Artykuł 8

1. Przewodniczący kolegium ustala częstotliwość posiedzeń kolegium, uwzględniając zadania kolegium określone w art. 120 rozporządzenia (UE) 2023/1114 i ewentualne wnioski członków kolegium.

2. Przewodniczący kolegium zwołuje co najmniej jedno posiedzenie kolegium rocznie. Przewodniczący kolegium decyduje, czy posiedzenie zwołuje się w trybie stacjonarnym czy zdalnym, w zależności od celów, jakie przewodniczący kolegium wyznaczył na dane posiedzenie.

3. Członkowie kolegium mogą zwrócić się do przewodniczącego kolegium o zwołanie posiedzenia kolegium. Przewodniczący kolegium podaje powody ewentualnego odrzucenia takiego wniosku.

4. Przewodniczący kolegium przesyła proponowany porządek obrad kolegium wszystkim członkom kolegium i zwraca się do nich o zaproponowanie ewentualnych dodatkowych punktów porządku obrad. Przewodniczący kolegium bierze pod uwagę wszelkie propozycje dotyczące punktów porządku obrad przedstawione przez członków, a na żądanie wyjaśnia powód nieuwzględnienia tych propozycji.

5. Członkowie kolegium, którzy uczestniczą w określonym posiedzeniu lub działaniu kolegium, wymieniają się dokumentami i materiałami stanowiącymi wkład do dokumentów roboczych z wystarczająco dużym wyprzedzeniem, aby umożliwić wszystkim uczestnikom tego posiedzenia lub działania czynny udział w dyskusji.