Artykuł 18

Organ kontrolny lub jednostka certyfikująca prowadzą aktualizowaną elektroniczną bazę danych podmiotów i grup podmiotów. Baza danych zawiera następujące informacje:

a) nazwa (imię i nazwisko) oraz adres podmiotów lub grup podmiotów. W przypadku grupy podmiotów wielkość grupy, nazwa i adres każdego z jej członków;

b) informacje dotyczące zakresu certyfikacji, numeru certyfikatu, statusu i ważności certyfikatu;

c) status podmiotów lub grup podmiotów zarówno w okresie konwersji (łącznie z okresem konwersji), jak i zajmujących się produkcją ekologiczną;

d) poziom ryzyka podmiotów lub grup podmiotów zgodnie z art. 9;

e) w przypadku zlecenia podwykonawstwa działań, które pozostają pod kontrolą certyfikowanych podmiotów lub grup podmiotów, nazwa i adres strony trzeciej lub stron trzecich będących podwykonawcami;

f) współrzędne geograficzne i powierzchnia wszystkich jednostek produkcyjnych i pomieszczeń;

g) sprawozdania z kontroli i wyniki analizy pobranych próbek, jak również wyniki wszelkich innych przeprowadzonych kontroli, w tym kontroli przeprowadzonych w odniesieniu do przesyłek;

h) przypadki niezgodności i zastosowane środki;

i) zgłoszenia za pośrednictwem systemu, o którym mowa w art. 20 ust. 1;

j) przyznane odstępstwa oraz odpowiednie dokumenty potwierdzające zgodnie z wymogami niniejszego rozporządzenia oraz

k) wszelkie inne informacje uznane za istotne przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą.

Organ kontrolny lub jednostka certyfikująca przechowują te informacje przez okres 5 lat. Organ kontrolny lub jednostka certyfikująca udostępniają te informacje Komisji na jej wniosek.