§ 5

1. Dokument nieelektroniczny utrwalony w formie pisma oznacza się w następujący sposób:

1) na każdej stronie umieszcza się:

a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku strony, klauzulę tajności,

b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu, napis „egz. pojedynczy”,

c) sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzuli tajności, numer, pod którym ten dokument został zarejestrowany, i rok, w którym dokonano rejestracji, a także, w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykonania dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego przynależność do www.rcl.gov.pl w szczególności przez jego zeskanowanie;

7) kopiowaniu — należy przez to rozumieć w szczególności również wykonywanie odpisu, wypisu, wyciągu, wydruku, odwzorowania cyfrowego lub nagrania.

Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195. określonej sprawy,

d) numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

e) na środku, jako ostatni element w stopce strony, klauzulę tajności;

2) na pierwszej stronie umieszcza się również:

a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu,

c) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę stanowiska adresata; w przypadku wielu adresatów dokumentu, któremu nadano bieg kore-

8) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę;

9) nazwę nadaną dokumentowi lub określenie, czego spondencyjny, dopuszcza się możliwość dokument dotyczy. umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”;

3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się również:

a) liczbę załączników,

b) liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,

c) klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane, oraz liczbę stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,

d) w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” — jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy,

e) stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną do jego podpisania,

f) liczbę wykonanych egzemplarzy,

g) adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu albo adnotację „adresaci według rozdzielnika”,

h) dyspozycję „ad acta” w przypadku egzemplarza pozostającego w aktach nadawcy,

i) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę.

2. W przypadku dokumentu, o którym mowa w ust. 1, o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczania oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3 lit. f—i.