Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 481/2014 z dnia 4 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 w odniesieniu do przepisów szczególnych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach programów EWT

Artykuł 1

Przedmiot i zakres

1. Bez uszczerbku dla zasad kwalifikowalności ustanowionych w art. 65–71 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 w niniejszym rozporządzeniu określono przepisy szczególne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach programów EWT w odniesieniu do następujących kategorii wydatków:

a) koszty personelu;

b) wydatki biurowe i administracyjne;

c) koszty podróży i zakwaterowania;

d) koszty ekspertów zewnętrznych i koszty usług zewnętrznych; oraz

e) wydatki na wyposażenie.

2. Państwa członkowskie uczestniczące w komitecie monitorującym programu EWT mogą uzgodnić, że wydatki zaliczone do jednej lub kilku kategorii, o których mowa w ust. 1, nie są kwalifikowalne w ramach jednej lub kilku osi priorytetowych.

Artykuł 2

Przepisy ogólne

1. Wszelkie wydatki kwalifikowalne zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, pokryte przez beneficjenta lub w jego imieniu, dotyczą kosztów inicjowania lub inicjowania i wdrażania operacji lub części operacji.

2. Następujące koszty nie są kwalifikowalne:

a) grzywny, kary pieniężne oraz wydatki związane ze sporami sądowymi;

b) koszty darowizn, z wyjątkiem darowizn o wartości nieprzekraczającej 50 EUR, jeśli mają związek z promocją, komunikacją, reklamą lub informacją;

c) koszty związane z wahaniami kursów wymiany walut obcych.

Artykuł 3

Koszty personelu

1. Wydatki na koszty personelu składają się z kosztów zatrudnienia brutto personelu zatrudnionego przez beneficjenta w jeden z następujących sposobów:

a) w pełnym wymiarze czasu pracy;

b) w niepełnym wymiarze czasu pracy przy stałej liczbie godzin pracy w miesiącu;

c) w niepełnym wymiarze czasu pracy z elastyczną liczbą godzin pracy w miesiącu; lub

d) na zasadzie pracy liczonej na godziny.

2. Wydatki na koszty personelu są ograniczone do następujących elementów:

a) wypłaty wynagrodzeń związanych z działaniami, których podmiot nie wykonywałby, gdyby nie realizowano danej operacji, określonych w umowie o pracę, decyzji o mianowaniu (zwanych dalej „dokumentami zatrudnienia”) lub przepisach prawa, odnoszących się do obowiązków określonych w opisie stanowiska pracy danego członka personelu;

b) wszelkie inne koszty bezpośrednio związane z wypłatą wynagrodzeń, ponoszone i pokrywane przez pracodawcę, takie jak podatki od zatrudnienia i składki na zabezpieczenie społeczne, w tym emerytury i renty, objęte zakresem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 (

1

), pod warunkiem że:

(i) są określone w dokumencie zatrudnienia lub przepisach prawa;

(ii) są zgodne z prawodawstwem, na które powołuje się dokument zatrudnienia, oraz ze standardowymi praktykami w państwie lub organizacji, w której dany członek personelu rzeczywiście pracuje; oraz

(iii) nie podlegają odzyskaniu przez pracodawcę.

W odniesieniu do lit. a) płatności na rzecz osób fizycznych pracujących dla beneficjenta na podstawie umowy innej niż umowa o pracę mogą być włączone do wypłaty wynagrodzeń, a taka umowa może być uznana za dokument zatrudnienia.

3. Koszty personelu mogą być refundowane:

(i) zgodnie z art. 67 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 (poświadczone dokumentem zatrudnienia i paskiem płacowym); lub

(ii) w formie standardowych stawek jednostkowych zgodnie z art. 67 ust. 1 lit. b) oraz art. 68a ust. 2, ust. 3 akapit pierwszy i ust. 4 tego rozporządzenia; lub

(iii) w formie kwot ryczałtowych zgodnie z art. 67 ust. 1 lit. c); lub

(iv) w formie finansowania w oparciu o stawki zryczałtowane zgodnie z art. 67 ust. 1 lit. d) oraz art. 68a ust. 1 tego rozporządzenia.

4. Koszty personelu dotyczące osób, które wykonują zlecenia dotyczące operacji w niepełnym wymiarze czasu pracy są obliczane jako:

a) stały odsetek kosztów zatrudnienia brutto zgodnie z art. 68a ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013; lub

b) zmienny odsetek kosztów zatrudnienia brutto proporcjonalny do zmieniającej się z miesiąca na miesiąc liczby godzin przepracowanych przy danej operacji, na podstawie systemu rejestrowania pracy obejmującego 100 % czasu pracy danego pracownika.

6. W przypadku zleceń w niepełnym wymiarze czasu pracy, o których mowa w ust. 4 lit. b), zwrot kosztów personelu jest obliczany na podstawie jednolitej stawki godzinowej ustalonej:

(i) w wyniku podzielenia miesięcznych kosztów zatrudnienia brutto przez średni miesięczny czas pracy wyrażony w godzinach, uwzględniając czas pracy ustalony w dokumencie zatrudnienia, jak również ustalony w przepisach prawa lub porozumieniach między partnerami społecznymi na właściwym poziomie; lub

(ii) w wyniku podzielenia ostatnich udokumentowanych rocznych kosztów zatrudnienia brutto przez 1 720 godzin.

Stawkę godzinową mnoży się przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych przy danej operacji.

7. W przypadku kosztów personelu dotyczących osób, które zgodnie z dokumentem zatrudnienia pracują na godziny, koszty te są kwalifikowalne przez zastosowanie liczby godzin rzeczywiście przepracowanych przy danej operacji do stawki godzinowej uzgodnionej w dokumencie zatrudnienia, na podstawie systemu rejestracji czasu pracy.

Artykuł 4

Wydatki biurowe i administracyjne

Wydatki biurowe i administracyjne są ograniczone do następujących elementów:

a) czynsz za biuro;

b) ubezpieczenie i podatki związane z budynkami, w których znajduje się personel, oraz z wyposażeniem biura (np. ubezpieczenie od pożaru, kradzieży);

c) rachunki (np. za elektryczność, ogrzewanie, wodę);

d) materiały biurowe;

e) ogólna księgowość prowadzona w obrębie organizacji będącej beneficjentem;

f) archiwa;

g) konserwacja, sprzątanie i naprawy;

h) ochrona;

i) systemy informatyczne;

j) komunikacja (np. telefon, faks, internet, usługi pocztowe, wizytówki);

k) opłaty bankowe za otwarcie konta i zarządzanie nim, jeśli wdrażanie operacji wymaga otwarcia osobnego rachunku bankowego;

l) opłaty z tytułu transnarodowych transakcji finansowych.

Artykuł 5

Koszty podróży i zakwaterowania

1. Wydatki na koszty podróży i zakwaterowania są ograniczone do następujących elementów:

a) koszty podróży (np. bilety, ubezpieczenie na podróż i ubezpieczenie samochodu, paliwo, przebieg, opłaty za przejazd i opłaty parkingowe);

b) koszty posiłków;

c) koszty zakwaterowania;

d) koszty wiz;

e) diety dzienne.

2. Żaden element wymieniony w ust. 1 lit. a)–d) i pokrywany z diety dziennej nie jest refundowany dodatkowo oprócz diety dziennej.

3. Wydatki na podróż i zakwaterowanie zewnętrznych ekspertów i dostawców usług są zaliczane do kosztów ekspertów zewnętrznych i kosztów usług zewnętrznych wymienionych w art. 6.

4. Bezpośrednie pokrycie wydatków, o których mowa w niniejszym artykule, przez pracownika beneficjenta jest poświadczone dowodem zwrotu tej kwoty przez beneficjenta temu pracownikowi.

5. W przypadku operacji dotyczących pomocy technicznej lub działalności promocyjnej i budowania potencjału wydatki poniesione poza unijną częścią obszaru objętego programem są kwalifikowalne, jeśli zostały poniesione zgodnie z art. 20 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013.

6. Instytucja zarządzająca może uznać za kwalifikowalne koszty zakwaterowania i posiłków w placówkach znajdujących się poza unijną częścią obszaru objętego programem, jeśli zostały poniesione zgodnie z art. 20 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013. To samo dotyczy kosztów podróży lokalnych w miejscu, w którym odbywa się dane wydarzenie lub działanie poza unijną częścią obszaru objętego programem.

7. W przypadku personelu beneficjentów zlokalizowanych poza unijną częścią obszaru objętego programem instytucja zarządzająca może uznać za kwalifikowalne koszty, o których mowa w ust. 1, w tym koszty podróży do miejsca danego wydarzenia lub działania w unijnej części obszaru objętego programem lub poza nią oraz koszty podróży powrotnej, jeśli zostały poniesione zgodnie z art. 20 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013.

8. W przypadku personelu beneficjentów zlokalizowanych w unijnej części obszaru objętego programem koszty, o których mowa w ust. 1, w tym koszty podróży do miejsca danego wydarzenia lub działania w unijnej części obszaru objętego programem lub poza nią oraz koszty podróży powrotnej, są uznane za kwalifikowalne zgodnie z art. 20 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013.

Artykuł 6

Koszty ekspertów zewnętrznych i koszty usług zewnętrznych

Wydatki na pokrycie kosztów ekspertów zewnętrznych i kosztów usług zewnętrznych są ograniczone do następujących usług i ekspertyz dostarczanych przez podmioty prawa publicznego lub prywatnego bądź osoby fizyczne, inne niż beneficjent danej operacji:

a) opracowania lub badania (np. ewaluacje, strategie, dokumenty koncepcyjne, projekty, podręczniki);

b) szkolenia;

c) tłumaczenia;

d) systemy informatyczne, opracowywanie, modyfikacja i aktualizacja stron internetowych;

e) działania promocyjne i komunikacyjne, reklama i informacja związane z daną operacją lub programem EWT;

f) zarządzanie finansowe;

g) usługi związane z organizacją i realizacją imprez lub spotkań (w tym wynajem, catering lub tłumaczenie);

h) uczestnictwo w wydarzeniach (np. opłaty rejestracyjne);

i) opłaty za doradztwo prawne, opłaty notarialne, koszty ekspertów technicznych i finansowych, pozostałe opłaty za usługi doradcze i księgowe;

j) prawa własności intelektualnej;

k) kontrole na mocy art. 125 ust. 4 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 oraz art. 23 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013;

l) koszty certyfikacji i audytu na szczeblu programu na mocy art. 126 i 127 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013;

m) gwarancje udzielone przez banki lub inne instytucje finansowe, w przypadku gdy takie gwarancje są wymagane na podstawie prawa unijnego lub krajowego bądź dokumentu programowego przyjętego przez komitet monitorujący;

n) podróż i zakwaterowanie ekspertów zewnętrznych, prelegentów, przewodniczących posiedzeń i dostawców usług;

o) inne specyficzne ekspertyzy i usługi niezbędne dla operacji.

Artykuł 7

Wydatki na wyposażenie

1. Wydatki na sfinansowanie wyposażenia zakupionego, wynajmowanego lub dzierżawionego przez beneficjenta danej operacji, inne niż objęte art. 4, są ograniczone do następujących pozycji:

a) sprzęt biurowy;

b) sprzęt komputerowy i oprogramowanie;

c) meble i instalacje;

d) sprzęt laboratoryjny;

e) maszyny i urządzenia elektryczne;

f) narzędzia lub przyrządy;

g) pojazdy;

h) inny sprzęt niezbędny dla operacji.

2. Koszty zakupu sprzętu używanego mogą być kwalifikowalne pod następującymi warunkami:

a) nie otrzymano na ten cel żadnej innej pomocy z EFSI;

b) jego cena nie przekracza ceny ogólnie przyjętej na rynku tych produktów;

c) sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla operacji oraz odpowiada obowiązującym normom i standardom.

Artykuł 8

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

(

1

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. L 166 z 30.4.2004, s. 1).