§ 1

1. Rozporządzenie określa: 5) metadane — zestaw usystematyzowanych infor- macji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą

1) instrukcję kancelaryjną, lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszuki- wanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe prze-

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumen- chowanie oraz zarządzanie; tacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, 6) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektronicz- ny będący kopią elektroniczną dowolnej treści za-

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania pisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożli- archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją wiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumie- archiwalną”, nie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do dla organów gminy i związków międzygminnych, or- pierwowzoru; ganów powiatu, organów samorządu województwa

7) pismo — wyrażoną tekstem informację, stanowią- i organów zespolonej administracji rządowej w wo- cą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od jewództwie, a także urzędów obsługujących te orga- sposobu jej utrwalenia; ny, zwanych dalej „podmiotami”.

8) prowadzący sprawę — osobę załatwiającą mery-

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kierowni- torycznie daną sprawę, realizującą w tym zakre- ku podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio, sie przewidziane czynności kancelaryjne, w szcze- wójta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczą- gólności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie cego zarządu związku międzygminnego, starostę, projektów pism w sprawie, dbanie o termino- marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe wość załatwienia sprawy i kompletowanie akt organy zespolonej administracji rządowej w woje- sprawy; wództwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.

9) przesyłka — dokumentację otrzymaną lub wysyła- ną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym 3. W stosunku do organów stanowiących gminy, dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednicpowiatu i województwa zadania w zakresie postępo- twem elektronicznej skrzynki podawczej, określo- wania z dokumentacją i wykonywania czynności kan- nej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. celaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierow- o informatyzacji działalności podmiotów realizują- nicy tych podmiotów. cych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm. );