Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

§ 103.

Dokumentacja u˝ytkowa budowli morskiej § 104. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie u˝ytkowanej przed dniem wejÊcia w ˝ycie rozporzà- 3 miesi´cy od dnia og∏oszenia. dzenia powinna zostaç dostosowana do wymogów okreÊlonych w niniejszym rozporzàdzeniu w terminie

3 lat od dnia wejÊcia w ˝ycie niniejszego rozporzàdze- nia. Minister Gospodarki Morskiej: R. Wiechecki 1517

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 paêdziernika 2006 r. w sprawie niezb´dnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 6) dost´p — okreÊlenie komu, na jakich zasadach 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archi- i w jakim zakresie mo˝na udost´pniç dokument; wach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje: 7) typ — okreÊlenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dêwi´k, obraz, obraz ruchomy, kolekcja)

§ 1.

Rozporzàdzenie okreÊla niezb´dne elementy w oparciu o list´ typów Dublin Core Metadata Inistruktury dokumentów elektronicznych powsta∏ych tiative i jego ewentualne dookreÊlenie (np. prezeni gromadzonych w organach paƒstwowych i paƒstwo- tacja, faktura, ustawa, notatka, rozporzàdzenie, piwych jednostkach organizacyjnych, w organach jed- smo); nostek samorzàdu terytorialnego i samorzàdowych

8) relacja — okreÊlenie bezpoÊredniego powiàzania jednostkach organizacyjnych. z innym dokumentem i rodzaju tego powiàzania;

§ 2.

1. Metadanymi w rozumieniu rozporzàdzenia

9) odbiorca — podmiot, do którego dokument jest jest zestaw logicznie powiàzanych z dokumentem adresowany; elektronicznym usystematyzowanych informacji opi- sujàcych ten dokument, u∏atwiajàcych jego wyszuki-

10) grupowanie — wskazanie przynale˝noÊci do zbiowanie, kontrol´, zrozumienie i d∏ugotrwa∏e przecho- ru dokumentów; wanie oraz zarzàdzanie.

11) kwalifikacja — kategoria archiwalna dokumentu; 2. Niezb´dnymi elementami struktury dokumen- tów elektronicznych sà nast´pujàce metadane: 12) j´zyk — kod j´zyka naturalnego zgodnie z normà ISO-639-2 lub inne okreÊlenie j´zyka, o ile nie wy-

1) identyfikator — jednoznaczny w danym zbiorze st´puje w normie; dokumentów znacznik dokumentu, który umo˝li- wia jego identyfikacj´; 13) opis — streszczenie, spis treÊci lub krótki opis tre- Êci dokumentu;

2) twórca — podmiot odpowiedzialny za treÊç doku- mentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia 14) uprawnienia — wskazanie podmiotu uprawnionelub akceptacji dokumentu; go do dysponowania dokumentem.

3) tytu∏ — nazwa nadana dokumentowi; 3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesy∏ania za pomocà Êrodków komunikacji elektro-

4) data — data zdarzenia zwiàzanego z tworzeniem nicznej sporzàdza si´ w formacie XML. dokumentu;

5) format — nazwa formatu danych zastosowanego 4. Dokumenty elektroniczne zapisuje si´ w struktuprzy tworzeniu dokumentu; rze umo˝liwiajàcej automatyczne wyodr´bnienie tre- Êci dokumentu oraz poszczególnych metadanych. ———————

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje 5. W przypadku gdy metadane, o których mowa dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na pod- w ust. 2, odpowiadajà elementom informacyjnym wystawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Mini- mienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego za- strów publicznych, ich wartoÊci podaje si´ zgodnie kresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Admini- stracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). z zasadami tam okreÊlonymi.

§ 3.

1. Dla ka˝dego dokumentu elektronicznego po- podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra daje si´ wartoÊci metadanych okreÊlonych w § 2 ust. 2 w∏aÊciwego do spraw informatyzacji. pkt 1—7.

§ 5.

Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych ni˝ okreÊlone w § 2 2. WartoÊci metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 nie mo˝e wp∏ywaç na zmian´ wartoÊci niezb´dust. 2 pkt 8—14, podaje si´, je˝eli zosta∏y przypisane nych metadanych ani utrudniaç ich automatycznego do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarza- wyodr´bniania. nia lub przechowywania.

§ 6.

Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

§ 4.

Dodatkowe objaÊnienia niezb´dne do prawi- 6 miesi´cy od dnia og∏oszenia. d∏owego uporzàdkowania metadanych oraz wynikajà- ce z najlepszej praktyki przyk∏ady prawid∏owego upo- Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: rzàdkowania metadanych zamieszcza si´ na stronie L. Dorn 1518

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 paêdziernika 2006 r. w sprawie szczegó∏owego sposobu post´powania z dokumentami elektronicznymi

Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca mi ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzà wykaz 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archi- rodzajów dokumentów ewidencjonowanych. wach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje: 2. Dokumenty ewidencjonowane dzielà si´ na:

§ 1.

Rozporzàdzenie okreÊla: 1) materia∏y archiwalne;

1) sposób post´powania z dokumentami elektronicz- 2) inne dokumenty niestanowiàce materia∏ów archinymi powstajàcymi w organach paƒstwowych walnych, które mogà podlegaç brakowaniu po i paƒstwowych jednostkach organizacyjnych, up∏ywie okresu ich przechowywania, zwane dalej w organach jednostek samorzàdu terytorialnego „dokumentacjà niearchiwalnà”. i samorzàdowych jednostkach organizacyjnych,

3. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e do mazwanych dalej „podmiotami”, oraz nap∏ywajàcy- mi do nich; teria∏ów archiwalnych przekwalifikowaç dokumentacj´ niearchiwalnà, która zyska∏a znaczenie jako êród∏o

2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, kla- informacji o wartoÊci historycznej, z zastrze˝eniem syfikowania i kwalifikowania dokumentów elektro- ust. 4. nicznych oraz ich zabezpieczania przed utratà i nie- uprawnionymi zmianami; 4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, dokumen-

3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchi- tacj´ niearchiwalnà, o której mowa w ust. 3, mo˝e walnej oraz zasady i tryb przekazywania materia- przekwalifikowaç do materia∏ów archiwalnych organ, ∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych. któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierow-

§ 2.

1. Dokumenty elektroniczne Êwiadczàce nik tego podmiotu. o wykonywaniu dzia∏alnoÊci podmiotów, powstajàce w nich lub nap∏ywajàce do nich, je˝eli odzwierciedlajà 5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokuprzebieg za∏atwiania i rozstrzygania spraw, podlegajà mentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na d∏ugoÊç ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, okresu ich przechowywania okreÊla za∏àcznik do rozo którym mowa w § 6, i zwane sà dalej „dokumenta- porzàdzenia.

———————

§ 3.

Dokumenty elektroniczne, które nie podlegajà Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje ewidencjonowaniu, sà usuwane w sposób przyj´ty dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na pod- w danym podmiocie. stawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Mini- strów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego za- kresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Admini- § 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi stracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). przechowuje si´ ich metadane, o których mowa