Artykuł 14

1. Wypełniając zadania związane z wykorzystywaniem rezerwy, państwa członkowskie podejmują wszelkie niezbędne działania, w tym działania o charakterze ustawodawczym, wykonawczym i administracyjnym, aby chronić interesy finansowe Unii, w szczególności poprzez:

a) wyznaczenie podmiotu lub, gdy tak wynika z ram konstytucyjnych państwa członkowskiego, podmiotów odpowiedzialnych za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy oraz niezależnego podmiotu audytowego zgodnie z art. 63 ust. 3 rozporządzenia finansowego, a także nadzorowanie tych podmiotów;

b) utworzenie systemów zarządzania i kontroli na potrzeby rezerwy zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz zapewnienie, aby systemy te funkcjonowały w sposób skuteczny;

c) sporządzenie opisu systemów zarządzania i kontroli na potrzeby rezerwy zgodnie z wzorem określonym w załączniku III, aktualizowanie tego opisu oraz udostępnienie go Komisji na jej żądanie;

d) przekazanie Komisji danych wyznaczonego podmiotu lub wyznaczonych podmiotów oraz podmiotu, na rzecz którego należy uiszczać płatności zaliczkowe, a także potwierdzenie, że sporządzono opisy systemów zarządzania i kontroli na potrzeby rezerwy – do dnia 10 grudnia 2021 r.;

e) zapewnienie, aby wydatki wspierane w ramach innych unijnych funduszy i programów nie zostały przedstawione do otrzymania wsparcie z rezerwy;

f) zapobieganie nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywanie i korygowanie, a także unikanie konfliktu interesów; działania te obejmują zbieranie informacji na temat beneficjentów rzeczywistych odbiorców finansowania zgodnie z pkt 4a załącznika III; przepisy dotyczące zbierania i przetwarzania takich danych muszą być zgodne z mającymi zastosowanie przepisami o ochronie danych;

g) współpracę z Komisją, OLAF, Trybunałem Obrachunkowym oraz, w przypadku państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy, EPPO zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939.

Wykorzystanie oraz dostęp do danych, o których mowa w lit. f), ogranicza się do podmiotów, o których mowa w lit. a), Komisji, OLAF, Trybunału Obrachunkowego oraz EPPO, w przypadku państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939.

Państwom członkowskim oraz Komisji zezwala się na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne w celu spełnienia przez nie ich odpowiednich obowiązków wynikających z niniejszego rozporządzenia, przy czym takie przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (

3

) lub rozporządzeniem (UE) 2018/1725, w zależności od tego, które z nich ma zastosowanie.

2. Na potrzeby ust. 1 lit. a) i b) w celu wdrożenia finansowania w ramach polityki spójności lub Funduszu Solidarności Unii Europejskiej państwa członkowskie mogą wykorzystać już istniejące podmioty, na właściwym poziomie terytorialnym, oraz systemy zarządzania i kontroli.

3. Podmiot lub podmioty odpowiedzialne za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy:

a) zapewniają funkcjonowanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej;

b) ustanawiają kryteria i procedury wyboru działań, które mają zostać sfinansowane, oraz określają warunki wkładu finansowego z rezerwy;

c) weryfikują, czy działania finansowane z rezerwy są realizowane zgodnie z mającym zastosowanie prawem oraz warunkami wkładu finansowego z rezerwy oraz czy wydatki opierają się na możliwych do zweryfikowania dokumentach potwierdzających;

d) ustanawiają skuteczne procedury służące uniknięciu podwójnego finansowania tych samych kosztów z rezerwy i innych źródeł finansowania unijnego;

e) zapewniają publikację ex post zgodnie z art. 38 ust. 2–6 rozporządzenia finansowego;

f) w celu zapisywania i przechowywania w formie elektronicznej danych na temat poniesionych wydatków, które mają zostać pokryte w ramach wkładu finansowego z rezerwy, stosują system rachunkowości, który dostarcza terminowo rzetelne, kompletne i wiarygodne informacje;

g) przez okres 5 lat po upływie terminu na złożenie wniosku dotyczącego wkładu finansowego przechowują wszystkie dokumenty potwierdzające dotyczące wydatków, które mają zostać pokryte w ramach wkładu finansowego z rezerwy, oraz zamieszczają obowiązek w tym zakresie w umowach z innymi podmiotami zaangażowanymi w proces wykorzystywania rezerwy;

h) na potrzeby ust. 1 lit. f) zbierają informacje w standardowym formacie elektronicznym, aby umożliwić identyfikację odbiorców wkładu finansowego z rezerwy oraz ich beneficjentów rzeczywistych zgodnie z załącznikiem III.

4. Niezależny podmiot audytowy przeprowadza audyt systemu zarządzania i kontroli na potrzeby rezerwy oraz audyt sfinansowanych działań w celu zapewnienia Komisji niezależnej gwarancji dotyczącej skutecznego funkcjonowania tego systemu oraz zgodności z prawem i prawidłowości wydatków uwzględnionych w zestawieniach wydatków przedłożonych Komisji.

Prace audytowe prowadzone są zgodnie z przyjętymi na poziomie międzynarodowym standardami audytu.

Audyty sfinansowanych działań dotyczą wydatków na podstawie próby. Próba ta jest reprezentatywna i oparta na statystycznych metodach doboru próby.

W przypadku gdy populacja obejmuje mniej niż 300 jednostek próby, można zastosować niestatystyczną metodę doboru próby na podstawie profesjonalnego osądu niezależnego podmiotu audytowego. W takich przypadkach wielkość próby musi być wystarczająca do tego, aby niezależny podmiot audytowy sporządził ważną opinię audytową. Niestatystyczna metoda doboru próby obejmuje minimum 10 % wybranych losowo jednostek próby w populacji w danym okresie referencyjnym.

5. Komisja może przeprowadzać audyty na miejscu w siedzibie podmiotu zaangażowanego w wykorzystywanie rezerwy w odniesieniu do działań sfinansowanych z rezerwy oraz musi mieć dostęp do dokumentów potwierdzających dotyczących wydatków, które mają zostać pokryte w ramach wkładu finansowego z rezerwy.

6. Komisja zwraca szczególną uwagę na ustanowienie systemu zarządzania i kontroli na potrzeby rezerwy, w przypadku gdy państwa członkowskie nie korzystają z istniejących podmiotów wyznaczonych do wdrażania funduszy polityki spójności lub Funduszu Solidarności Unii Europejskiej. W przypadku stwierdzenia ryzyka Komisja przeprowadza ocenę, aby zapewnić skuteczne funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli na potrzeby rezerwy w zakresie zapewniania ochrony interesów finansowych Unii. Komisja informuje dane państwo członkowskie o tymczasowych wnioskach i zachęca je do przedstawienia uwag w terminie 2 miesięcy od poinformowania państwa członkowskiego o swoich tymczasowych wnioskach.