Art. 11c

1. Punkt kontaktowy oraz upoważniony podmiot uprawniony składają wnioski o udzielenie informacji, udzielają informacji oraz przekazują informacje, korzystając z kanału komunikacji wykorzystującego aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA.

2. Punkt kontaktowy oraz upoważniony podmiot uprawniony, składając wniosek o udzielenie informacji oraz udzielając informacji, mogą skorzystać z innego dostępnego kanału komunikacji wykorzystywanego w międzynarodowej współpracy policyjnej, w przypadku gdy:

1) wymiana informacji wymaga zaangażowania państw trzecich lub organizacji międzynarodowych lub zachodzą okoliczności uzasadniające przypuszczenie, że konieczne będzie zaangażowanie w wymianę informacji państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, w tym za pośrednictwem kanału komunikacji udostępnianego przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnej – Interpol;

2) pilny charakter wniosku o udzielenie informacji wymaga tymczasowego wykorzystania innego dostępnego kanału komunikacji;

3) ze względów technicznych lub operacyjnych nie jest możliwe wykorzystanie kanału komunikacji wykorzystującego aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA;

4) przepisy umów dwustronnych lub wielostronnych w większym stopniu ułatwiają wymianę informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej.”;

12) w art. 12 uchyla się ust. 1;

13) art. 13 otrzymuje brzmienie:

„Art. 13. 1. Punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony odmawia przekazania informacji punktowi kontaktowemu państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczonemu organowi ścigania, w przypadku gdy:

1) informacje, których dotyczy wniosek o udzielenie informacji, nie są dostępne punktowi kontaktowemu lub podmiotom uprawnionym;

2) wniosek o udzielenie informacji nie spełnia wymogów, o których mowa w art. 11 ust. 4, 6, ust. 7 pkt 4–9 lub ust. 8;

3) organ prowadzący postępowanie karne nie wyraził zgody na przekazanie informacji, jeżeli uzyskanie zgody jest wymagane zgodnie z przepisami prawa krajowego;

4) informacje, których dotyczy wniosek o udzielenie informacji, stanowią dane osobowe inne niż należące do kategorii danych osobowych wymienionych w sekcji B załącznika II do rozporządzenia (UE) 2016/794;

5) informacje, których dotyczy wniosek o udzielenie informacji, są niedokładne, niekompletne lub nieaktualne i nie mogą zostać przekazane;

6) zaistniały okoliczności uzasadniające przypuszczenie, że ujawnienie informacji, których dotyczy wniosek o udzielenie informacji:

a) byłoby sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa narodowego Rzeczypospolitej Polskiej lub naruszałoby te interesy,

b) mogłoby utrudniać postępowanie przygotowawcze lub czynności operacyjno-rozpoznawcze albo innego rodzaju czynności w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe lub zagrażałoby bezpieczeństwu osoby fizycznej, w tym osoby biorącej udział w postępowaniu przygotowawczym lub czynnościach operacyjno- -rozpoznawczych albo innego rodzaju czynnościach w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe,

c) spowodowałoby nadmierną szkodę dla chronionych ważnych interesów osoby prawnej;

7) wniosek o udzielenie informacji dotyczy:

a) przestępstwa lub przestępstwa skarbowego zagrożonego w Rzeczypospolitej Polskiej karą pozbawienia wolności do roku lub karą łagodniejszą,

b) czynu, który w Rzeczypospolitej Polskiej nie stanowi przestępstwa ani przestępstwa skarbowego;

8) informacje, których dotyczy wniosek o udzielenie informacji, uzyskano od innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa trzeciego i to państwo członkowskie Unii Europejskiej lub państwo trzecie nie wyraziło zgody na udzielenie informacji.

2. Punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony oceniają, czy wniosek o udzielenie informacji złożony przez punkt kontaktowy państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczony organ ścigania jest zgodny z wymogami określonymi w art. 11 ust. 4, 6, ust. 7 pkt 4–9 lub ust. 8, w szczególności w odniesieniu do tego, czy nie doszło do oczywistego naruszenia praw podstawowych.

3. Odmowa przekazania informacji dotyczy tylko tej części wniosku o udzielenie informacji, w odniesieniu do której zostaną spełnione przesłanki, o których mowa w ust. 1. W pozostałym zakresie informacje przekazuje się punktowi kontaktowemu państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczonemu organowi ścigania zgodnie z wnioskiem o udzielenie informacji.

4. W terminach, o których mowa w art. 15, punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony informuje punkt kontaktowy państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczony organ ścigania o odmowie przekazania informacji oraz o powodach tej odmowy.

5. Przed podjęciem decyzji o odmowie przekazania informacji punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony może niezwłocznie wystąpić do punktu kontaktowego państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczonego organu ścigania o uzupełnienie wniosku o udzielenie informacji lub przekazanie wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku. Bieg terminów, o których mowa w art. 15, ulega zawieszeniu od chwili doręczenia wniosku o uzupełnienie lub przekazanie wyjaśnień punktowi kontaktowemu państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczonemu organowi ścigania do chwili dostarczenia wyjaśnień lub uściśleń, o które się zwrócono. 6. Korespondencję w sprawie odmowy przekazania informacji, uzupełnienia wniosku o udzielenie informacji lub przekazania wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku przekazuje się w języku, w którym złożono wniosek.”;

14) w art. 14:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Jeżeli na podstawie przepisów odrębnych na przekazanie informacji jest wymagana zgoda organu prowadzącego postępowanie karne, podmioty uprawnione zwracają się do organu prowadzącego to postępowanie o wyrażenie zgody na przekazanie informacji.”,

b) po ust. 1 dodaje się ust. 1a–1c w brzmieniu:

„1a. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony niezwłocznie:

1) informuje punkt kontaktowy państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczony organ ścigania o konieczności uzyskania zgody organu prowadzącego postępowanie karne na przekazanie informacji oraz, o ile to możliwe, o planowanym terminie uzyskania zgody;

2) po uzyskaniu zgody organu prowadzącego postępowanie karne przekazuje informacje punktowi kontaktowemu państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczonemu organowi ścigania.

1b. Zasadność wydania zgody, o której mowa w ust. 1, jest rozpatrywana zgodnie z prawem krajowym. 1c. Organ właściwy do wydania zgody, o której mowa w ust. 1, jest dostępny dla podmiotu uprawnionego całodobowo przez 7 dni w tygodniu. Organ właściwy do wydania zgody może działać w sposób inny niż określony w zdaniu pierwszym, jeżeli zapewni udzielenie odpowiedzi w terminach określonych w art. 15 ust. 1 lub 2.”,

c) uchyla się ust. 2;

15) art. 15 otrzymuje brzmienie:

„Art. 15. 1. Punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony, na podstawie informacji dostępnych lub informacji przekazanych przez podmioty uprawnione, udzielają odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji punktu kontaktowego państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub wyznaczonego organu ścigania niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

2. W przypadku wniosku o udzielenie informacji mającego charakter pilny:

1) jeżeli informacje dotyczące wniosku o udzielenie informacji są przetwarzane w zbiorach danych, do których punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony mają bezpośredni dostęp, punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony udzielają odpowiedzi na ten wniosek w terminie 8 godzin od chwili jego otrzymania;

2) jeżeli informacje dotyczące wniosku o udzielenie informacji są przetwarzane w zbiorach danych, do których punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony mają pośredni dostęp, punkt kontaktowy lub upoważniony podmiot uprawniony udzielają odpowiedzi na ten wniosek w terminie 3 dni od dnia jego otrzymania. 3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się w przypadku, gdy we wniosku o udzielenie informacji został określony dłuższy termin udzielenia odpowiedzi.”;

16) w art. 16:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Podmioty uprawnione przetwarzają informacje uzyskane w wyniku ich wymiany z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej zgodnie z celem wskazanym we wniosku o udzielenie informacji.”,

b) w ust. 2 uchyla się pkt 1;

17) w art. 17 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Jeżeli przy przekazywaniu informacji organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej wyrazi na to zgodę, informacje uzyskane przez podmiot uprawniony mogą zostać wykorzystane w postępowaniu karnym.”;

18) art. 18f otrzymuje brzmienie:

„Art. 18f. 1. Do wymiany informacji z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi stosuje się odpowiednio przepisy art. 11 ust. 1, 3, 6, ust. 7 pkt 2–10, ust. 8 i 9 oraz 13, art. 11a ust. 1–4, art. 12 ust. 3, art. 13 ust. 1–3 oraz 5, art. 14, art. 16 i art. 17.

2. Punkt kontaktowy udziela informacji na wniosek organów ścigania państw trzecich lub organizacji międzynarodowych w terminie wskazanym przez te podmioty lub wynikającym ze standardów przyjętych przez organizacje międzynarodowe.

3. Podmioty uprawnione udzielają odpowiedzi na wnioski, o których mowa w ust. 2, w terminie umożliwiającym punktowi kontaktowemu przekazanie odpowiedzi z zachowaniem terminu określonego w ust. 2.”;

19) w art. 19:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Podmioty uprawnione, w tym upoważniony podmiot uprawniony, lub punkt kontaktowy mogą wymieniać dane osobowe z podmiotami, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, po uprzednim zweryfikowaniu ich prawidłowości, aktualności i kompletności oraz w sposób umożliwiający podmiotom, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, dokonanie oceny tych danych w tym zakresie.”,

b) po ust. 1 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:

„1a. Podmioty uprawnione, w tym upoważniony podmiot uprawniony, lub punkt kontaktowy zapewniają, aby kategorie danych osobowych przekazywanych w podziale na kategorie osób, których dane dotyczą, były ograniczone do kategorii wymienionych w sekcji B załącznika II do rozporządzenia (UE) 2016/794 oraz były niezbędne i proporcjonalne do wniosku.”,

c) ust. 2 i 3 otrzymują brzmienie:

„2. Podmiot uprawniony, w tym upoważniony podmiot uprawniony, lub punkt kontaktowy, który otrzymał dane osobowe od podmiotów, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, bez wniosku, dokonuje niezwłocznie weryfikacji tych danych w zakresie ich przydatności do realizacji celu, w którym dane zostały przekazane.

3. Podmiot uprawniony, w tym upoważniony podmiot uprawniony, lub punkt kontaktowy, który przekazał nieprawdziwe, niekompletne, nieaktualne lub niezupełne dane osobowe albo przekazał te dane z naruszeniem przepisów ustawy, jest obowiązany, bez zbędnej zwłoki, poinformować o tym podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, oraz sprostować, uzupełnić lub uaktualnić te dane, przekazując dane właściwe, albo, w zależności od okoliczności, o których mowa w art. 21 ust. 1, dane te usunąć.”;

20) w art. 20:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Dane osobowe, uzyskane w wyniku wymiany z podmiotami, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, podmiot uprawniony przechowuje przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim te dane zostały pozyskane, zgodnie z terminami oraz zasadami przetwarzania danych w zbiorach danych administrowanych przez dany podmiot uprawniony.”,

b) uchyla się ust. 5;

21) w art. 21 uchyla się ust. 2;

22) po art. 23 dodaje się art. 23a i art. 23b w brzmieniu:

„Art. 23a. 1. Punkt kontaktowy, przy użyciu systemu teleinformatycznego, prowadzi system zarządzania sprawami, dotyczący co najmniej:

1) wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 i 2, odmowy udzielenia informacji na taki wniosek, wniosków w sprawie uzupełnienia wniosku o udzielenie informacji lub przekazania wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku;

2) wymiany korespondencji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi w sprawie wniosku o udzielenie informacji składanego przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmioty uprawnione;

3) informacji udzielonych podmiotom, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1.

2. System zarządzania sprawami zawiera minimalne wymogi funkcjonalne, obejmujące co najmniej:

1) datę i godzinę złożenia wniosku o udzielenie informacji;

2) numer referencyjny wniosku o udzielenie informacji;

3) nazwę i dane kontaktowe podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, składającego wniosek o udzielenie informacji;

4) termin udzielenia odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji, w tym informację dotyczącą wniosków, które mają charakter pilny;

5) oznaczenie postępowania, w związku z którym złożono wniosek o udzielenie informacji;

6) przedmiot wniosku o udzielenie informacji;

7) wskazanie daty oraz sposobu rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;

8) informacje dotyczące korespondencji punktu kontaktowego z podmiotami uprawnionymi, w tym datę i godzinę przekazania wniosku o udzielenie informacji oraz datę i godzinę uzyskania odpowiedzi na wniosek złożony przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1;

9) podstawę odmowy przekazania informacji;

10) wskazanie daty wystąpienia o uzupełnienie wniosku o udzielenie informacji lub przekazanie wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;

11) wskazanie daty i godziny wystąpienia do organu prowadzącego postępowanie karne o wyrażenie zgody na udzielenie informacji oraz daty i godziny przekazania informacji po uzyskaniu zgody;

12) numer referencyjny prowadzonej w systemie sprawy.

3. System zarządzania sprawami spełnia wymogi funkcjonalne pozwalające na tworzenie statystyk do celów oceny i monitorowania wymiany informacji z państwami członkowskimi Unii Europejskiej.

4. System teleinformatyczny, przy użyciu którego punkt kontaktowy prowadzi system zarządzania sprawami, zapewnia w szczególności:

1) zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające dostęp osobie nieuprawnionej;

2) możliwość ustalenia osoby uzyskującej dostęp do systemu zarządzania sprawami oraz wykonanych operacji przetwarzania zgromadzonych w nim danych;

3) interoperacyjność z kanałem komunikacji wykorzystującym aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA, kanałem komunikacji udostępnianym przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnej – Interpol oraz przez Krajowy System Informatyczny (KSI);

4) możliwość weryfikacji wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, z informacjami zgromadzonymi w systemie zarządzania sprawami;

5) monitorowanie wymaganych terminów udzielenia informacji na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmiotu uprawnionego.

5. Punkt kontaktowy przetwarza dane osobowe zgromadzone w systemie zarządzania sprawami tak długo, jak jest to konieczne, i proporcjonalnie do realizacji zadań, o których mowa w art. 5, a następnie nieodwracalnie usuwa te dane. 6. Punkt kontaktowy systematycznie, nie rzadziej niż co 2 lata, weryfikuje dane zgromadzone w systemie zarządzania sprawami, usuwając dane zbędne. Pierwszą weryfikację punkt kontaktowy przeprowadza nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu wymiany informacji.