Załącznik II

Tabela 1

Kluczowe wymogi

Kluczowe wymogi dotyczące systemu zarządzania i kontroli

Podmioty/instytucje, których to dotyczy

Zakres

1

Odpowiedni rozdział funkcji oraz należyte systemy zgłaszania i monitorowania, w przypadkach gdy odpowiedzialna instytucja powierza wykonywanie zadań innemu podmiotowi

Instytucja zarządzająca

Wewnętrzne środowisko kontrolne

2

Odpowiedni wybór operacji

Instytucja zarządzająca

Działania w zakresie zarządzania i kontroli

3

Należyte informowanie beneficjentów na temat warunków obowiązujących w odniesieniu do wybranych operacji

Instytucja zarządzająca

4

Odpowiednie weryfikacje zarządzania

Instytucja zarządzająca

5

Skuteczny system gwarantujący przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu

Instytucja zarządzająca

Działania w zakresie zarządzania i kontroli/monitorowanie

6

Wiarygodny system gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu

Instytucja zarządzająca

7

Efektywne wdrożenie proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych

Instytucja zarządzająca

Działania w zakresie zarządzania i kontroli

8

Odpowiednie procedury sporządzania deklaracji zarządczej oraz rocznego podsumowania ostatecznych sprawozdań z audytu i kontroli

Instytucja zarządzająca

9

Odpowiedni rozdział funkcji oraz należyte systemy zgłaszania i monitorowania, w przypadkach gdy odpowiedzialna instytucja powierza wykonywanie zadań innemu podmiotowi

Instytucja certyfikująca

Wewnętrzne środowisko kontrolne

10

Odpowiednie procedury sporządzania i składania wniosków o płatność

Instytucja certyfikująca

Działania w zakresie zarządzania i kontroli/monitorowanie

11

Prowadzenie odpowiednich elektronicznych zapisów księgowych zadeklarowanych wydatków oraz odpowiadającego im wkładu publicznego

Instytucja certyfikująca

Działania w zakresie zarządzania i kontroli

12

Odpowiednia i kompletna ewidencja kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych

Instytucja certyfikująca

13

Odpowiednie procedury sporządzania i poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości rocznych sprawozdań finansowych

Instytucja certyfikująca

14

Odpowiedni rozdział funkcji oraz należyte systemy zapewniające, aby wszelkie inne podmioty, które przeprowadzają audyty zgodnie ze strategią audytową programu, dysponowały konieczną niezależnością funkcjonalną oraz uwzględniały uznane międzynarodowo standardy audytu

Instytucja audytowa

Wewnętrzne środowisko kontrolne

15

Właściwe audyty systemów

Instytucja audytowa

Działania kontrolne

16

Właściwe audyty operacji

Instytucja audytowa

17

Właściwe audyty zestawień wydatków

Instytucja audytowa

18

Odpowiednie procedury przedstawiania wiarygodnej opinii audytowej oraz sporządzania rocznego sprawozdania z kontroli

Instytucja audytowa

Tabela 2

Klasyfikacja kluczowych wymogów dotyczących systemów zarządzania i kontroli pod względem ich funkcjonowania

Kategoria 1

System funkcjonuje prawidłowo. Nie są potrzebne żadne lub tylko niewielkie usprawnienia.

Kategoria 2

System funkcjonuje. Potrzebne są pewne usprawnienia.

Kategoria 3

System funkcjonuje częściowo. Potrzebne są znaczne usprawnienia.

Kategoria 4

System zasadniczo nie funkcjonuje.

(

1

) PO I odnosi się do programów operacyjnych oferujących żywność lub podstawową pomoc materialną, zaś PO II do programów operacyjnych w zakresie włączenia społecznego osób najbardziej potrzebujących.