Artykuł 12

1. W celu zachowania należytej staranności zgodnie z art. 8 podmioty wprowadzają i aktualizują zestaw procedur i środków, aby zapewnić zgodność odnośnych produktów, które wprowadzają do obrotu lub wywożą z art. 3 („system należytej staranności”).

2. Podmioty poddają system należytej staranności przeglądowi co najmniej raz w roku. Gdy podmioty dowiadują się o nowych zmianach, które mogą mieć wpływ na zachowanie systemu należytej staranności, aktualizują one system należytej staranności celem uwzględnienia w nim takich zmian. Podmioty przechowują zapisy takich zmian w swoich systemach należytej staranności przez okres pięciu lat.

3. Podmioty nienależące do kategorii MŚP, w tym mikroprzedsiębiorstwa lub osoby fizyczne, corocznie, w jak najszerszym zakresie, także w internecie, podają do wiadomości publicznej sprawozdanie dotyczące ich systemu należytej staranności, w tym podejmowanych przez nie kroków w zakresie spełnienia swych obowiązków określonych w art. 8. Podmioty objęte również zakresem stosowania innych aktów prawnych Unii określających wymogi w zakresie należytej staranności w łańcuchu wartości mogą wypełniać swoje obowiązki sprawozdawcze wynikające z niniejszego ustępu, podając wymagane informacje przy sporządzaniu sprawozdań w kontekście tych innych aktów prawnych Unii.

4. Bez uszczerbku dla unijnych przepisów o ochronie danych sprawozdawczość, o której mowa w ust. 3 zawiera następujące informacje dotyczące odnośnych towarów i odnośnych produktów:

a) podsumowanie informacji, o których mowa w art. 9 ust. 1 lit. a), b) i c);

b) wnioski z oceny ryzyka przeprowadzonej zgodnie z art. 10 i środki podjęte na podstawie art. 11 oraz opis informacji i dowodów uzyskanych i wykorzystanych do oceny ryzyka;

c) w stosownych przypadkach, opis procesu konsultacji z ludnością rdzenną, społecznościami lokalnymi i innymi posiadaczami zwyczajowego prawa własności ziemi lub organizacjami społeczeństwa obywatelskiego obecnymi na obszarze produkcji odnośnych towarów i odnośnych produktów.

5. Podmioty przechowują wszelką dokumentację związaną z należytą starannością, taką jak wszystkie zapisy, środki i procedury zgodne z art. 8, przez okres co najmniej pięciu lat. Udostępniają tę dokumentację na żądanie właściwych organów.