Artykuł 1

W art. 36 rozporządzenia (UE) 2018/848 wprowadza się następujące zmiany:

1) w ust. 1 wprowadza się następujące zmiany:

a) lit. e) otrzymuje brzmienie:

„e)

składa się wyłącznie z członków, którzy prowadzą działalność produkcyjną lub ewentualną dodatkową działalność, o której mowa w lit. a), w niewielkiej odległości od siebie w tym samym państwie członkowskim lub w tym samym państwie trzecim;”;

b) w lit. g) dodaje się akapit w brzmieniu:

„System kontroli wewnętrznych obejmuje udokumentowane procedury dotyczące:

(i) rejestracji członków grupy;

(ii) wewnętrznych kontroli obejmujących roczne wewnętrzne kontrole bezpośrednie na miejscu u każdego członka grupy oraz wszelkie dodatkowe kontrole oparte na analizie ryzyka, w każdym przypadku zaplanowane przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych i przeprowadzane przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, których role określono w lit. h);

(iii) zatwierdzania nowych członków w istniejącej grupie lub, w stosownych przypadkach, zatwierdzania nowych jednostek produkcyjnych lub nowej działalności dotychczasowych członków po zatwierdzeniu przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych na podstawie wewnętrznego sprawozdania z kontroli;

(iv) szkolenia inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, które ma odbywać się co najmniej raz w roku i któremu towarzyszy ocena wiedzy nabytej przez uczestników;

(v) szkolenie członków grupy w zakresie procedur systemu kontroli wewnętrznych i wymogów niniejszego rozporządzenia;

(vi) kontroli dokumentów i zapisów;

(vii) środków stosowanych w przypadkach niezgodności wykrytych podczas kontroli wewnętrznych, w tym działań następczych podjętych w związku z tymi środkami;

(viii) wewnętrznej identyfikowalności, która wskazuje pochodzenie produktów dostarczanych we wspólnym systemie wprowadzania do obrotu produktów grupy i umożliwia śledzenie wszystkich produktów wszystkich członków na wszystkich etapach, takich jak produkcja, przetwarzanie, przygotowanie lub wprowadzanie do obrotu, w tym oszacowanie i kontrolę krzyżową wydajności produkcji każdego członka grupy;”;

c) dodaje się lit. h) w brzmieniu:

„h)

wyznacza kierownika systemu kontroli wewnętrznych oraz przynajmniej jednego inspektora systemu kontroli wewnętrznych, którzy mogą być członkami grupy. Ich stanowisk nie wolno łączyć. Liczba inspektorów systemu kontroli wewnętrznych musi być odpowiednia i proporcjonalna w szczególności do rodzaju, struktury, wielkości, produktów i działalności grupy oraz wielkości produkcji ekologicznej grupy. Inspektorzy systemu kontroli wewnętrznych są właściwi w odniesieniu do produktów i działalności grupy.

Kierownik systemu kontroli wewnętrznych:

(i) weryfikuje kwalifikowalność każdego członka grupy w odniesieniu do kryteriów określonych w lit. a), b) i e);

(ii) zapewnia istnienie pisemnej i podpisanej umowy o członkostwo między każdym z członków a grupą, na mocy której to umowy członkowie zobowiązują się do:

— przestrzegania przepisów niniejszego rozporządzenia,

— uczestniczenia w systemie kontroli wewnętrznych i przestrzegania procedur systemu kontroli wewnętrznych, w tym wykonywania zadań i obowiązków powierzonych im przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych oraz obowiązku prowadzenia rejestrów,

— umożliwienia dostępu do jednostek produkcyjnych i obiektów oraz obecności podczas kontroli wewnętrznych przeprowadzanych przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych i kontroli urzędowych przeprowadzanych przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą, udostępnienia im wszystkich dokumentów i zapisów oraz kontrasygnowania sprawozdań z kontroli,

— przyjmowania i wdrażania środków w przypadkach niezgodności zgodnie z decyzją kierownika systemu kontroli wewnętrznych lub właściwego organu lub, w stosownych przypadkach, organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej w określonym terminie,

— niezwłocznego informowania kierownika systemu kontroli wewnętrznych o podejrzeniu wystąpienia niezgodności;

(iii) opracowuje procedury systemu kontroli wewnętrznych oraz odpowiednie dokumenty i zapisy, aktualizuje je i udostępnia je inspektorom systemu kontroli wewnętrznych oraz, w stosownych przypadkach, członkom grupy;

(iv) sporządza wykaz członków grupy i aktualizuje go;

(v) przypisuje zadania i obowiązki inspektorom systemu kontroli wewnętrznych;

(vi) jest łącznikiem między członkami grupy a właściwym organem lub, w stosownych przypadkach, organem kontrolnym lub jednostką certyfikującą, w tym występuje z wnioskami o odstępstwa;

(vii) weryfikuje co roku oświadczenia o braku konfliktu interesów inspektorów systemu kontroli wewnętrznych;

(viii) ustala terminy kontroli i zapewnia ich odpowiednie wykonanie zgodnie z harmonogramem kierownika systemu kontroli wewnętrznych, o którym mowa w lit. g) akapit drugi ppkt (ii);

(ix) zapewnia inspektorom systemu kontroli wewnętrznych odpowiednie szkolenia oraz przeprowadza coroczną ocenę kompetencji i kwalifikacji inspektorów systemu kontroli wewnętrznych;

(x) zatwierdza nowych członków lub nowe jednostki produkcyjne lub nową działalność dotychczasowych członków;

(xi) podejmuje decyzje w sprawie środków stosowanych w przypadku niezgodności ze środkami systemu kontroli wewnętrznych ustanowionymi na podstawie udokumentowanych procedur zgodnie z lit. g) i zapewnia podjęcie działań następczych w związku z tymi środkami;

(xii) podejmuje decyzje o zlecaniu podwykonawstwa działań, w tym zlecaniu podwykonawstwa zadań inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, oraz podpisuje odpowiednie umowy lub zamówienia.

Inspektor systemu kontroli wewnętrznych:

(i) przeprowadza kontrole wewnętrzne członków grupy zgodnie z harmonogramem i procedurami przedstawionymi przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych;

(ii) opracowuje projekty sprawozdań z kontroli wewnętrznej na podstawie wzoru i przedkłada je w rozsądnym terminie kierownikowi systemu kontroli wewnętrznych;

(iii) przedkłada w momencie mianowania pisemne i podpisane oświadczenie o braku konfliktu interesów oraz corocznie je aktualizuje;

(iv) bierze udział w szkoleniach.”.

2) w ust. 2 dodaje się akapit w brzmieniu:

„Za niedociągnięcia w systemie kontroli wewnętrznych uznaje się co najmniej następujące sytuacje:

a) produkowanie, przetwarzanie, przygotowanie lub wprowadzanie do obrotu produktów pochodzących od członków lub jednostek produkcyjnych podlegających zawieszeniu/wycofaniu;

b) wprowadzanie do obrotu produktów, w odniesieniu do których kierownik systemu kontroli wewnętrznych zakazał stosowania odniesienia do produkcji ekologicznej w znakowaniu lub reklamie;

c) dodawanie nowych członków do wykazu członków lub zmiana działalności obecnych członków bez zastosowania wewnętrznej procedury zatwierdzania;

d) nieprzeprowadzenie corocznej fizycznej kontroli na miejscu członka grupy w danym roku;

e) niewskazanie członków, którzy zostali zawieszeni lub wycofani z wykazu członków;

f) poważne rozbieżności w ustaleniach między kontrolami wewnętrznymi przeprowadzanymi przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych a kontrolami urzędowymi przeprowadzanymi przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą;

g) poważne niedociągnięcia we wprowadzaniu odpowiednich środków lub przeprowadzaniu niezbędnych działań następczych w odpowiedzi na niezgodność stwierdzoną przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych lub przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny jednostki certyfikującej;

h) nieodpowiednia liczba inspektorów systemu kontroli wewnętrznych lub nieodpowiednie kompetencje inspektorów systemu kontroli wewnętrznych w stosunku do rodzaju, struktury, wielkości, produktów i działalności grupy oraz wielkości produkcji ekologicznej grupy.”.