Artykuł 4

1. Współprzewodniczący zapewniają, aby praca kolegium ułatwiała wykonywanie zadań, które mają być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 648/2012.

2. Kolegium zawiadamia ESMA o wszelkich zadaniach wykonywanych przez kolegium zgodnie z ust. 1. ESMA pełni funkcję koordynacyjną przy monitorowaniu zadań wykonywanych przez kolegium i zapewnia, w miarę możliwości, zgodność celów danego kolegium z celami pozostałych kolegiów.

3. Współprzewodniczący zapewniają przynajmniej:

a) wyraźne określenie celów każdego posiedzenia lub działania kolegium;

b) utrzymanie skuteczności posiedzeń lub działań kolegium, zapewniając jednocześnie, aby wszyscy członkowie kolegium byli wyczerpująco poinformowani o działaniach kolegium, którymi są zainteresowani;

c) określenie harmonogramu posiedzeń lub działań kolegium, tak aby wyniki tych posiedzeń lub działań wspomagały nadzór nad CCP;

d) dogłębne zrozumienie roli i funkcjonowania kolegium przez CCP i pozostałe najważniejsze zainteresowane strony;

e) regularne przeglądy działań kolegium oraz podejmowanie działań naprawczych w przypadku nieskutecznego funkcjonowania kolegium;

f) ustalenie z członkami kolegium, w razie potrzeby we współpracy z CCP, porządku obrad dorocznego posiedzenia poświęconego planowaniu zarządzania w sytuacji kryzysowej.

4. Aby zapewnić skuteczność i efektywność kolegium, współprzewodniczący działają jako centralny punkt kontaktowy w związku ze wszystkimi kwestiami praktycznymi dotyczącymi funkcjonowania kolegium i przekazują sobie informacje. Współprzewodniczący wykonują co najmniej następujące zadania:

a) przygotowanie, aktualizacja i udostępnianie listy kontaktowej członków kolegium;

b) ustalanie i udostępnianie porządku obrad i dokumentów związanych z posiedzeniami lub działaniami kolegium;

ba) omawianie wdrażania rocznych priorytetów w zakresie nadzoru, o których mowa w art. 24a ust. 7 lit. ba) rozporządzenia (UE) nr 648/2012;

c) sporządzanie protokołów posiedzeń i nadawanie formalnego charakteru zadaniom wyznaczonym podczas posiedzeń;

d) zarządzanie stroną internetową kolegium, jeżeli taka istnieje;

e) w miarę konieczności wspieranie kolegium w wykonywaniu zadań poprzez dostarczanie informacji i udostępnianie wyspecjalizowanych zespołów, w stosownych przypadkach;

f) rozpowszechnianie, w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób, wszystkich informacji wśród członków kolegium.

Do celów lit. b) współprzewodniczący udostępniają projekt porządku obrad każdego posiedzenia kolegium, z wyjątkiem posiedzeń zwołanych w sytuacjach nadzwyczajnych, z dużym wyprzedzeniem przed każdym posiedzeniem, aby umożliwić członkom kolegium współudział w ustalaniu porządku obrad, w szczególności poprzez dodawanie do niego punktów.

Porządek obrad jest zatwierdzany przez współprzewodniczących i udostępniany członkom kolegium z odpowiednim wyprzedzeniem przed posiedzeniem kolegium. Współprzewodniczący i inni członkowie kolegium udostępniają z dużym wyprzedzeniem wszelkie informacje, które mają zostać omówione na posiedzeniu kolegium.

Do celów lit. c) organ właściwy dla CCP udostępnia protokoły posiedzeń członkom kolegium po ich uzgodnieniu przez współprzewodniczących i możliwie jak najszybciej po zakończeniu posiedzeń oraz zapewnia członkom kolegium wystarczająco dużo czasu na przedstawienie uwag.

5. Współprzewodniczący ustalają częstotliwość posiedzeń kolegium z uwzględnieniem wielkości, charakteru, skali i złożoności CCP, jego wpływu systemowego na państwa i waluty, potencjalnych skutków działań CCP i okoliczności zewnętrznych, a także biorąc pod uwagę ewentualne wnioski członków kolegium. Kolegium zbiera się co najmniej raz w roku, a jeżeli współprzewodniczący uznają to za konieczne – za każdym razem, gdy wymagane jest podjęcie decyzji na mocy rozporządzenia (UE) nr 648/2012. Współprzewodniczący organizują okresowo i co najmniej raz w roku spotkania członków kolegium z kierownictwem CCP wyższego szczebla.

Członkowie kolegium mogą zwrócić się do współprzewodniczących o zwołanie posiedzenia kolegium. Współprzewodniczący przedstawiają należyte uzasadnienie ewentualnego odrzucenia takiego wniosku.

6. Umowa na piśmie, o której mowa w art. 2, określa kworum wynoszące dwie trzecie liczby członków, które jest wymagane podczas posiedzeń kolegium.

7. Współprzewodniczący dążą do zapewnienia na każdym posiedzeniu kolegium obowiązującego kworum wymaganego do podejmowania decyzji. W przypadku braku kworum współprzewodniczący zapewniają wstrzymanie podejmowania wszelkich koniecznych decyzji do czasu zebrania kworum, uwzględniając przy tym odpowiednie terminy określone w rozporządzeniu (UE) nr 648/2012.

8. Kolegium może głosować w drodze procedury pisemnej na wniosek współprzewodniczących lub członka kolegium.