Artykuł 74

1. Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny w danej instytucji Unii za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym również poprzez zapewnienie sprawozdawczości dotyczącej wykonania, oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów zgodności z prawem i prawidłowości oraz równego traktowania odbiorców.

2. Do celów ust. 1 niniejszego artykułu delegowany urzędnik zatwierdzający – zgodnie z art. 36 oraz minimalnymi standardami przyjętymi przez poszczególne instytucje Unii, a także z należytym uwzględnieniem ryzyk związanych ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań – wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków. Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich efektywność kosztową oraz aspekty dotyczące wykonania.

3. W celu wykonania wydatków właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i zobowiązania prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności oraz podejmuje działania wstępne niezbędne do wykonania środków.

4. W celu wykonania dochodów właściwy urzędnik zatwierdzający sporządza szacunki kwot należnych, ustala należności do odzyskania oraz wystawia nakazy odzyskania środków. W stosownych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania ustalonych należności.

5. Aby zapobiec błędom i nieprawidłowościom przed zatwierdzeniem operacji oraz aby ograniczyć ryzyko nieosiągnięcia celów, każda operacja podlega co najmniej kontroli ex ante w zakresie operacyjnych i finansowych aspektów operacji, przeprowadzanej na podstawie wieloletniej strategii kontroli, w której uwzględniono ryzyko. Jak określono w art. 36 ust. 11, do przeprowadzania kontroli ex ante wykorzystuje się, w stosownych przypadkach, zautomatyzowane narzędzia informatyczne i powstające technologie.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę wyniki wcześniejszych kontroli, a także względy związane z ryzykiem i efektywnością kosztową, w oparciu o przeprowadzoną przez urzędnika zatwierdzającego analizę ryzyka. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności odnośnych operacji zwraca się – w ramach kontroli ex ante – z wnioskiem o przedstawienie dodatkowych informacji lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności.

Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy, którzy dokonują sprawdzenia, nie mogą podlegać pracownikom, którzy zainicjowali operację.

6. Delegowany urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu wykrywania i korygowania błędów i nieprawidłowości w operacjach już po ich zatwierdzeniu. Kontrole takie mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka i muszą uwzględniać wyniki wcześniejszych kontroli, jak również ich efektywność kosztową oraz aspekty dotyczące wykonania. Jak określono w art. 36 ust. 11, do przeprowadzania kontroli ex post wykorzystuje się, w stosownych przypadkach, zautomatyzowane narzędzia informatyczne i powstające technologie.

Kontrole ex post przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex ante. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie mogą podlegać pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.

Przepisy i zasady, w tym również ramy czasowe, dotyczące prowadzenia audytów wobec beneficjentów muszą być jasne, spójne i przejrzyste oraz udostępniane beneficjentom w momencie podpisywania umowy o udzielenie dotacji.

7. Właściwi urzędnicy zatwierdzający oraz pracownicy odpowiedzialni za wykonanie budżetu muszą posiadać niezbędne umiejętności zawodowe.

W każdej instytucji Unii delegowany urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:

a) subdelegowani urzędnicy zatwierdzający i ich pracownicy otrzymywali regularnie aktualizowane i odpowiednie informacje dotyczące standardów kontroli oraz metod i technik dostępnych w tym celu, a także aby byli w tym zakresie odpowiednio szkoleni;

b) w razie potrzeby podejmowane były środki w celu zapewnienia skutecznego i efektywnego funkcjonowania systemów kontroli zgodnie z ust. 2.

8. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadą należytego zarządzania finansami lub regułami zawodowymi, których ten pracownik ma obowiązek przestrzegać, informuje o tym odpowiednio swojego przełożonego. Jeżeli pracownik dokonuje tego w formie pisemnej, przełożony odpowiada w formie pisemnej. Jeżeli przełożony nie podejmie jakichkolwiek działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie takie nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik informuje delegowanego urzędnika zatwierdzającego w formie pisemnej. Jeżeli urzędnik ten nie udzieli odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w terminie miesiąca, pracownik informuje odnośny zespół, o którym mowa w art. 145.

W przypadku jakiejkolwiek niezgodnej z prawem działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą szkodzić interesom Unii, pracownik informuje organy i podmioty wyznaczone w regulaminie pracowniczym oraz w decyzjach instytucji Unii dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym niezgodnym z prawem działaniom szkodzącym interesom Unii. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania delegowanego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach niezgodnej z prawem działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą szkodzić interesom Unii.

9. Delegowany urzędnik zatwierdzający składa swojej instytucji Unii sprawozdanie z wykonania obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności, zawierającego informacje finansowe oraz informacje dotyczące zarządzania, w tym również wyniki kontroli, deklarując, że o ile w jakichkolwiek zastrzeżeniach co do określonych obszarów dochodów i wydatków nie wskazano inaczej, ma on wystarczającą pewność, że:

a) informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji;

b) zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami; oraz

c) wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje zgodności z prawem i prawidłowości operacji leżących u podstaw rozliczeń.

Roczne sprawozdanie z działalności obejmuje informacje o przeprowadzonych działaniach, z odniesieniem do celów i aspektów dotyczących wykonania, określonych w planach strategicznych, ryzyka związanego z tymi działaniami, wykorzystania zapewnionych zasobów oraz efektywności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej. Sprawozdanie zawiera również ogólną ocenę kosztów kontroli i korzyści z kontroli, jak również ocenę tego, w jakim zakresie zatwierdzone wydatki operacyjne przyczyniły się do osiągnięcia strategicznych celów Unii i wygenerowały unijną wartość dodaną. Komisja przygotowuje podsumowanie rocznych sprawozdań z działalności za poprzedni rok.

Roczne sprawozdania za rok budżetowy z działalności urzędników zatwierdzających oraz, w stosownych przypadkach, delegowanych urzędników zatwierdzających instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich i agencji publikuje się do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego na stronach internetowych poszczególnych instytucji Unii, organów Unii, urzędów europejskich lub agencji w łatwo dostępny sposób, z zastrzeżeniem należycie uzasadnionych względów dotyczących poufności i bezpieczeństwa.

10. W odniesieniu do każdego roku budżetowego delegowany urzędnik zatwierdzający rejestruje umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, zgodnie z załącznikiem I pkt 11.1 lit. a)–f) oraz pkt 39. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby ð procedur udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w porównaniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana dla danej instytucji Unii, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji Unii, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja Unii przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie dotyczące procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania rocznych sprawozdań z działalności, o którym mowa w ust. 9 niniejszego artykułu.