Załącznik I

1. Informacje ogólne

1.1. Unijna baza danych zawiera skonsolidowany przegląd danych znajdujących się w świadectwach kwalifikacji i żeglarskich książeczkach pracy, o których mowa w art. 25 ust. 1 dyrektywy (UE) 2017/2397, przechowywanych w rejestrach krajowych państw członkowskich utworzonych i prowadzonych zgodnie z art. 25 ust. 1 tej dyrektywy.

1.2. Unijna baza danych zawiera również informacje na temat świadectw kwalifikacji i żeglarskich książeczek pracy uznanych zgodnie z art. 10 ust. 2 lub 3 dyrektywy (UE) 2017/2397, jeżeli Komisja udzieliła do niej dostępu organowi państwa trzeciego zgodnie z art. 25 ust. 4 dyrektywy (UE) 2017/2397.

1.3. Unijna baza danych zapewnia interfejs użytkownika („portal internetowy unijnej bazy danych”), za pośrednictwem którego upoważnieni użytkownicy mają dostęp do danych zgodnie z przysługującymi im prawami dostępu.

2. Użytkownicy i prawa dostępu

2.1. Komisja przyznaje prawa dostępu indywidualnym użytkownikom odpowiadającym profilom użytkowników określonym w tabeli 1, na podstawie wykazu dostarczonego przez państwa członkowskie.

2.2. Komisja może również przyznać dostęp do unijnej bazy danych organizacjom międzynarodowym i organom państwa trzeciego zgodnie z art. 25 ust. 4 dyrektywy (UE) 2017/2397, w szczególności pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w art. 46 rozporządzenia (UE) 2018/1725. Profile użytkowników, o których mowa w tabeli 1, lub przysługujące im prawa dostępu mogą zostać ograniczone w wyniku oceny dotyczącej poziomu ochrony danych osobowych osób fizycznych.

Tabela 1.

Profile użytkowników

Definicje

Prawa dostępu

Organy certyfikujące

Właściwe organy, o których mowa w art. 26 dyrektywy (UE) 2017/2397, wyznaczone do wydawania, przedłużania ważności lub cofania świadectw kwalifikacji, szczególnych zezwoleń i żeglarskich książeczek pracy.

Odczyt i zapis w odniesieniu do funkcji, o których mowa w pkt 3.1–3.5.

Organy odpowiedzialne za zawieszenie

Upoważnieni użytkownicy we właściwych organach, o których mowa w art. 26 dyrektywy (UE) 2017/2397, odpowiedzialni za zawieszanie świadectw kwalifikacji i szczególnych zezwoleń.

Odczyt i zapis w odniesieniu do funkcji, o których mowa w pkt 3.3 i 3.4.

Organy ścigania

Upoważnieni użytkownicy we właściwych organach, o których mowa w art. 26 dyrektywy (UE) 2017/2397, wykrywający i zwalczający oszustwa oraz inne niezgodne z prawem praktyki.

Wyłącznie odczyt w odniesieniu do funkcji, o których mowa w pkt 3.1, 3.2, 3.3 i 3.5.

Prowadzący rejestry

Upoważnieni użytkownicy we właściwych organach, o których mowa w art. 26 dyrektywy (UE) 2017/2397, wyznaczeni do prowadzenia rejestrów.

Odczyt i zapis w odniesieniu do funkcji, o których mowa w pkt 3.1–3.5, jeżeli nie są wykonywane przez organy certyfikujące lub organy odpowiedzialne za zawieszenie.

Urzędy statystyczne

Upoważnieni użytkownicy w krajowych lub międzynarodowych urzędach odpowiedzialnych za gromadzenie danych statystycznych.

Wyłącznie odczyt w odniesieniu do funkcji, o której mowa w pkt 3.5.

Organizacje międzynarodowe

Upoważnieni użytkownicy w organizacjach międzynarodowych, którzy uzyskali dostęp zgodnie z art. 25 ust. 4 dyrektywy (UE) 2017/2397 i art. 46 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Dostęp tylko do odczytu zostanie określony w odniesieniu do funkcji, o których mowa w pkt 3.2, 3.3 i 3.5, na podstawie oceny dotyczącej poziomu ochrony osób fizycznych i zgodności z niniejszym rozporządzeniem.

Organy z państw trzecich

Upoważnieni użytkownicy w wyznaczonych właściwych organach z państw trzecich, którzy uzyskali dostęp zgodnie z art. 25 ust. 4 dyrektywy (UE) 2017/2397 i art. 46 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Do ustalenia w odniesieniu do funkcji, o których mowa w pkt 3.1–3.5, na podstawie oceny dotyczącej poziomu ochrony osób fizycznych i zgodności z niniejszym rozporządzeniem.

Komisja

Upoważnieni użytkownicy wśród personelu Komisji

1. odpowiedzialni za prowadzenie unijnej bazy danych lub

2. odpowiedzialni za politykę w zakresie żeglugi śródlądowej.

— Dostawca rozwiązania technicznego dla wszystkich funkcji;

— wyłącznie odczyt w odniesieniu do funkcji, o której mowa w pkt 3.5.

3. Funkcje

Za pośrednictwem unijnej bazy danych dostępne są następujące funkcje:

3.1. weryfikacja rejestracji członka załogi w unijnej bazie danych:

unijna baza danych umożliwia organom certyfikującym i organom ścigania sprawdzenie, czy członek załogi jest już zarejestrowany w systemie. Dokonuje się tego na podstawie numeru identyfikacyjnego członka załogi (CID) albo danych zawartych w dokumencie tożsamości dostarczonym przez członka załogi. W przypadku usług online identyfikacji członka załogi dokonuje się za pomocą zbioru danych określonego w rozporządzeniu (UE) 2015/1501.

Jeżeli po przeszukaniu systemu organ certyfikujący nie znajdzie żadnej osoby o podobnym zbiorze danych dotyczących tożsamości, rejestruje członka załogi w systemie;

3.2. wgląd w dane dotyczące świadectw kwalifikacji i żeglarskich książeczek pracy:

unijna baza danych zapewnia dostęp do odczytu danych dotyczących świadectw kwalifikacji i żeglarskich książeczek pracy udostępnionych w rejestrach krajowych;

3.3. zapoznanie się ze statusem świadectw kwalifikacji i jego modyfikacja:

unijna baza danych zapewnia dostęp do odczytu statusu świadectw kwalifikacji oraz dostęp z prawem zapisu w celu zarejestrowania zawieszenia świadectwa kwalifikacji w unijnej bazie danych.

Standardowe statusy świadectw są następujące: „aktywne”, „wygasłe”, „zawieszone”, „cofnięte”, „zaginione”, „skradzione” lub „zniszczone”;

3.4. wysyłanie i odbiór powiadomień:

unijna baza danych umożliwia powiadamianie organów certyfikujących i organów odpowiedzialnych za zawieszenie o zmianach lub wnioskach w rejestrach dotyczących świadectw kwalifikacji lub szczególnych zezwoleń, które wydały lub zawiesiły;

3.5. sporządzanie danych statystycznych:

unijna baza danych zawiera funkcje umożliwiające dostarczanie danych upoważnionym użytkownikom w celu prowadzenia wyszukiwania do celów statystycznych;

3.6. aktualizacja metadanych:

Komisja aktualizuje metadane unijnej bazy danych po powiadomieniu o zmianie odpowiednich danych w rejestrze krajowym;

3.7. informacje na temat niekompletnej transakcji:

jeżeli system nie jest w stanie zakończyć danej funkcji, fakt ten i jego przyczyna są zgłaszane odpowiedniemu użytkownikowi. Żądanie lub dane są tymczasowo buforowane w unijnej bazie danych, a transakcja jest automatycznie powtarzana do czasu usunięcia błędu lub usterki i zakończenia funkcji.

3.8. zarządzanie dostępem użytkownika:

użytkownicy uzyskują dostęp do unijnej bazy danych za pośrednictwem systemu uwierzytelniania Komisji (system EU Login);

3.9. monitorowanie logowania i transakcji:

unijna baza danych rejestruje wszystkie informacje dotyczące logowania i transakcji do celów monitorowania i usuwania błędów oraz umożliwia tworzenie danych statystycznych dotyczących tych logowań i transakcji do przetwarzania przez służby Komisji.

4. Dane z unijnej bazy danych

4.1. Aby unijna baza danych mogła pełnić swoje funkcje, powinna zawierać następujące dane:

a) metadane dotyczące routingu;

b) tabele z prawem dostępu;

c) numery identyfikacyjne członków załogi wraz z:

(i) wykazem rodzajów świadectw i szczególnych zezwoleń posiadacza uwzględniającym informacje na temat odpowiedniego organu wydającego i statusu;

(ii) numerem seryjnym aktywnej żeglarskiej książeczki pracy posiadacza, w stosownych przypadkach;

(iii) wskaźnikiem do rejestru krajowego, w którym znajdują się najbardziej aktualne dane osobowe posiadacza związane z jego tożsamością.

4.2. Unijna baza danych może zawierać również dane, o których mowa w art. 25 dyrektywy (UE) 2017/2397, na temat świadectw kwalifikacji i żeglarskich książeczek pracy uznanych zgodnie z art. 10 ust. 3, jeżeli Komisja odmówiła dostępu organowi państwa trzeciego zgodnie z art. 25 ust. 4 dyrektywy (UE) 2017/2397.

5. Komunikacja między unijną bazą danych a rejestrami

5.1. Połączenie między unijną bazą danych a rejestrami krajowymi opiera się na bezpiecznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego Komisji (usługa eDelivery w ramach instrumentu „Łącząc Europę”).

5.2. Wymiana informacji opiera się na standardowych metodach tworzenia danych i jest wyrażona w formacie XML.

5.3. Usługa dostępna jest przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia (24/7), przy czym wskaźnik dostępności systemu wynosi co najmniej 98 %, z wyłączeniem zaplanowanych prac konserwacyjnych.

6. Dane referencyjne z unijnej bazy danych

6.1. Dane referencyjne, takie jak wykaz kodów, kontrolowane słowniki i glosariusze, przechowuje się w europejskim systemie zarządzania danymi referencyjnymi (ERDMS), w stosownych przypadkach wraz z tłumaczeniem na języki urzędowe UE.

7. Ochrona danych osobowych

7.1. Wszelkie operacje związane z przetwarzaniem danych osobowych wykonywane przez upoważnionych użytkowników w państwach członkowskich odbywają się zgodnie z prawem Unii w dziedzinie ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

7.2. Komisja przeprowadza wszystkie operacje związane z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w niniejszym rozporządzeniu, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

7.3. Dane osobowe, o których mowa w art. 25 ust. 1 dyrektywy (UE) 2017/2397, są udostępniane i przetwarzane wyłącznie w celu realizacji funkcji wymienionych w pkt 3 oraz przez upoważnionych użytkowników.

7.4. Danych osobowych, o których mowa w pkt 4, nie przechowuje się w unijnej bazie danych dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których dane osobowe są przetwarzane, oraz po przejściu członków załogi na emeryturę. Wykaz rodzajów świadectw i szczególnych zezwoleń posiadacza nie obejmuje świadectw i zezwoleń, które wygasły, zostały cofnięte lub zniszczone, które zgłoszono jako zaginione lub skradzione po zastąpieniu ich nowym świadectwem lub zezwoleniem.

7.5. Danych osobowych przetwarzanych w celu wykonania funkcji opisanej w pkt 3.9 nie przechowuje się w unijnej bazie danych dłużej niż 6 miesięcy.

7.6. Danych osobowych innych niż te, o których mowa w pkt 7.4 i 7.5, nie przechowuje się w unijnej bazie danych dłużej niż jest to absolutnie konieczne do zakończenia transakcji.

7.7. Dane dostępne do celów statystycznych są zanonimizowane i zagregowane. Informacje statystyczne, które zostały należycie zanonimizowane i zagregowane, można przechowywać przez czas nieokreślony.

8. Pojedyncze punkty kontaktowe

8.1. Do celów związanych z funkcjonowaniem unijnej bazy danych Komisja utrzymuje kontakt z państwami członkowskimi za pośrednictwem pojedynczego punktu kontaktowego wyznaczonego przez każde państwo członkowskie spośród właściwych organów, o których mowa w art. 26 lit. g) dyrektywy (UE) 2017/2397.