Artykuł 4

1. Komisję odwoławczą wspiera kancelaria. Personel odpowiedzialny za pracę kancelarii nie może uczestniczyć w żadnym postępowaniu Agencji dotyczącym decyzji, od których przysługuje odwołanie, i wykonuje swoje obowiązki pod nadzorem i zgodnie z instrukcjami przewodniczącego.

2. Personel kancelarii wspiera komisję odwoławczą w wykonywaniu jej obowiązków, a w szczególności w realizacji następujących zadań:

a) rejestrowanie odwołań i przydzielanie numerów do wszystkich zarejestrowanych odwołań;

b) przekazywanie komisji odwoławczej i wszystkim stronom informacji, o których mowa w lit. a);

c) odbiór, przekazywanie i bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z postępowaniem odwoławczym;

d) komunikowanie się ze stronami i realizacja funkcji pomocniczych związanych z postępowaniem;

e) informowanie stron o składzie komisji, która będzie rozpatrywać daną sprawę, oraz niezwłoczne powiadamianie o wszelkich zmianach w tym składzie;

f) weryfikowanie, czy dotrzymano wszystkich terminów i innych formalnych warunków dotyczących składania odwołań, oraz powiadamianie o tym przewodniczącego komisji odwoławczej;

g) sporządzanie, w razie konieczności, protokołu z postępowania ustnego.