Artykuł 5

Do celów systemu kontroli wewnętrznych grupa podmiotów przechowuje następujące dokumenty i zapisy:

a) wykaz członków grupy podmiotów w oparciu o rejestrację każdego członka i zawierający następujące elementy w odniesieniu do każdego członka grupy podmiotów:

(i) nazwa (imię i nazwisko) oraz identyfikacja (kod);

(ii) dane kontaktowe;

(iii) data rejestracji;

(iv) łączna powierzchnia gruntów zarządzanych przez członka, niezależnie od tego, czy jest to część ekologicznej lub nieekologicznej jednostki produkcyjnej bądź jednostki produkcyjnej w okresie konwersji;

(v) informacje dotyczące każdej jednostki produkcyjnej lub działalności produkcyjnej: wielkość, lokalizacja (w tym mapa, w miarę dostępności), produkt, data rozpoczęcia okresu konwersji i szacowana wydajność;

(vi) data ostatniej kontroli wewnętrznej oraz nazwisko inspektora systemu kontroli wewnętrznych;

(vii) data ostatniej kontroli urzędowej przeprowadzonej przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą oraz nazwisko inspektora;

(viii) data i wersja wykazu;

b) umowy przystąpienia do grupy podpisane przez członka i grupę podmiotów jako osobą prawną zawierające prawa i obowiązki członka;

c) sprawozdania z kontroli wewnętrznej podpisane przez inspektora systemu kontroli wewnętrznych i członka grupy podmiotów podlegającego kontroli, zawierające co najmniej następujące elementy:

(i) nazwa (imię i nazwisko) członka oraz lokalizacja jednostki produkcyjnej lub obiektów, w tym centrów zakupów i odbioru, w której/których prowadzona jest działalność, o której mowa w art. 36 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/848, będąca przedmiotem kontroli;

(ii) data oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia kontroli wewnętrznej;

(iii) ustalenia dokonane podczas kontroli;

(iv) zakres/obszar audytu;

(v) data sporządzenia sprawozdania;

(vi) imię i nazwisko inspektora wewnętrznego;

d) rejestr szkoleń inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, w którego skład wchodzą:

(i) daty szkoleń;

(ii) przedmiot szkolenia;

(iii) nazwisko szkoleniowca;

(iv) podpis uczestnika szkolenia;

(v) w stosownych przypadkach, ocena nabytej wiedzy;

e) rejestr szkoleń członków grupy podmiotów;

f) zapisy środków wprowadzonych w przypadku niezgodności z przepisami przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych, które obejmują:

(i) członków podlegających środkom w przypadku niezgodności z przepisami, w tym członków zawieszonych, wycofanych lub zobowiązanych do przestrzegania nowego okresu konwersji;

(ii) dokumentację dotyczącą stwierdzonej niezgodności z przepisami;

(iii) dokumentację dotyczącą działań następczych podjętych w związku ze środkami;

g) zapisy identyfikowalności, w tym informacje na temat ilości, w sprawie następujących czynności, w stosownych przypadkach:

(i) zakup i dystrybucja środków produkcji w gospodarstwie, w tym materiału przeznaczonego do reprodukcji roślin przez grupę;

(ii) produkcja, w tym zbiory;

(iii) przechowywanie;

(iv) przygotowanie;

(v) dostarczanie produktów przez każdego członka do wspólnego systemu wprowadzania do obrotu;

(vi) wprowadzanie produktów do obrotu przez grupę podmiotów;

h) pisemne porozumienia i umowy między grupą podmiotów a podwykonawcami, w tym informacje na temat charakteru działalności zleconej podwykonawcom;

i) wyznaczenie kierownika systemu kontroli wewnętrznych;

j) wyznaczenie inspektorów systemu kontroli wewnętrznych oraz wykaz inspektorów systemu kontroli wewnętrznych.

Wykaz członków, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), jest aktualizowany przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych po każdej zmianie elementów wymienionych w lit. a) ppkt (i)–(viii) i należy wskazać, czy którykolwiek z członków został zawieszony lub wycofany ze względu na środki wprowadzane w przypadku niezgodności z przepisami wynikającej z kontroli wewnętrznych lub kontroli urzędowych.