§ 3

1. Wpis w karcie ewidencyjnej, księdze inwentarzowej i księdze depozytów zawiera możliwe do ustalenia, następujące dane identyfikacyjne zabytku: określenie autorstwa lub wytwórcy, pochodzenie, wartość w dniu nabycia, czas i miejsca powstania, materiał, techniki wykonania, wymiary, ewentualnie jego wagę oraz określenie cech charakterystycznych. W razie braku danych identyfikacyjnych wpisuje się w odpowiedniej rubryce księgi wyraz „nieznane”. 2. Księgi, o których mowa w ust. 1, powinny posiadać ponumerowane i przesznurowane karty, a końce sznurów opieczętowane. Liczbę kart stwierdza dyrektor muzeum, umieszczając na okładce stosowną klauzulę i podpis.

3. W przypadku likwidacji muzeum, karty ewidencyjne, księgę inwentarzową i księgę depozytów wraz z dokumentami dotyczącymi nabycia muzealiów przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. 4. Wpisy do dokumentacji ewidencyjnej wymienionej w § 1 ust. 2 dokonywane są w sposób trwały i czytelny. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek zacieranie treści dokonywanych zapisów. Koniecznych poprawek dokonuje się czerwonym atramentem i potwierdza podpisem upoważnionej osoby.

5. Dopuszczalne jest utworzenie księgi inwentarzowej z wydruków komputerowych pod warunkiem umieszczenia w niej danych określonych w ust. 1 i 2. 6. Komisyjna kontrola zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów powinna odbywać się co pięć lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli. Podmiot, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach, może przedłużyć ten okres do 10 lat.