§ 3

Dokumenty elektroniczne, które nie podlegajà Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje ewidencjonowaniu, sà usuwane w sposób przyj´ty dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na pod- w danym podmiocie. stawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Mini- strów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego za- kresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Admini- § 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi stracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). przechowuje si´ ich metadane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a 5) umo˝liwia odczytanie metadanych dla ka˝dego ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie dokumentu; archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawà”, lub wskazanie na te metadane, je˝eli wskazanie to zapew- 6) identyfikuje u˝ytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadania sta∏e przyporzàdkowanie metadanych aktualnych nych; w dniu wytworzenia dokumentu.

7) zapewnia kontrol´ dost´pu poszczególnych u˝yt- 2. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowa- kowników do dokumentów i metadanych; nych do czasu przekazania ich do archiwum paƒstwo- wego albo brakowania wymaga w szczególnoÊci: 8) umo˝liwia odczytanie bez zniekszta∏ceƒ treÊci dokumentów wytworzonych przez podmiot, w któ-

1) opracowania i aktualizowania szczegó∏owych pro- rym dzia∏a system; cedur przechowywania w czasie nie krótszym ni˝

10 lat, z uwzgl´dnieniem bie˝àcego stanu wiedzy 9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze i technologii; okreÊlonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, ∏àcznie z mo˝liwoÊcià prezen-

2) przeprowadzania corocznych przeglàdów okreÊ- tacji tej struktury; lonych w procedurach, o których mowa w pkt 1, próbki dokumentów ewidencjonowanych; 10) zapewnia odtworzenie przebiegu za∏atwiania i rozstrzygania spraw;

3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe infor- 11) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z klasyfikowaniem matyczne noÊniki danych, z uwzgl´dnieniem wy- i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumenników przeglàdów, o których mowa w pkt 2. tów w akta spraw na podstawie wykazu akt;

12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania do-