Artykuł 144

1. Informacje wymieniane w ramach systemu wczesnego wykrywania i wykluczania, o którym mowa w art. 137, muszą być scentralizowane w bazie danych utworzonej przez Komisję (zwanej dalej „bazą danych”) oraz zarządzane zgodnie z prawem do prywatności i innymi prawami przewidzianymi w rozporządzeniu (UE) 2018/1725.

Właściwy urzędnik zatwierdzający zapisuje w bazie danych informacje dotyczące przypadków wczesnego wykrywania, wykluczania lub kar finansowych, po uprzednim powiadomieniu danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2. W wyjątkowych okolicznościach można wstrzymać się z takimi powiadomieniem, jeżeli istnieją istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego, dopóki takie istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności nie ustaną.

Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725 Komisja na wniosek informuje osobę lub podmiot objęte systemem wczesnego wykrywania i wykluczania, o którym mowa w art. 137 ust. 2 o danych przechowywanych w bazie danych odnoszących się do tej osoby lub tego podmiotu.

Informacje zawarte w bazie danych są aktualizowane, w stosownych przypadkach, po poprawieniu, usunięciu lub jakiejkolwiek modyfikacji danych. Informacje te publikuje się wyłącznie zgodnie z art. 142.

2. System wczesnego wykrywania i wykluczania opiera się na faktach i ustaleniach, o których mowa w art. 138 ust. 3 akapit czwarty, oraz na przekazywaniu Komisji informacji, w szczególności przez:

a) EPPO w odniesieniu do państw członkowskich uczestniczących we wzmocnionej współpracy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939, lub OLAF zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013, w przypadku gdy z trwającego lub zakończonego dochodzenia wynika, że wskazane mogłoby być podjęcie środków lub działań zapobiegawczych w celu ochrony interesów finansowych Unii, przy należytym poszanowaniu praw procesowych i praw podstawowych oraz z należytym uwzględnieniem zasady ochrony informatorów;

b) urzędnika zatwierdzającego Komisji, urzędu europejskiego ustanowionego przez Komisję lub agencji wykonawczej;

c) instytucję Unii, urząd europejski, agencję, inne niż te, o których mowa w lit. b) niniejszego ustępu, lub organ lub osobę, którym powierzono realizację działań w ramach WPZiB;

d) podmioty wykonujące budżet na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) oraz osoby i podmioty wykonujące środki finansowe, w przypadku gdy budżet jest wykonywany na podstawie art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) z udziałem państw członkowskich, w przypadkach faktów i ustaleń stwierdzonych wyłącznie w kontekście prawomocnych wyroków lub ostatecznych decyzji administracyjnych odnośnie do podstaw określonych w art. 138 ust. 1 lit. c) pkt (iv) i lit. d), a także wykrytych nadużyć finansowych lub nieprawidłowości oraz związanych z nimi działań następczych, w przypadku gdy przekazywanie informacji jest wymagane przez przepisy sektorowe;

e) osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii zgodnie z art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), w przypadkach wykrycia nadużycia finansowego lub nieprawidłowości oraz związanych z nimi działań następczych.

3. Z wyjątkiem przypadków gdy informacje mają być przedłożone zgodnie z przepisami sektorowymi, informacje przekazywane na mocy ust. 2 niniejszego artykułu obejmują:

a) wskazanie danego podmiotu lub danej osoby;

b) zestawienie wykrytych ryzyk lub odnośnych faktów;

c) informacje, które mogłyby pomóc urzędnikowi zatwierdzającemu w dokonaniu sprawdzenia, o którym mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, lub podjęciu decyzji o wykluczeniu, o której mowa w art. 138 ust. 1 lub 3, lub decyzji o nałożeniu kary finansowej, o której mowa w art. 140;

d) w stosownych przypadkach wszelkie środki szczególne niezbędne, aby zapewnić poufność przekazywanych informacji, łącznie ze środkami zabezpieczania dowodów w celu ochrony dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego.

4. Komisja niezwłocznie przekazuje informacje, o których mowa w ust. 3, swoim urzędnikom zatwierdzającym oraz urzędnikom zatwierdzającym swoich agencji wykonawczych, wszystkich innych instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich i agencji, za pośrednictwem bazy danych, o której mowa w ust. 1, aby umożliwić im dokonanie niezbędnego sprawdzenia w odniesieniu do toczących się procedur wyboru oraz istniejących zobowiązań prawnych.

Dokonując takiego sprawdzenia, właściwy urzędnik zatwierdzający wykonuje swoje uprawnienia określone w art. 74 oraz nie może wykraczać poza to, co przewidziano w warunkach określonych w procedurze wyboru i w zobowiązaniach prawnych.

Okres przechowywania informacji związanych z wczesnym wykryciem przekazanych zgodnie z ust. 3 niniejszego artykułu nie może przekraczać roku. Jeżeli w tym okresie właściwy urzędnik zatwierdzający zwróci się do zespołu o wydanie zalecenia w sprawie dotyczącej wykluczenia lub kar finansowych, okres przechowywania może zostać przedłużony do czasu podjęcia decyzji przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

5. Komisja udziela wszystkim osobom i podmiotom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu zgodnie z art. 62 dostępu do informacji dotyczących decyzji o wykluczeniu na podstawie art. 138, aby umożliwić im sprawdzenie, czy w systemie wczesnego wykrywania i wykluczania odnotowano wykluczenie, przy udzielaniu zamówień lub wyborze beneficjentów w celu wykonania środków finansowych Unii.

Z wyjątkiem sytuacji, gdy wykonanie budżetu powierza się osobom lub podmiotom na mocy art. 62 ust. 1 akapit pierwszy lit. c), zgodnie z warunkami, o których mowa w art. 157 ust. 4, wszystkie osoby i podmioty uczestniczące w wykonywaniu budżetu wykonują takie decyzje wobec osób lub podmiotów ubiegających się o środki finansowe Unii lub wybranych do ich wykonania.

6. W ramach swojego rocznego sprawozdania dla Parlamentu Europejskiego i Rady, zgodnie z art. 325 ust. 5 TFUE, Komisja przedstawia zbiorcze informacje dotyczące decyzji podjętych przez właściwych urzędników zatwierdzających na podstawie art. 137–144 niniejszego rozporządzenia. W sprawozdaniu tym przedstawia się także dalsze informacje dotyczące wszelkich decyzji podjętych przez właściwych urzędników zatwierdzających na podstawie art. 138 ust. 9 akapit pierwszy lit. b) niniejszego rozporządzenia i art. 142 ust. 2 niniejszego rozporządzenia oraz dotyczące wszelkich decyzji właściwych urzędników zatwierdzających, które są odmienne od zalecenia zespołu na mocy art. 145 ust. 6 akapit trzeci niniejszego rozporządzenia.

Informacje, o których mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, przedstawia się z należytym uwzględnieniem wymogów dotyczących poufności; informacje te w szczególności nie mogą pozwalać na zidentyfikowanie danej osoby lub danego podmiotu, o których mowa w art. 137 ust. 2.