Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności

§ 1.

Rozporządzenie określa sposób oznaczania teriału zostały nadane różne klauzule tajności bądź materiałów, o których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy gdy niektóre z tych części są jawne, wyodrębnione z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejaw- części oddziela się oznaczeniem odpowiedniej klauzu- nych, zwanych dalej „materiałami”, umieszczania na li tajności wskazanej w pełnym brzmieniu lub określe- nich klauzul tajności, a także tryb i sposób zmiany lub niem „jawne”. Części materiału zawierające tekst lub obraz oddziela się przez odpowiednie ich oznaczenie znoszenia nadanej klauzuli. przed rozpoczęciem i po zakończeniu tekstu lub obra- zu.

§ 2.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) oznaczaniu — należy przez to rozumieć czynność 3. Jeżeli poszczególnym częściom materiału zosta- techniczną nanoszenia na materiał informacji ły nadane różne klauzule tajności, materiał oznacza się określonych w rozporządzeniu, w tym umieszcza- klauzulą tajności co najmniej równą najwyższej klau- nia na nim klauzuli tajności, oraz nanoszenia infor- zuli tajności, jaką nadano części materiału. macji o zmianie lub zniesieniu nadanej klauzuli,

§ 4.

Wprowadza się następujące symbole oznacze- a także umieszczania informacji w metryce doku- nia klauzul tajności: mentu elektronicznego;

2) informatycznym nośniku danych — należy przez 1) „00” — dla klauzuli „ściśle tajne”; to rozumieć materiał lub urządzenie w rozumieniu

2) „0” — dla klauzuli „tajne”; art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o infor- matyzacji działalności podmiotów realizujących

3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”; zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm. ); 4) „Z” — dla klauzuli „zastrzeżone”.

3) dokumencie elektronicznym — należy przez to ro-

§ 5.

1. Dokument nieelektroniczny utrwalony zumieć dokument utrwalony na informatycznym w formie pisma oznacza się w następujący sposób: nośniku danych lub przetwarzany w systemie tele- informatycznym, o ile ze względu na organizację 1) na każdej stronie umieszcza się: obiegu informacji niejawnych podlega rejestracji;

a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku

4) dokumencie nieelektronicznym — należy przez to strony, klauzulę tajności, rozumieć dokument utrwalony na nośniku innym

b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy doku- niż informatyczny nośnik danych, o ile ze względu ment wykonano w jednym egzemplarzu, napis na organizację obiegu informacji niejawnych pod-

„egz. pojedynczy”, lega rejestracji;

c) sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają

5) metryce dokumentu elektronicznego — należy się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki przez to rozumieć zestaw informacji o dokumencie organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzuli taj- elektronicznym, powiązanych z dokumentem lub ności, numer, pod którym ten dokument został umieszczonych na nim, stanowiących jego ozna- zarejestrowany, i rok, w którym dokonano reje- czenie w rozumieniu rozporządzenia; stracji, a także, w zależności od potrzeb, inne

6) odwzorowaniu cyfrowym — należy przez to rozu- oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wyko- mieć przekształcenie dokumentu nieelektroniczne- nania dokumentu w jednostce lub komórce or- go w dokument elektroniczny dokonywane ganizacyjnej lub też jego przynależność do www.rcl.gov.pl określonej sprawy, w szczególności przez jego zeskanowanie;

d) numer strony oraz liczbę stron całego doku-

7) kopiowaniu — należy przez to rozumieć w szcze- mentu, gólności również wykonywanie odpisu, wypisu, wyciągu, wydruku, odwzorowania cyfrowego lub e) na środku, jako ostatni element w stopce stro- nagrania. ny, klauzulę tajności;

2) na pierwszej stronie umieszcza się również:

Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. b) nazwę miejscowości i datę podpisania doku-

Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195. mentu,

c) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg 8) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę wykonawcę; stanowiska adresata; w przypadku wielu adre- satów dokumentu, któremu nadano bieg kore- 9) nazwę nadaną dokumentowi lub określenie, czego spondencyjny, dopuszcza się możliwość dokument dotyczy. umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci we-

2. Pełną nazwę klauzuli tajności nanosi się, o ile to dług rozdzielnika”; możliwe, na dokumencie elektronicznym.

3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się rów- nież: 3. W przypadku dokumentu elektronicznego o klauzuli „zastrzeżone” § 5 ust. 2 stosuje się odpo-

a) liczbę załączników, wiednio.

b) liczbę stron lub innych jednostek miary wszyst- kich załączników lub informację określającą ro- § 7. 1. Na dokumencie nieelektronicznym można dzaj załączonego materiału i jego odpowiednią zamieścić dyspozycję dotyczącą: jednostkę miary,

1) braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie części

c) klauzule tajności załączników wraz z numerami, albo całości dokumentu; pod jakimi zostały zarejestrowane, oraz liczbę stron każdego załącznika lub informację okreś- 2) braku zgody na udzielanie informacji o treści do- lającą rodzaj załączonego materiału i jego odpo- kumentu; wiednią jednostkę miary,

3) określenia daty lub wydarzenia, po którym nastąpi

d) w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną zniesienie lub zmiana klauzuli tajności całości lub liczbę załączników niż pozostawia w aktach, do- części dokumentu. datkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączni- ki mają być przekazane adresatowi bez pozosta- 2. W przypadku dokumentu elektronicznego dys- wiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” — pozycję, o której mowa w ust. 1, można zamieścić jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy, w jego metryce.

e) stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne ozna-

§ 8.

W przypadkach uzasadnionych organizacją czenie wskazujące osobę uprawnioną do jego ochrony informacji niejawnych, na materiałach zawie- podpisania, rających informacje niejawne można nanosić w spo-

f) liczbę wykonanych egzemplarzy, sób czytelny, widoczny i trwały dodatkowe oznacze- nia, inne niż te, o których mowa w § 5—7.

g) adresatów poszczególnych egzemplarzy doku- mentu albo adnotację „adresaci według roz-

§ 9.

1. Na dokumencie nieelektronicznym stano- dzielnika”, wiącym załącznik na pierwszej stronie umieszcza się

h) dyspozycję „ad acta” w przypadku egzemplarza dodatkowo informację: „Załącznik nr ... do dokumen- pozostającego w aktach nadawcy, tu nr ... z dnia ...”.

i) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące

2. Jeżeli wraz z dokumentem przesyła się załączni- wykonawcę. ki zawierające informacje niejawne, to:

2. W przypadku dokumentu, o którym mowa 1) dokument oznacza się klauzulą tajności nie niższą w ust. 1, o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstą- niż najwyższa klauzula tajności załączników; pienie od umieszczania oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3 lit. f—i. 2) na dokumencie — jeżeli po trwałym odłączeniu za- łączników dokument jest jawny albo jego klauzula

§ 6.

1. Dokument elektroniczny oznacza się w ten tajności jest inna niż określona zgodnie z pkt 1 — sposób, że jego metryka zawiera następujące infor- na każdej stronie pod numerem egzemplarza macje: umieszcza się adnotację o jawności albo klauzuli tajności dokumentu po odłączeniu załączników.

1) klauzulę tajności;

3. W przypadku dokumentu elektronicznego infor-

2) sygnaturę literowo-cyfrową, o której mowa w § 5 macje, o których mowa w ust. 1 i 2, umieszcza się od- ust. 1 pkt 1 lit. c; powiednio w jego metryce.

3) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej;www.rcl.gov.pl 4. Informację, o której mowa w ust. 1, umieszcza

4) datę rejestracji dokumentu; się, w miarę możliwości, na materiałach innych niż

5) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg dokumenty. korespondencyjny, wskazanie adresatów przez podanie imion i nazwisk lub nazw ich stanowisk; § 10. 1. Na materiałach innych niż dokumenty, o których mowa w § 5 i 6, klauzulę tajności i sygnaturę

6) klauzule tajności załączników wraz z numerami, literowo-cyfrową umieszcza się przez ostemplowanie, pod jakimi zostały zarejestrowane; nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie

7) stanowisko, imię i nazwisko lub inne oznaczenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny spo- wskazujące osobę uprawnioną do podpisania do- sób, w szczególności na ich obudowie lub opakowa- kumentu; niu.

2. Materiał, który ze względu na organizację obie- 5. Oznaczenie zmiany lub zniesienia klauzuli tajgu informacji niejawnych nie podlega rejestracji, ności dokumentu elektronicznego umieszcza się w je- oznacza się w sposób zapewniający jednoznaczną go metryce. W przypadku, o którym mowa w § 6 identyfikację jego klauzuli tajności, w szczególności ust. 2, oznaczenie umieszcza się, o ile to możliwe, na przez jej umieszczenie na materiale. dokumencie.

3. Utrwalanie informacji niejawnych w formie § 14. W przypadku materiałów, o których mowa dźwięku lub obrazu poprzedza się i kończy informacją w § 10 i 11, przepis § 13 stosuje się odpowiednio, o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możli- z uwzględnieniem sposobu oznakowania tych mate- wości. riałów.

§ 11.

Na trwale oprawionych zbiorach dokumen-

§ 15.

1. Na dokumencie nieelektronicznym wytwo- tów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach rzonym w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umiesz- klauzule tajności umieszcza się pośrodku, na górze cza się: i na dole zewnętrznych ścianek okładki oraz — jeżeli jest — na stronie tytułowej. 1) w przypadku kopii — na pierwszej stronie sygna- turę, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c;

§ 12.

Zgody na zniesienie lub zmianę klauzuli taj- ności udziela się w odrębnym dokumencie podlegają- 2) w pozostałych przypadkach — odpowiednio ozna- cym rejestracji lub przez oznaczenie w postaci umiesz- czenia, o których mowa w § 5; czenia informacji:

3) na wszystkich stronach:

1) na dokumencie — w przypadku dokumentu nie- elektronicznego; a) w przypadku kopiowania napis „Wydruk”, „Ko- pia”, „Odpis”, „Wyciąg” albo „Wypis”,

2) w metryce dokumentu — w przypadku dokumentu

b) w przypadku tłumaczenia napis „Tłumaczenie elektronicznego. z języka (nazwa języka)” oraz podpis, imię i na-

§ 13.

1. Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na zwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie dokonującą tłumaczenia; pisma dokonuje się następująco:

4) na ostatniej stronie w przypadku kopiowania do-

1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia datkowo potwierdzenie zgodności z oryginałem znoszonej klauzuli tajności; zawierające:

a) napis „Za zgodność”,

2) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznacze- niem klauzuli tajności umieszcza się napis „Znie- b) odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub komórki siono klauzulę tajności” oraz datę, podpis, imię organizacyjnej, w której wytworzono dokument, i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się pod- c) podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie stawę dokonania czynności. wskazujące kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopiowania, 2. Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na doku- albo osobę przez niego upoważnioną. mencie, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się nastę- pująco: 2. Wytworzenie dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu nieelektronicznego odno-

1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia towuje się na ostatniej stronie dokumentu kopiowa- klauzuli tajności; nego lub tłumaczonego przez umieszczenie informa- cji o:

2) nad skreślonymi oznaczeniami klauzul tajności umieszcza się oznaczenie nowej klauzuli tajności; 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument;

3) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznacze- niem klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, 2) liczbie egzemplarzy dokumentu wytworzonego; imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje 3) dacie wytworzenia dokumentu; się podstawę dokonania czynności. www.rcl.gov.pl4) numerze, pod jakim wytworzony dokument został 3. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 zarejestrowany. i 2, dokonują: kierownik kancelarii tajnej, kierownik archiwum lub jego zastępca, kierownik innej niż kan- 3. Informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1—3, celaria tajna komórki, w której są rejestrowane mate- umieszcza się przed wytworzeniem dokumentu w wy- riały niejawne, albo inne osoby upoważnione przez niku kopiowania lub tłumaczenia, natomiast numer, nich lub przez kierownika jednostki organizacyjnej. pod jakim został on zarejestrowany, umieszcza się po wytworzeniu.

4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czy- 4. W przypadku kopiowania lub tłumaczenia doku- telny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klau- mentu elektronicznego informacje, o których mowa zuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone. w ust. 2 pkt 1—4, umieszcza się w jego metryce.

5. W metryce dokumentu elektronicznego wytwo- § 16. Materiały zawierające informacje niejawne rzonego w wyniku kopiowania lub tłumaczenia wykorzystywane w urządzeniach lub systemach prze- umieszcza się: znaczonych do wykonywania czynności operacyjno-

-rozpoznawczych, w szczególności urządzenia, części

1) informacje, o których mowa w § 6; urządzeń lub informatyczne nośniki danych, nie pod-

2) odpowiednio informację: „Odwzorowanie cyfro- legają oznaczeniu w sposób określony w przepisach we”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”, „Wypis” albo rozporządzenia.

„Tłumaczenie z języka (nazwa języka)”;

§ 17.

Formularze dokumentów stosowane dotych-

3) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące czas jako druki stałe mogą być wykorzystywane do osobę dokonującą kopiowania albo tłumaczenia. wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 6. W przypadku dokumentu o klauzuli „zastrzeżo- 31 grudnia 2012 r. ne” dopuszcza się odstąpienie od umieszczenia ozna- czeń, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ust. 2 i 4 oraz § 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r. ust. 5 pkt 2 i 3.

7. W przypadku wytwarzania dokumentów w wy- Prezes Rady Ministrów: D. Tusk niku kopiowania lub tłumaczenia materiałów archi- walnych zgromadzonych w archiwach państwowych

Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze- albo archiwach wyodrębnionych nie dokonuje się niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. czynności, o których mowa w ust. 2, z tym że do mate- w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania riałów archiwalnych dołącza się kartę informacyjną, na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli na której każdorazowo umieszcza się informację o wy- tajności (Dz. U. Nr 159, poz. 1069), które traci moc z dniem tworzeniu dokumentów w wyniku kopiowania lub tłu- wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie maczenia, z uwzględnieniem informacji, o których art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie mowa w ust. 2. informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). www.rcl.gov.pl