Artykuł 5

1. Systemy dobrowolne ustanawiają system wewnętrznego monitoringu służący weryfikacji zgodności podmiotów gospodarczych z zasadami i procedurami stosowanymi w danym systemie oraz zapewnieniu wysokiej jakości pracy wykonywanej przez audytorów jednostek certyfikujących. Monitoring wewnętrzny przeprowadza się co najmniej raz w roku i odzwierciedla on zasięg geograficzny i surowcowy systemu dobrowolnego, a także poziom ryzyka związanego z działaniami prowadzonymi przez podmioty gospodarcze. W ramach procesu monitoringu systemy dobrowolne wymagają od jednostek certyfikujących, by przedłożyły wszystkie sprawozdania z audytu, a w stosownych przypadkach także obliczenia dotyczące rzeczywistych wartości emisji gazów cieplarnianych. Działania monitoringowe obejmują losową i dobraną na podstawie analizy ryzyka próbę sprawozdań z audytu przedłożonych przez każdą jednostkę certyfikującą.

2. Systemy dobrowolne ustanawiają zasady i procedury zapewniające skuteczne podjęcie działań następczych w związku z wynikami monitoringu wewnętrznego, a w razie potrzeby zastosowanie sankcji. Na podstawie wyników monitoringu wewnętrznego podejmowane są działania naprawcze na poziomie struktury zarządzania lub procesu wewnętrznego monitoringu systemu dobrowolnego, aby poprawić jego funkcjonowanie w przyszłości. Wyniki corocznych działań monitoringowych w ramach systemu dobrowolnego podsumowuje się w rocznym sprawozdaniu z działalności, które przedkłada się Komisji.

3. Systemy dobrowolne ustanawiają procedury składania skarg na podmioty gospodarcze lub jednostki certyfikujące. Procedura skargowa jest dostępna na stronie internetowej systemu dobrowolnego i umożliwia składanie skarg drogą elektroniczną lub pocztą. Zgodnie z przepisami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 (

2

) procedura skargowa zapewnia także ochronę osobom, które zgłaszają naruszenia lub składają skargi w dobrej wierze. Na stronie internetowej zamieszcza się co najmniej wszystkie poniższe informacje:

a) informacje i dowody, które należy przedstawić w celu złożenia skargi, a także adres pocztowy lub adres e-mail, na który trzeba je przesłać;

b) wytyczne dotyczące rodzaju skarg objętych zakresem procedury;

c) opis sposobu postępowania ze skargami krok po kroku, począwszy od otrzymania pierwotnej skargi aż po jej rozpatrzenie, oraz ramy czasowe każdego etapu;

d) proces decyzyjny w odniesieniu do skarg oraz proces odwoływania się od wydanych decyzji;

e) konsekwencje stwierdzenia przez system dobrowolny niezgodności w wyniku złożenia skargi.

4. Systemy dobrowolne prowadzą rejestr wszystkich skarg i przekazują Komisji w rocznym sprawozdaniu z działalności zestawienie tych skarg. Na wniosek Komisji lub państwa członkowskiego przekazują całą dokumentację związaną ze skargą i sposobem jej rozpatrzenia.

5. Systemy dobrowolne i jednostki certyfikujące ustanawiają system zarządzania dokumentacją, który obejmuje każdy z poniższych elementów:

a) ogólną dokumentację systemu zarządzania (np. podręczniki, strategie, zdefiniowany zakres obowiązków);

b) kontrolę dokumentów i zapisów;

c) przegląd zarządczy systemu zarządzania;

d) audyty wewnętrzne/monitoring wewnętrzny;

e) procedury identyfikacji niezgodności i zarządzania niezgodnościami; oraz

f) procedury podejmowania działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie przyczyn potencjalnych niezgodności.

Dokumentację przechowuje się przez co najmniej 5 lat lub dłużej, jeśli wymagają tego odpowiednie organy krajowe.