Artykuł 3

1. Systemy dobrowolne ustanawiają strukturę zarządzania, aby zapewnić na potrzeby systemu niezbędne zdolności prawne i techniczne oraz bezstronność i niezależność w wykonywaniu swoich obowiązków. W zależności od zakresu systemu dobrowolnego, powołuje się komitet techniczny lub równoważny system wsparcia ze strony ekspertów technicznych, który w określonych przypadkach umożliwia także zaangażowanie niezależnych ekspertów zewnętrznych, którzy zapewniają doradztwo w kwestiach technicznych.

2. Systemy dobrowolne w miarę możliwości włączają do struktury zarządzania i podejmowania decyzji szerokie grono przedstawicieli różnych grup zainteresowanych stron, takich jak stowarzyszenia rolników lub leśników, organizacje pozarządowe zajmujące się ochroną środowiska, społeczności rdzenne i lokalne, na które dany system może mieć wpływ, a także środowisko akademickie oraz producenci paliw. Żadna z zainteresowanych stron ani żadna grupa zainteresowanych stron nie może posiadać pozycji dominującej w procesie decyzyjnym. Decyzje podejmuje się wyłącznie, gdy zostanie uzyskane kworum większości zainteresowanych stron.

3. Systemy dobrowolne przyjmują zasady i procedury mające na celu uniknięcie konfliktu interesów przy podejmowaniu decyzji. Systemy dobrowolne egzekwują stosowanie systemu mechanizmów kontroli i równowagi jako minimalny standard w celu zapewnienia, aby żadna pojedyncza zainteresowana strona, mająca własny interes w wyniku decyzji, nie mogła wywierać decydującego wpływu na daną decyzję.

4. Jednostki certyfikujące wprowadzają zasady i procedury w zakresie integralności, aby zapewnić swoją pełną niezależność od podmiotów gospodarczych uczestniczących w systemie. Systemy dobrowolne wymagają, by jednostki certyfikujące działające w imieniu systemu były akredytowane zgodnie z normą ISO 17065 Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej.

5. System zarządzania jednostki certyfikującej ma na celu zapewnienie jak najwyższego poziomu niezależności opinii audytorów dzięki stosowaniu zasad rotacyjności audytorów lub innych istniejących w tej dziedzinie najlepszych praktyk.

6. Osoby, w przypadku których ma miejsce potencjalny konflikt interesów, zostają wyłączone z procesu podejmowania decyzji zarówno w systemie dobrowolnym, jak i w jednostce certyfikującej. Systemy dobrowolne ustanawiają odpowiednie procedury i ścieżkę audytu, aby zidentyfikować i udokumentować takie przypadki, oraz regularnie poddają je przeglądowi w ramach swoich systemów wewnętrznego monitoringu.