Artykuł 111

1. Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.

Na koniec okresów, o których mowa w art. 114, niewykorzystane saldo zobowiązań budżetowych jest umarzane.

Przy wykonywaniu operacji właściwy urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby wydatki były zgodne z Traktatami, budżetem, niniejszym rozporządzeniem oraz innymi aktami przyjętymi na podstawie Traktatów, a także z zasadą należytego zarządzania finansami.

2. Zobowiązania budżetowe oraz zobowiązania prawne zaciąga ten sam urzędnik zatwierdzający, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków. W szczególności w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną zobowiązania prawne mogą być zaciągane przez szefów delegatur Unii lub, w razie ich nieobecności, przez ich zastępców, na polecenie właściwego urzędnika zatwierdzającego Komisji, który pozostaje jednakże w pełni odpowiedzialny za operację leżącą u podstaw takiego zobowiązania. Pracownicy zatrudnieni przez Komisję w dziedzinie operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i z pomocą humanitarną mogą podpisywać zobowiązania prawne powiązane z płatnościami dokonanymi z rachunków zaliczkowych o wartości nieprzekraczającej 2 500 EUR.

Właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązanie budżetowe przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego wobec osób trzecich, zasileniem rezerw na zobowiązania finansowe, o którym mowa w art. 214, lub przeniesieniem środków do funduszu powierniczego Unii, o którym mowa w art. 238.

Akapit drugi niniejszego ustępu nie ma zastosowania:

a) do zobowiązań prawnych zaciągniętych po ogłoszeniu sytuacji kryzysowej w ramach planu ciągłości działania, zgodnie z procedurami przyjętymi przez Komisję lub jakąkolwiek inną instytucję Unii w ramach jej autonomii administracyjnej;

b) w przypadku operacji w dziedzinie pomocy humanitarnej, ochrony ludności i pomocy w zakresie zarządzania kryzysowego, jeżeli zapewnienie efektywnej interwencji Unii wymaga, aby Unia natychmiast zaciągnęła zobowiązanie prawne wobec osób trzecich, a nie jest możliwe wcześniejsze zaciągnięcie indywidualnego zobowiązania budżetowego;

c) do darowizn o charakterze niefinansowym.

W przypadkach, o których mowa w akapicie trzecim lit. b), zobowiązanie budżetowe jest zaciągane niezwłocznie po zaciągnięciu zobowiązania prawnego wobec osób trzecich.

3. Właściwy urzędnik zatwierdzający poświadcza zasadność wydatku, wyrażając zgodę na zaliczenie danej pozycji wydatków w ciężar budżetu, po weryfikacji dokumentów potwierdzających należność wierzyciela zgodnie z warunkami określonymi w zobowiązaniu prawnym, jeżeli takie zobowiązanie prawne istnieje. W tym celu właściwy urzędnik zatwierdzający:

a) sprawdza istnienie należności wierzyciela;

b) stwierdza lub sprawdza prawdziwość i kwotę roszczenia za pomocą adnotacji „potwierdzenie za zgodność”;

c) sprawdza warunki, zgodnie z którymi płatność jest wymagalna.

Niezależnie od akapitu pierwszego poświadczenie zasadności wydatku ma zastosowanie również do okresowych lub końcowych sprawozdań niezwiązanych z wnioskiem o płatność, w którym to przypadku skutki dla systemu rachunkowości są ograniczone do kont księgi głównej.

4. Decyzja o poświadczeniu zasadności wydatków wydawana jest przy użyciu elektronicznie zabezpieczonego podpisu zgodnie z art. 149 przez urzędnika zatwierdzającego lub przez pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie umocowanego w drodze formalnej decyzji przez urzędnika zatwierdzającego lub, w wyjątkowych przypadkach, w odniesieniu do obiegu dokumentów w wersji papierowej decyzja ta wyrażona jest w formie stempla zawierającego taki podpis.

Za pomocą adnotacji „potwierdzenie za zgodność” właściwy urzędnik zatwierdzający, lub pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie umocowany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, poświadcza, że:

a) w przypadku płatności zaliczkowych – spełnione zostały warunki w zobowiązaniu prawnym wymagane do dokonania płatności zaliczkowej;

b) w przypadku płatności okresowych i płatności salda odnoszących się do zamówień – przewidziane w zamówieniu usługi, dostawy lub roboty budowlane zostały prawidłowo wykonane;

c) w przypadku płatności okresowych i płatności salda odnoszących się do dotacji – działanie lub program prac realizowane przez beneficjenta są pod każdym względem zgodne z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji, w tym również, w stosownych przypadkach, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta są kwalifikowalne.

W przypadku, o którym mowa w akapicie drugim lit. c), szacunkowych kosztów nie uznaje się za spełniające warunki kwalifikowalności określone w art. 189 ust. 3. Ta sama zasada ma zastosowanie również do okresowych i końcowych sprawozdań niezwiązanych z wnioskiem o płatność.

5. W celu zatwierdzenia wydatku właściwy urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków, wystawia zlecenie płatnicze, aby polecić księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego zasadność została uprzednio poświadczona.

W przypadku gdy dokonywane są okresowe płatności z tytułu świadczonych usług, w tym również usług najmu, lub z tytułu dostaw towarów, urzędnik zatwierdzający może, z zastrzeżeniem przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka, zarządzić stosowanie systemu polecenia zapłaty z rachunku zaliczkowego. Stosowanie takiego systemu może być również zarządzone, jeżeli wyraźnie zezwala na to księgowy zgodnie z art. 86 ust. 3.