Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

§ 3.

1. Dla ka˝dego dokumentu elektronicznego po- podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra daje si´ wartoÊci metadanych okreÊlonych w § 2 ust. 2 w∏aÊciwego do spraw informatyzacji. pkt 1—7.

§ 5.

Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych ni˝ okreÊlone w § 2 2. WartoÊci metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 nie mo˝e wp∏ywaç na zmian´ wartoÊci niezb´dust. 2 pkt 8—14, podaje si´, je˝eli zosta∏y przypisane nych metadanych ani utrudniaç ich automatycznego do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarza- wyodr´bniania. nia lub przechowywania.

§ 6.

Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

§ 4.

Dodatkowe objaÊnienia niezb´dne do prawi- 6 miesi´cy od dnia og∏oszenia. d∏owego uporzàdkowania metadanych oraz wynikajà- ce z najlepszej praktyki przyk∏ady prawid∏owego upo- Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: rzàdkowania metadanych zamieszcza si´ na stronie L. Dorn 1518

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 paêdziernika 2006 r. w sprawie szczegó∏owego sposobu post´powania z dokumentami elektronicznymi

Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca mi ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzà wykaz 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archi- rodzajów dokumentów ewidencjonowanych. wach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje: 2. Dokumenty ewidencjonowane dzielà si´ na:

§ 1.

Rozporzàdzenie okreÊla: 1) materia∏y archiwalne;

1) sposób post´powania z dokumentami elektronicz- 2) inne dokumenty niestanowiàce materia∏ów archinymi powstajàcymi w organach paƒstwowych walnych, które mogà podlegaç brakowaniu po i paƒstwowych jednostkach organizacyjnych, up∏ywie okresu ich przechowywania, zwane dalej w organach jednostek samorzàdu terytorialnego „dokumentacjà niearchiwalnà”. i samorzàdowych jednostkach organizacyjnych,

3. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e do mazwanych dalej „podmiotami”, oraz nap∏ywajàcy- mi do nich; teria∏ów archiwalnych przekwalifikowaç dokumentacj´ niearchiwalnà, która zyska∏a znaczenie jako êród∏o

2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, kla- informacji o wartoÊci historycznej, z zastrze˝eniem syfikowania i kwalifikowania dokumentów elektro- ust. 4. nicznych oraz ich zabezpieczania przed utratà i nie- uprawnionymi zmianami; 4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, dokumen-

3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchi- tacj´ niearchiwalnà, o której mowa w ust. 3, mo˝e walnej oraz zasady i tryb przekazywania materia- przekwalifikowaç do materia∏ów archiwalnych organ, ∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych. któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierow-

§ 2.

1. Dokumenty elektroniczne Êwiadczàce nik tego podmiotu. o wykonywaniu dzia∏alnoÊci podmiotów, powstajàce w nich lub nap∏ywajàce do nich, je˝eli odzwierciedlajà 5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokuprzebieg za∏atwiania i rozstrzygania spraw, podlegajà mentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na d∏ugoÊç ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, okresu ich przechowywania okreÊla za∏àcznik do rozo którym mowa w § 6, i zwane sà dalej „dokumenta- porzàdzenia.

———————

§ 3.

Dokumenty elektroniczne, które nie podlegajà Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje ewidencjonowaniu, sà usuwane w sposób przyj´ty dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na pod- w danym podmiocie. stawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Mini- strów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego za- kresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Admini- § 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi stracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). przechowuje si´ ich metadane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a 5) umo˝liwia odczytanie metadanych dla ka˝dego ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie dokumentu; archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawà”, lub wskazanie na te metadane, je˝eli wskazanie to zapew- 6) identyfikuje u˝ytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadania sta∏e przyporzàdkowanie metadanych aktualnych nych; w dniu wytworzenia dokumentu.

7) zapewnia kontrol´ dost´pu poszczególnych u˝yt- 2. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowa- kowników do dokumentów i metadanych; nych do czasu przekazania ich do archiwum paƒstwo- wego albo brakowania wymaga w szczególnoÊci: 8) umo˝liwia odczytanie bez zniekszta∏ceƒ treÊci dokumentów wytworzonych przez podmiot, w któ-

1) opracowania i aktualizowania szczegó∏owych pro- rym dzia∏a system; cedur przechowywania w czasie nie krótszym ni˝

10 lat, z uwzgl´dnieniem bie˝àcego stanu wiedzy 9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze i technologii; okreÊlonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, ∏àcznie z mo˝liwoÊcià prezen-

2) przeprowadzania corocznych przeglàdów okreÊ- tacji tej struktury; lonych w procedurach, o których mowa w pkt 1, próbki dokumentów ewidencjonowanych; 10) zapewnia odtworzenie przebiegu za∏atwiania i rozstrzygania spraw;

3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe infor- 11) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z klasyfikowaniem matyczne noÊniki danych, z uwzgl´dnieniem wy- i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumenników przeglàdów, o których mowa w pkt 2. tów w akta spraw na podstawie wykazu akt;

12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania do-

§ 5.

1. Rzeczowà klasyfikacj´ oraz kwalifikacj´ do- kumentów stanowiàcych dokumentacj´ niearchikumentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na okresy walnà, w tym: ich przechowywania zawierajà w∏aÊciwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane da- a) wyodr´bnia automatycznie dokumenty przeznalej „wykazami akt”. czone do brakowania,

b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji 2. Wykazy akt stanowià podstaw´ rejestracji i gru- niearchiwalnej, o którym mowa w § 11 ust. 1 powania dokumentów w akta spraw. pkt 2;

13) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z przygotowaniem

§ 6.

Post´powanie z dokumentami ewidencjono- dokumentów stanowiàcych materia∏y archiwalne wanymi i metadanymi prowadzi si´ przy u˝yciu syste- i ich metadanych do przekazania do archiwum mu teleinformatycznego, który: paƒstwowego, w tym:

1) zapewnia integralnoÊç treÊci dokumentów i meta- a) wyodr´bnia automatycznie dokumenty przedanych polegajàcà na zabezpieczeniu przed wpro- znaczone do przekazania, wadzaniem zmian, z wyjàtkiem zmian wprowadza-

b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odnych w ramach ustalonych i udokumentowanych biorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaprocedur; ci dokumentu elektronicznego,

2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w doku- c) eksportuje dokumenty i ich metadane, mentach spraw za∏atwionych;

d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum

3) zabezpiecza przed usuni´ciem dokumentów z sys- paƒstwowego w sposób umo˝liwiajàcy ich odró˝nienie od dokumentów nieprzekazanych; temu, z wyjàtkiem udokumentowanych czynnoÊci dokonywanych w ramach ustalonych procedur

14) umo˝liwia przesy∏anie dokumentów do innych usuwania dokumentów: systemów teleinformatycznych, w szczególnoÊci

a) dla których up∏ynà∏ okres przechowywania przez: ustalony w wykazie akt, a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazaƒ na te metadane oraz danych doku-

b) mylnie zapisanych, mentujàcych dokonane zmiany, o których mo-

c) mogàcych stanowiç zagro˝enie dla prawid∏owe- wa w pkt 6, z zachowaniem powiàzaƒ pomi´dzy go funkcjonowania systemu, tymi dokumentami i metadanymi,

d) których usuni´cie wymagane jest na podstawie b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sà- w formacie XML. du lub ostatecznej decyzji organu administracji;

§ 7.

System teleinformatyczny, o którym mowa

4) zapewnia sta∏y i skuteczny dost´p do dokumentów w § 6, spe∏nia dla dokumentów ewidencjonowanych oraz ich wyszukiwanie; funkcj´ archiwum zak∏adowego lub sk∏adnicy akt.

§ 8.

1. Dokumentacja niearchiwalna mo˝e podle- 2) dla organów i jednostek organizacyjnych niewygaç brakowaniu po up∏ywie okresu przechowywania mienionych w pkt 1 — archiwum paƒstwowe miejokreÊlonego w przepisach prawa, wykazie akt lub in- scowo w∏aÊciwe ze wzgl´du na ich siedzib´. nym kwalifikatorze dokumentacji, je˝eli utraci∏a prak- tyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz 3. Przepisów ust. 1 nie stosuje si´ do podmiotów, dla celów kontrolnych. w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pole- ga na ocenie jej przydatnoÊci do celów praktycznych, § 11. 1. Do wniosku o zgod´ jednorazowà do∏àcza wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszcze- si´: niu w sposób w∏aÊciwy dla danej technologii zapisu.

1) protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalnej;

§ 9.

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej nast´puje na podstawie zgody, z zastrze˝eniem ust. 2. do zniszczenia.

2. Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc, o któ-

2. Protokó∏ oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, rej mowa w za∏àczniku do rozporzàdzenia, mo˝e byç o których mowa w ust. 1, sporzàdza komisja powo∏abrakowana bez uzyskiwania zgody. na przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w § 1.

3. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchi- walnej mo˝e byç:

3. W sk∏ad komisji wchodzà w szczególnoÊci:

1) jednorazowa;

1) osoby sprawujàce nadzór w zakresie okreÊlonym w § 22;

2) generalna.

2) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których 4. Zgod´ jednorazowà wyra˝a dyrektor w∏aÊciwe- dokumentacja niearchiwalna podlega brakowago archiwum paƒstwowego. niu.

5. Zgod´ generalnà wyra˝a Naczelny Dyrektor Ar-

4. W przypadku trudnoÊci w ocenie brakowanej chiwów Paƒstwowych. dokumentacji niearchiwalnej podmioty zwracajà si´ do w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego o przeprowa- 6. W odniesieniu do podmiotów, w których utwo- dzenie ekspertyzy. rzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, zgod´ na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyra˝a or- § 12. 1. Wniosek o wyra˝enie zgody generalnej na gan, któremu podlega lub przez który jest nadzorowa- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera uzany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — sadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, okreÊlenie kierownik tego podmiotu. rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegaç b´dzie brakowaniu, oraz informacj´, ˝e do post´powa- 7. W zgodzie generalnej ustala si´: nia z dokumentami ewidencjonowanymi u˝ywany jest system teleinformatyczny spe∏niajàcy wymagania

1) czas, na jaki zosta∏a wydana; okreÊlone w § 6.

2) dokumentacj´ niearchiwalnà, której dotyczy.

2. W podmiotach, które uzyska∏y zgod´ generalnà na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, czynno- 8. Podmiotom, je˝eli wytwarzajà one materia∏y ar-

Êci brakowania przeprowadza komisja w sk∏adzie chiwalne, zgoda generalna na brakowanie dokumen- okreÊlonym w § 11 ust. 3. tacji niearchiwalnej mo˝e byç wyra˝ona, gdy doku- menty ewidencjonowane sà grupowane w akta spraw

3. Z czynnoÊci brakowania sporzàdza si´ protokó∏ zgodnie z wykazem akt. oraz spis, o których mowa w § 11 ust. 1.

§ 10.

1. Podmioty sk∏adajà wniosek o wyra˝enie

§ 13.

1. Protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalzgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji nie- nej zawiera: archiwalnej do dyrektora w∏aÊciwego archiwum paƒ- stwowego.

1) nazw´ i adres podmiotu przeprowadzajàcego brakowanie;

2. W∏aÊciwym archiwum paƒstwowym, o którym mowa w ust. 1, jest: 2) imiona i nazwiska cz∏onków komisji, która dokona- ∏a oceny dokumentacji, oraz ich stanowiska s∏u˝-

1) dla paƒstwowych organów i jednostek organiza- bowe; cyjnych obejmujàcych dzia∏alnoÊcià obszar ca∏ego kraju, majàcych swojà siedzib´ w Warszawie — 3) ocen´ komisji wskazujàcà, ˝e dla dokumentacji w∏aÊciwe archiwum paƒstwowe o charakterze przeznaczonej do zniszczenia up∏ynà∏ okres przecentralnym; chowywania okreÊlony w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumenta- ∏alnoÊç usta∏a, przekazuje si´ temu organowi lub cji oraz ˝e dokumentacja nie jest ju˝ przydatna do jednostce; celów praktycznych;

2) dokumentacj´ niearchiwalnà przekazuje si´ orga-

4) liczb´ pozycji w za∏àczonym do protoko∏u spisie, nowi lub jednostce organizacyjnej przejmujàcej o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2; zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a.

5) podpisy cz∏onków komisji;

2. W przypadku braku nast´pcy prawnego doku-

6) dat´ sporzàdzenia protoko∏u. mentacj´ niearchiwalnà wytworzonà i zgromadzonà przez organ paƒstwowy lub paƒstwowà jednostk´ or- 2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczo- ganizacyjnà, której okres przechowywania nie up∏ynej do zniszczenia zawiera dla ka˝dej pozycji spisu: nà∏, przekazuje si´ rzeczowo w∏aÊciwemu organowi administracji rzàdowej.

1) liczb´ porzàdkowà;

3. Dokumentacj´ niearchiwalnà wytworzonà

2) symbol klasy z wykazu akt; i zgromadzonà przez organy jednostek samorzàdu te-

3) has∏o klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadajàce rytorialnego i samorzàdowe jednostki organizacyjne symbolowi, o którym mowa w pkt 2; w przypadku braku nast´pcy prawnego przekazuje si´ odp∏atnie na przechowanie na podstawie umowy pod-

4) daty skrajne w obr´bie pozycji spisu; miotom prowadzàcym dzia∏alnoÊç w zakresie przechowywania dokumentów elektronicznych. Umowa

5) ewentualne uwagi. przechowania powinna byç zawarta do koƒca okresu przechowywania dokumentacji. Likwidator zapewnia 3. Je˝eli brakowaniu podlega dokumentacja za- w planie likwidacji odpowiednie Êrodki finansowe niewierajàca informacje niejawne, do spisu, o którym zb´dne do realizacji umowy przechowania. mowa w ust. 2, za∏àcza si´ wykaz dokumentów obj´- tych spisem wraz z przypisanymi im numerami reje- § 17. 1. Podmioty wyst´pujà do dyrektora archistracyjnymi. wum paƒstwowego, o którym mowa odpowiednio w § 10 ust. 2 pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczàcym

§ 14.

Podmioty przechowujà dokumenty brakowa- przekazania materia∏ów archiwalnych do archiwum nia dokumentacji niearchiwalnej oraz protoko∏y jej paƒstwowego. Do wniosku do∏àcza si´ spis zdawczozniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt. -odbiorczy tych materia∏ów.

§ 15.

1. Materia∏y archiwalne sà przekazywane do 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera: archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczel-

1) nazw´ i adres podmiotu przekazujàcego materia∏y nego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych po up∏ywie archiwalne;

10 lat od ich wytworzenia, z zastrze˝eniem ust. 2 i 3.

2) dat´ sporzàdzenia wniosku;

2. W porozumieniu z dyrektorem archiwum paƒ- stwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora 3) nazw´ archiwum paƒstwowego, do którego kiero- Archiwów Paƒstwowych podmioty mogà przekazaç wany jest wniosek; materia∏y archiwalne do tego archiwum w terminie in- nym ni˝ okreÊlony w ust. 1. 4) dat´ sporzàdzenia spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych;

3. Termin okreÊlony w ust. 1 nie dotyczy materia-

5) nazw´ podmiotu, który wytworzy∏ materia∏y archi- ∏ów archiwalnych: walne;

1) których okres przechowywania przez podmioty

6) okreÊlenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczeokreÊlony jest odr´bnymi przepisami; go;

2) których gromadzenie i przechowywanie Naczelny

7) wskazanie przewidywanej iloÊci materia∏ów archi- Dyrektor Archiwów Paƒstwowych powierzy∏ jed- walnych b´dàcych przedmiotem spisu zdawczonostkom organizacyjnym.

-odbiorczego, okreÊlonej w megabajtach;

§ 16.

1. W przypadku ustania dzia∏alnoÊci podmio- 8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania tów: podmiotu przekazujàcego materia∏y archiwalne.

1) materia∏y archiwalne przekazuje si´ do archiwum 3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym popaƒstwowego, o którym mowa w § 15 ust. 1, winna odpowiadaç jednej sprawie. z tym ˝e materia∏y archiwalne, dla których nie up∏ynà∏ 10-letni okres od ich wytworzenia, a które 4. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawieraç dla sà niezb´dne do dzia∏alnoÊci organu lub jednost- ka˝dej pozycji: ki organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia- 1) liczb´ porzàdkowà;

2) znak sprawy; na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy lub za pomocà Êrodków komunikacji elektronicznej do archiwum

3) has∏o klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadajàce paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektoznakowi sprawy, o którym mowa w pkt 2; ra Archiwów Paƒstwowych.

4) tytu∏ sprawy;

2. Dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego

5) dat´ wszcz´cia sprawy; mo˝e, w przypadku nieuporzàdkowania materia∏ów archiwalnych w sposób okreÊlony w § 18 ust. 2,

6) dat´ zakoƒczenia sprawy; wstrzymaç ich przekazanie do archiwum paƒstwowego, o którym mowa w ust. 1, do czasu dokonania

7) liczb´ dokumentów w sprawie. odpowiednich zmian, okreÊlajàc termin ich wykonania.

§ 18.

1. Przygotowanie materia∏ów archiwalnych do przekazania do archiwum paƒstwowego polega

3. Przekazanie materia∏ów archiwalnych odbywa na: si´ na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w § 17 ust. 1.

1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporzàdkowany, w strukturze okreÊlonej

4. Dyrektor archiwum paƒstwowego wskazanego w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych ustawy, na noÊniku przeznaczonym do przekaza- ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmionia danych do archiwum paƒstwowego w forma- tem, termin i sposób przekazania materia∏ów archicie zapisu zgodnym z przepisami wydanymi na walnych. podstawie art. 5 ust. 2c ustawy;

2) przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego mate- 5. Koszty zwiàzane z przygotowaniem materia∏ów ria∏ów archiwalnych w postaci dokumentu elektro- archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi podmiot nicznego zapisanego w jednym z formatów okreÊ- przekazujàcy materia∏y. lonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o in- § 20. Materia∏y archiwalne zgrupowane inaczej ni˝ formatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych w akta spraw przekazuje si´ w sposób uzgodniony zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z dyrektorem archiwum paƒstwowego wskazanego z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501); format przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych. spisu zdawczo-odbiorczego i sposób przekazania spisu wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archiwum § 21. 1. Archiwum paƒstwowe potwierdza w forpaƒstwowego w porozumieniu z podmiotem prze- mie pisemnej przej´cie prawid∏owo uporzàdkowakazujàcym. nych materia∏ów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie d∏u˝szym ni˝ 12 miesi´cy od daty 2. Uporzàdkowanie materia∏ów archiwalnych po- przekazania materia∏ów. lega na przypisaniu do ka˝dego dokumentu ewiden- cjonowanego metadanych, których podanie jest obo- 2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym wiàzkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podsta- mowa w ust. 1, podmioty obowiàzane sà przechowywie art. 5 ust. 2a ustawy. waç przekazane materia∏y archiwalne wraz z ich metadanymi.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów ar- chiwalnych przeznaczonych do przekazania do archi- § 22. Podmioty zapewniajà nadzór nad prawid∏owum paƒstwowego do∏àcza si´ w postaci dokumentu woÊcià: elektronicznego informacj´ zawierajàcà podstawowe dane dotyczàce zmian organizacyjnych, jakie nastàpi- 1) funkcjonowania systemu teleinformatycznego, ∏y w okresie, z którego pochodzà przekazywane mate- o którym mowa w § 6; ria∏y archiwalne. Format tego dokumentu i sposób je-

2) grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wygo przekazania wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archi- kazem akt; wum paƒstwowego w porozumieniu z podmiotem przekazujàcym.

3) procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materia∏ów archiwalnych do 4. W przypadku przekazywania materia∏ów archi- archiwów paƒstwowych; walnych podmiotu, którego dzia∏alnoÊç usta∏a, do spi- su zdawczo-odbiorczego nale˝y do∏àczyç, w postaci 4) dzia∏aƒ, o których mowa w § 4 ust. 2. dokumentu elektronicznego, podstawowe dane doty- czàce organizacji i zakresu dzia∏ania tego podmiotu § 23. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie w uj´ciu chronologicznym. 6 miesi´cy od dnia og∏oszenia.

§ 19.

1. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ na in- formatycznym noÊniku danych spe∏niajàcym wyma- Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: gania techniczne okreÊlone w przepisach wydanych L. Dorn SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNEJ DOKUMENTÓW EWIDENCJONOWANYCH

1. Symbolem „A” oznacza si´ kategori´ archiwal- 2) symbolem „B” z dodaniem ma∏ej litery „c” (Bc) nà dokumentów ewidencjonowanych stanowiàcych oznacza si´ kategori´ dokumentów majàcych wymateria∏y archiwalne. ∏àcznie krótkotrwa∏e znaczenie praktyczne i z tego wzgl´du podlegajàcych brakowaniu po ich ca∏ko- 2. Symbolem „B” oznacza si´ kategori´ archiwal- witym wykorzystaniu; nà dokumentów ewidencjonowanych stanowiàcych dokumentacj´ niearchiwalnà, z tym ˝e: 3) symbolem „B” z dodaniem du˝ej litery „E” oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza si´ kategori´ do-

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) kumentów, które po up∏ywie obowiàzujàcego oznacza si´ kategori´ dokumentów o czasowym okresu przechowywania wyra˝onego tymi cyframi znaczeniu praktycznym, które po up∏ywie obowià- podlegajà ekspertyzie archiwalnej ze wzgl´du na zujàcego okresu przechowywania wyra˝onego ich charakter, treÊç i znaczenie. Ekspertyz´ przetymi cyframi mogà podlegaç brakowaniu; okres prowadza archiwum paƒstwowe, które mo˝e doprzechowywania liczy si´ w pe∏nych latach kalen- konaç zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana darzowych, poczynajàc od dnia 1 stycznia roku na- kategorii mo˝e wiàzaç si´ z uznaniem dokumenst´pnego od daty wytworzenia dokumentów; tów ewidencjonowanych za materia∏y archiwalne. 1519

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagaƒ technicznych formatów zapisu i informatycznych noÊników danych, na których utrwalono materia∏y archiwalne przekazywane do archiwów paƒstwowych

Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy 3) dostosowany do przechowywania w temperaturze z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwal- 18—22 °C przy wilgotnoÊci wzgl´dnej 40—50 %. nym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673,

Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co 2. Informatyczny noÊnik danych powinien zapewnast´puje: niaç mo˝liwoÊç wiernego odczytywania danych w urzàdzeniach produkowanych przez ró˝nych produ-

§ 1.

Rozporzàdzenie okreÊla wymagania technicz- centów, w∏aÊciwych dla danego typu noÊnika. ne, jakim powinny odpowiadaç formaty zapisu i infor- matyczne noÊniki danych w rozumieniu przepisów § 3. 1. Przekazywane materia∏y archiwalne zapisuustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia- je si´ w formacie, w którym by∏y ostatnio przechowy- ∏alnoÊci podmiotów realizujàcych zadania publiczne wane przez podmiot przekazujàcy.

(Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów paƒ- 2. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ razem z odstwowych materia∏ów archiwalnych utrwalonych na noszàcymi si´ do nich metadanymi, o których mowa informatycznych noÊnikach danych. w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie

§ 2.

1. Informatyczny noÊnik danych powinien byç: archiwalnym i archiwach.

1) oznakowany w sposób pozwalajàcy na jedno-

3. Metadane zapisuje si´ w strukturze okreÊlonej znacznà identyfikacj´; w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a

2) przystosowany do przenoszenia pomi´dzy urzà- ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie dzeniami odczytujàcymi; archiwalnym i archiwach, do∏àczone do dokumentu ——————— lub zawarte w nim, w formacie XML.

Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja oraz

4. Techniczny sposób zapisu na noÊniku okreÊla sprawy wewn´trzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 i 3 roz- za∏àcznik do rozporzàdzenia. porzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra

Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, § 4. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ w postaci poz. 919). niezaszyfrowanej.