Artykuł 4

1. Do celów art. 62 ust. 2 lit. f) oraz i) rozporządzenia (UE) 2023/1114 ubiegający się o zezwolenie przekazują właściwemu organowi następujące informacje na temat swoich zasad zarządzania i mechanizmów kontroli wewnętrznej:

a) szczegółowy opis struktury organizacyjnej ubiegającego się o zezwolenie, w stosownych przypadkach obejmującej grupę, w tym wskazanie podziału zadań i uprawnień oraz odpowiedniej hierarchii służbowej oraz wdrożonych rozwiązań w zakresie kontroli wewnętrznej, wraz ze schematem organizacyjnym;

b) dane osobowe osób kierujących poszczególnymi funkcjami wewnętrznymi (kierowniczymi, nadzorczymi i kontroli wewnętrznej), w tym miejsce ich przebywania oraz życiorys z uwzględnieniem odpowiedniego wykształcenia, szkolenia i doświadczenia zawodowego, a także opis wiedzy, umiejętności i doświadczenia niezbędnych do wykonywania obowiązków przypisanych tym osobom;

c) polityki i procedury, które są dostatecznie skuteczne, aby zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia (UE) 2023/1114, zgodnie z art. 68 ust. 4 tego rozporządzenia, oraz szczegółowy opis rozwiązań zapewniających, aby odpowiedni personel był świadomy procedur, których należy przestrzegać w celu właściwego wykonywania swoich obowiązków, w tym szczegółowy opis procedur zgłaszania przez personel ubiegającego się o zezwolenie potencjalnych lub faktycznych naruszeń rozporządzenia (UE) 2023/1114 zgodnie z art. 116 tego rozporządzenia;

d) szczegółowy opis rozwiązań dotyczących dokumentowania działalności i organizacji wewnętrznej ubiegającego się o zezwolenie zgodnie z art. 68 ust. 9 rozporządzenia (UE) 2023/1114, w tym rozwiązania ubiegającego się o zezwolenie w zakresie prowadzenia dokumentacji zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji ustanawiającym standardy techniczne przyjęte na podstawie art. 68 ust. 10 lit. b) rozporządzenia (UE) 2023/1114;

e) rozwiązania umożliwiające organowi zarządzającemu ocenę i okresowe przeglądy skuteczności ustaleń dotyczących polityki i procedur wprowadzonych w celu wypełnienia obowiązków określonych w tytule V rozdziały 2 i 3 rozporządzenia (UE) 2023/1114 zgodnie z art. 68 ust. 6 tego rozporządzenia, w tym wszystkie następujące elementy:

(i) określenie osób sprawujących kontrolę wewnętrzną odpowiedzialnych za monitorowanie tych ustaleń dotyczących polityki i procedur wraz z zakresem ich odpowiedzialności i podległością służbową wobec organu zarządzającego u ubiegającego się o zezwolenie;

(ii) wskazanie częstotliwości składania organowi zarządzającemu u ubiegającego się o zezwolenie przez osoby sprawujące kontrolę wewnętrzną sprawozdań na temat skuteczności tych ustaleń dotyczących polityki i procedur;

(iii) wyjaśnienie określające:

1) sposób, w jaki ubiegający się o zezwolenie zapewnia, aby osoby sprawujące kontrolę wewnętrzną działały niezależnie i oddzielnie od funkcji, które kontrolują;

2) czy osoby sprawujące kontrolę wewnętrzną mają dostęp do niezbędnych zasobów i informacji;

3) czy te osoby sprawujące kontrolę wewnętrzną mogą składać sprawozdania bezpośrednio organowi zarządzającemu u ubiegającego się o zezwolenie zarówno co najmniej raz w roku, jak i doraźnie, w tym w przypadku wykrycia znacznego ryzyka niewypełnienia przez ubiegającego się o zezwolenie jego obowiązków wynikających z rozporządzenia (UE) 2023/1114;

(iv) opis systemów ICT, zabezpieczeń i mechanizmów kontroli wprowadzonych w celu monitorowania działalności ubiegającego się o zezwolenie i przestrzegania przepisów tytułu V rozdziały 2 i 3 rozporządzenia (UE) 2023/1114, w tym systemów awaryjnych, oraz systemów ICT i mechanizmów kontroli ryzyka, jeżeli informacje te nie są przekazywane zgodnie z art. 9 niniejszego rozporządzenia;

f) w stosownych przypadkach opis rozwiązań wprowadzonych w celu zapobiegania nadużyciom na rynku i ich wykrywania zgodnie z art. 92 rozporządzenia (UE) 2023/1114;

g) czy ubiegający się o zezwolenie wyznaczył lub wyznaczy audytorów zewnętrznych, a jeżeli tak, ich imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe, jeżeli są dostępne;

h) zasady i procedury rachunkowości, zgodnie z którymi ubiegający się o zezwolenie będzie dokumentował i zgłaszał swoje informacje finansowe, w tym daty początku i końca stosowanego roku obrachunkowego.

2. Zgodnie z art. 72 rozporządzenia (UE) 2023/1114 w celu zidentyfikowania konfliktów interesów, zapobiegania im, zarządzania nimi i ich ujawniania ubiegający się o zezwolenie przekazują właściwemu organowi wszystkie następujące informacje dotyczące zarządzania konfliktami interesów:

a) kopię polityki ubiegającego się o zezwolenie dotyczącej konfliktów interesów wraz z opisem sposobu, w jaki polityka ta:

(i) zapewnia, aby ubiegający się o zezwolenie identyfikował konflikty interesów, zapobiegał im i zarządzał nimi zgodnie z art. 72 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2023/1114 oraz ujawniał konflikty interesów zgodnie z art. 72 ust. 2 tego rozporządzenia;

(ii) jest współmierna do skali, charakteru i zakresu usług w zakresie kryptoaktywów, które ubiegający się o zezwolenie zamierza świadczyć, oraz do pozostałej działalności grupy, do której należy ubiegający się o zezwolenie;

(iii) zapewnia, aby polityka, procedury i uzgodnienia dotyczące wynagrodzeń nie powodowały konfliktu interesów;

b) w jaki sposób polityka ubiegającego się o zezwolenie dotycząca konfliktów interesów zapewnia zgodność z rozporządzeniem delegowanym Komisji ustanawiającym standardy techniczne przyjęte na podstawie art. 72 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2023/1114, w tym informacje na temat systemów i rozwiązań wprowadzonych przez ubiegającego się o zezwolenie w celu:

(i) monitorowania, oceny i przeglądu skuteczności polityki dotyczącej konfliktów interesów oraz wyeliminowania wszelkich niedociągnięć;

(ii) ewidencjonowania przypadków konfliktu interesów, obejmującego identyfikację, ocenę, środki zaradcze oraz fakt, czy przypadek został ujawniony klientowi.