Artykuł 1

1. W celu powiadomienia ESMA o istotnej zmianie, jak określono w art. 24 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2023/2631, kontrolerzy zewnętrzni korzystają ze standardowych formularzy i wzorów określonych w załączniku do niniejszego rozporządzenia.

Kontrolerzy zewnętrzni przedkładają wymagane informacje w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, który:

a) zapewnia dostępność informacji zawartych w tych formularzach dla ESMA przez 45 dni roboczych;

b) umożliwia odtworzenie informacji bez zmian.

Przy przedkładaniu standardowych formularzy i wzorów kontrolerzy zewnętrzni zapewniają, aby:

a) dokumenty przedłożone wraz ze standardowym formularzem były wyraźnie oznaczone jako zawierające wymagane informacje;

b) każdemu dokumentowi zawierającemu informacje przypisano niepowtarzalny numer referencyjny;

c) w informacjach określono, do którego wymogu rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2025/2179 (5) lub rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2026/544 (6) informacje te się odnoszą, oraz wskazano dokument, w którym informacje te są zawarte.

W przypadku gdy wymóg rozporządzenia (UE) 2023/2631 nie ma zastosowania do powiadomienia, kontrolerzy zewnętrzni zaznaczają to w standardowym formularzu i przedstawiają odpowiednie wyjaśnienie.

2. Kontrolerzy zewnętrzni dołączają do standardowego formularza pismo podpisane przez członka kadry kierowniczej najwyższego szczebla tego kontrolera zewnętrznego potwierdzające, że informacje przedłożone w standardowym formularzu są dokładne i kompletne zgodnie z najlepszą wiedzą tego członka, na dzień przedłożenia tego standardowego formularza.

3. ESMA przechowuje dane osobowe związane z powiadomieniami o istotnych zmianach w informacjach przekazanych w celu rejestracji w charakterze kontrolera zewnętrznego tak długo, jak jest to konieczne do oceny powiadomienia, ale nie dłużej niż pięć lat od dnia, w którym kontroler zewnętrzny przestał pełnić swoją funkcję. Kontrolerzy zewnętrzni przechowują dane osobowe związane z powiadomieniami o istotnych zmianach w informacjach przekazanych w celu rejestracji tak długo, jak jest to konieczne, ale nie dłużej niż pięć lat.