Artykuł 98

1. W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający:

a) sprawdza istnienie długu;

b) określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę długu; oraz

c) sprawdza warunki, zgodnie z którymi dług jest wymagalny.

Ustalenie należności stanowi uznanie prawa Unii w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie prawa do żądania od dłużnika spłaty długu.

2. Wszelkie należności uznane za pewne, o określonej wartości i wymagalne, są ustalane nakazem odzyskania środków, za pomocą którego właściwy urzędnik zatwierdzający poleca księgowemu odzyskać należność. Następnie wystawiana jest nota debetowa, którą przesyła się dłużnikowi, z wyjątkiem przypadków, gdy procedura odstąpienia od odzyskania należności zostaje przeprowadzona natychmiast zgodnie z ust. 4 akapit drugi. Zarówno nakaz odzyskania środków, jak i notę debetową sporządza właściwy urzędnik zatwierdzający.

Urzędnik zatwierdzający przesyła notę debetową natychmiast po ustaleniu należności i nie później niż w terminie pięciu lat od momentu, w którym instytucja Unii mogła – w normalnych okolicznościach – dochodzić swojej wierzytelności. Taki okres nie ma zastosowania w przypadkach, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający ustali, że, pomimo podjętych przez instytucję Unii starań, opóźnienie w działaniu wynikało z zachowania dłużnika.

3. W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:

a) należność była pewna, czyli nie podlegała jakimkolwiek warunkom;

b) należność była w określonej wysokości, dokładnie wyrażonej w środkach pieniężnych;

c) należność była wymagalna i nie podlegała jakiemukolwiek terminowi płatności;

d) dane dłużnika były poprawne;

e) kwota była zapisana we właściwej pozycji w budżecie;

f) dokumenty potwierdzające były prawidłowe; oraz

g) przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do kryteriów, o których mowa w art. 101 ust. 2 akapit pierwszy lit. a) lub b).

4. Nota debetowa ma na celu poinformowanie dłużnika o tym, że:

a) Unia ustaliła należność;

b) jeżeli spłata zadłużenia nastąpi w terminie określonym w nocie debetowej, odsetki za zwłokę nie zostaną naliczone;

c) w przypadku niedokonania spłaty zadłużenia w terminie, o którym mowa w lit. b) niniejszego ustępu, zadłużenie obciążone zostaje odsetkami naliczanymi według stopy procentowej, o której mowa w art. 99, bez uszczerbku dla jakichkolwiek mających zastosowanie szczególnych uregulowań;

d) w przypadku niedokonania spłaty zadłużenia przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), instytucja Unii odzyska należności w drodze potrącenia albo wyegzekwowania wszelkich uprzednio złożonych gwarancji;

e) księgowy może w wyjątkowych okolicznościach, po uprzednim poinformowaniu dłużnika o przyczynach i terminie odzyskiwania przez potrącenie, odzyskać w ten sposób należności przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), jeżeli jest to niezbędne dla ochrony interesów finansowych Unii oraz gdy księgowy ma uzasadnione powody, aby sądzić, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona;

f) jeżeli, po podjęciu wszystkich działań, o których mowa w lit. a)–e) niniejszego akapitu, kwota nie została w pełni odzyskana, instytucja Unii odzyska ją w drodze wyegzekowania decyzji uzyskanej zgodnie z art. 100 ust. 2 albo w drodze postępowania sądowego.

W przypadku gdy po sprawdzeniu danych dłużnika lub na podstawie innych mających znaczenie informacji dostępnych w danym momencie oczywiste jest, że długu dotyczy jeden z przypadków, o których mowa w art. 101 ust. 2 akapit pierwszy lit. a) lub b), lub że nota debetowa nie została przesłana zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu, urzędnik zatwierdzający podejmuje – po ustaleniu należności – decyzję o bezpośrednim odstąpieniu od odzyskania należności zgodnie z art. 101, bez przesyłania noty debetowej, w porozumieniu z księgowym.

We wszystkich innych przypadkach urzędnik zatwierdzający drukuje notę debetową i przesyła ją dłużnikowi. Księgowy zostaje poinformowany o wysłaniu noty debetowej za pośrednictwem systemu informacji finansowej.

5. Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.