie zrzeka się przysługującego mu prawa do poufności. Zrzeczenie się przez skarżącego jego prawa do poufności rozumie się jako wyrażenie przez niego zgody na ujawnienie – w razie potrzeby – przez urzędnika ds. praw podstawowych lub Agencję właściwym władzom lub organom tożsamości skarżącego w odniesieniu do spraw będących przedmiotem skargi.